ノーコーディングで一括レコード共有

おはようございます、いつきです。

今回はSalesforceでレコード共有をする話です。
先日レコード共有を手動でやらないといけない要件にぶつかりました。
条件はあいまいなので自動化することも難しい、そのため普通にやると1レコードごと共有するしかありませんでした。

今回は画面フローと、Winter’23でリリースされたDatatableを利用して、レコードを一括共有する方法を紹介します。
こんなに簡単にできるようになったんだ…という点を感じてもらえたら幸いです。

完成イメージ

サンプルとして私が所有する特定条件の取引先を、公開グループに対して一括共有するフローを作成しました。

以下フローの全体像です。障害フローや完了画面は追加していませんので、本番実装する際は追加してください。

Datatableでレコードの一括選択

Datatable用のフィルター作成

2023年1月現在、Datatable上でフィルターや並び替えをするといった機能がありません。そのため、フィルターを選択する画面と、コレクション関数を絞り込むコンポーネントを追加しています。

フィルター条件の選択

コレクションの絞り込み

一括共有する先と、レコードの選択

今回は公開グループに対して一括共有する設定をしていますが、ユーザーも可能です。この公開グループに対してどのレコードを共有するかをDatatableで選択させることが可能です。

Datatableでは、先ほどフィルターしたコレクションを表示させるようにし、複数レコードの選択を許可しています。

設定画面

実行画面

あとはここで選択されたレコードに対して、ループ要素を利用して共有レコードを作成していきます。

フローでレコードの一括共有

テラスカイ様のページを参考に作成しました。

レコードトリガフローでレコード共有を自動化しよう

フローで共有レコードの作成ができるので、共有の自動化を実装するときなども便利です。

まとめ

同じ仕組みで、共有の一括削除をすることも可能です。また、共有以外にも使い道は多々あると思います。
今後画面上でDatatableのフィルターや並び替え、さらにはDatatable上での項目編集などもできるようになるとさらに使いやすさが向上すると思います。

やっぱりSalesforceは楽しいですね。
久々にSalesforce構築に携えてワクワクしています。

それではまた来週！