フォームツールを利用した名簿管理の仕事術
最近フォームを使って、回答結果を自動で集計したり、回答結果をSlackに投稿するなどのことをしています。
仕事の進めかというか、どのようにして回答結果を独自の形式に編集するのかなどを記載していきます。
前提
フォームツールが何を使っているかということで集計や作業することが変わります。
googleフォームの場合
spreadsheetに自動で集計されていきます。(原則私はspreadsheetの関数を利用して、集計作業をゴリゴリ回しているのでgoogleフォームめちゃ便利。)
googleフォーム以外の場合
spreadsheetに回答内容を集計していくために、フォームツールに回答が行われた時に、回答が行われていることを通知する方法がメールである場合、送信先をgmailにするか、gmailに転送するかで、一旦gmailに回答内容を集約します。
googleフォーム以外の場合の集約方法
まずはどのようなフォームツールを利用しているにしても回答した内容をgmailに集約してください。
完全にこのQiitaの記事を参考にしてgmailへ集約した情報をspreadsheetに記載していく作業を行なっています。
spreadsheetに転記された内容を以下の関数を組み合わせることでそれぞれの回答項目の内容を要素分解して展開します。
・arrayformula
・mid
・find
それぞれの関数については世のインターネッツにたくさんどのように使うかどのようなメリットがあるかをお調べいただけますといただけますと幸いです。
TIPS
フォームでの回答を求める時には極力googleフォームがおすすめです。
集計作業やら何やらがすごく便利です。
フリーテキスト化すると、集計作業するときにとても面倒です。
対策としては選択式の回答のみにするか、フリーテキストを中心にした集計作業をする時には、回答者に対してこのような回答をしてほしいというお願いをすると良いでしょう。
最後に
何か、回答や申し込みをフォームで求め、それを集計したいけど、どうしたらいいかという質問があればサクッとお答えするのでぜひ聞いてみてください〜！