残酷な情シス～激務になっている理由と、その解決策～

おはようございます、いつきです。

情シスって忙しいですよね。忙しいアピールしても仕事は減りませんよね。
ということで、優先順位をつけて仕事をしましょう。って話になるのですが、これが難しいわけです。

今日はその話を思い出しながら書き起こそうと思います。

情シスは忙しい？

会社規模や、組織文化、もちろん情シスの体制や本人の役割やによって忙しさは異なります。

社内のIT活用の推進、IT総務（アカウント管理や資産管理）、ヘルプデスク…なんでもよいですが、基本的には社内に相手がいて成り立つ業務だと思います。

IT活用であれば、経営や従業員から相談を受け、ツール導入をしたり、
IT総務であれば、入退社に伴う業務で、人事と責任者と連携しながら適切にリソースを配分していったり、
ヘルプデスクであれば、全従業員からパソコンやツールの使い方のフォローをしたり…といった具合ですね。

組織が成長していればこれらの対応は増えていく一方です。

相手が増えるので当然のことですね。
そして、気づいたら忙しくなっているわけです。

忙しいって何？

ちなみに、そもそも忙しいとは何なのか？残業があることだけが忙しいとは限りません。

個人的には、組織や自分にとって重要度が高い仕事ができないときに「負の感情としての”忙しい”」が生じる気がします。

忙しい情シスがどうするか？

では、忙しくなった、忙しくなる前にどんな手を打てるのか？というと、主に以下の３つだと私は思います。

• 社員研修の導入：社員のリテラシーを向上し、対応工数を減らす

• 業務改善：実務の工数を減らす

• 情シス採用・BPO：他の人にやってもらう

では、これらをやっていこうとなるわけですが、結局忙しさは劇的には改善されません。だって組織が成長しているので。
また、これらを対応する際も一時的には工数はあがるので、さらに激務になります。

仕方ないので優先順位をつける

ごちゃごちゃ言っても仕事は増える一方なので、どうにかしないといけません。

だいたい、このような場合はタスクに重要度と期日をつけて優先順位を決めていきます。

重要度の決め方もそれぞれですが、私は、組織的に影響が大きいものや、情シス個人の強みを最大限生かせるタスクを重要と捉えることが多いです。

ちなみに、わたしは、この人に教えておけば他の人のフォローをしてくれるかも？この人を助ければ事業が大きく前に進むかも？みたいなのを考えて差別的に対応を変えていたこともありました。冷静に振り返ってみるとひどい人としての感情を無くしていた気がします。

残酷な現実

優先順位をつけて仕事を選別した結果、どうなるかというと、相手と内容によって対応が変わってきます。相手によっては、「後にして」「自分でやって」みたいな対応が増えるかもしれません。

すごく残酷ですよね。今まで優しく、何でも対応してくれていた情シスが、急に対応してくれなくなるわけです。

また、「パソコンが動かない」というインシデントひとつとっても重要度が異なります。ケースにもよりますが、代表のパソコンが動かない方が、いち従業員のパソコンが動かないことより圧倒的に重要度が高いです。仕事が進まないので、その人にとっての重要度は変わらないのにです。
これがまた残酷さを増していると思うんですよね。

相手からしたら怒り心頭ですよ。「なんで早く対応してくれないんだ？」「早く、早く、早く、早く」って感じですよ。

でも、あなたの最優先は、わたしの最優先ではないのです。

そんな対応に待っている、情シスにとっての落とし穴

優先順位を決めて、相手によって対応を変える情シスの判断。
これを過剰にやってしまうとひとつの落とし穴に落ちてしまいます。

それは、特定の人が敵になっていることです。

しかし、もしかしたら、その人が数年後に事業責任者になり、あなたの優先順位が高い相談をしてくる立場になるかもしれません。
その人はあなたのことが嫌いで信用もしていないので、うまく物事が進みません。勝手にプロジェクトを進められてあとで大問題になることもありそうです。

こうならないためには、相手に対する姿勢が重要だと思います。
なぜいま優先できないのか丁寧に説明して、理解してもらう姿勢が重要だと思います。ここは必ず割くべき時間だと私は思っています。
対応できなければ相手は困り続けているということを忘れずに。

一方で、優先順位を決めないで、もう激務に追われて心と体をすり減らしながら対応していく情シスもいると思います。気づいたらメンタルを病んだり、身体を壊したり、燃え尽き症候群になったりしてしまうので注意しましょう。急にあなたがいなくなる方が組織が大混乱します。

あなたはどのような情シスになりたいですか？

情シスが忙しくなった時に、業務改善や他の人に振る仕事を考えることで、業務負荷を軽くすることができますが、組織が成長するにつれて、忙しさは増していくことが多いです。

そのため、優先順位をつけることが必要であり、情シスは重要度の高い仕事に取り組むことが求められます。

しかし、優先順位を間違えると、特定の人の恨みを買い、数年後に後悔することがあるため注意が必要です。

最後に、あなたはどのような情シスになりたいですか？
自分に合った働き方を見つけ、そして組織としての目標達成にどう貢献できるのか…これからもわたしは常に悩み続けそうですが、向き合って頑張っていきたと思います。

それではまた来週！