チェックリスト作成の際に押さえておくと良い簡単なポイント

本日はチェックリストの作り方のポイントについてです。
まず、マニュアルとチェックリストにおける違いについてのおさらいをしましょう。

《マニュアルとチェックリストの違い》
・マニュアルは、それを見た人が業務を再現できること
・チェックリストは、その業務に対して、最低限の品質が保持出来ているかのチェックを行うもの

《マニュアルとチェックリストの使用用途》
・マニュアルはそのものを読んで業務を再現するもの
・チェックリストはその業務の最中もしくは終了後に用いてその品質をチェックするもの。

《マニュアルとチェックリストの位置付けとは》
・マニュアルは全体像を組み立てるもの
・チェックリストはマニュアル内の業務における、重要なポイントを押さえて品質を保持するもの

上記の様な形になります。

それではチェックリストを作成するポイントを考えていきましょう。

まず、チェックリストの作成目的は大きく分けて2つ。

・業務の漏れをなくすことで、最低限の品質を保つ
・業務の漏れをなくすことで、安全面の確保をする(例えば、ガス栓の閉め忘れによる火災など)

上記の条件を満たしてあげることで初めて役割を果たします。
そこで私がチェックリストを作成する上で大切なポイントは、

”初めてその業務をやる人が見てもそのチェックリストの内容が出来ること”
です。

その為には文章作成においては大切なポイントは2点あります。

①出来るだけ文章を簡潔にする
②文字で見れば理解出来る様に、細かい説明が必要な部分は詳細な解説をする

それぞれ解説していきましょう。

①について。初めてそのチェックリストを見る人でもその内容を確実に行える様なものである為には、
とてもシンプルかつ分かりやすい表現で文章を書く必要があります。

②について。そのチェックリストの業務内容が少し難しい場合は、シンプルな文章を心掛けながらも、丁寧な解説文が必要です。
例えばその業務内容が、”あるフロアのガス栓を閉じる”という業務内容であったとします。
その業務自体はとてもシンプルですが、そのガス栓が比較的分かりづらい部分に位置しています。

その場合、チェックリストに
”4Fパントリー内にあるガス栓が閉じているかを確認する”
と書いてあるだけでは分からない可能性があります。

そこで、
”4Fパントリー内にあるガス栓(エレベーター出て右側のシンクの下にある)が閉じているかを確認する”
と書けば、ガス栓がシンクの下にあることが分かります。
少し書き足しただけですが、これで初めての方でも理解をする可能性はぐっと高まるでしょう。

初めて教わる側の人の気持ちに立って書き、その業務の重要な部分や躓きやすいポイントを把握して文章に落とし込む必要があります。
ただ流れを説明するだけでなく勘所を押さえることで、初めて分かりやすいチェックリストが完成します。

作成することは大変ですが、一度大枠を完成させてしまえばあとはそれを改善して、より使いやすい形にしていくだけ。

仕事のやりやすさがぐっと高まると思います。

それでは。

2018/07/10 第428回
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【二十四節気：少暑(しょうしょ)：7/7〜7/22頃】
少暑とは、だんだん暑さが増していくという意味で、梅雨明けも近くなり、湿っぽさの中にも夏の熱気が感じられるようになります。海や山に出かけるのにもいい時期です。また、小暑と大暑を合わせたおよそ1か月を「暑中」といい、「暑中見舞い」を出す期間とされています。

【七十二候：温風至(あつかぜいたる)：7/7~7/11頃】
雲の間から注ぐ陽がだんだんと強くなる頃。 温風とは湿った空気が山を越え、乾いた温かい風となって吹き降ろすフェーン現象のことを表しているとも言われています。
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