Amazon Business x freee のインボイス対応をどうするか
おはようございます、いつきです。
インボイス制度の負荷がしんどくなっている日々です。
そのひとつの要因がAmazon Businessの処理です。
さて、先日ようやくfreeeとAmazon Businessが連携したので、実際にどんな感じか確認してみました。
結論は、取引を一括で作成して紐づける
結論としては…と言いたかったのですが、正直どれも微妙すぎて結論が出ませんでした。
やり方としては4つあります。（他にないかは引き続き模索中）
freeeとAmazon Businessを連携すると、適格請求書付きで明細を取得することができます。この明細を、利用すると従業員にわざわざ支払明細書を添付してもらう必要はありません。
https://support.freee.co.jp/hc/ja/articles/4409921778457
freeeとAmazon Businessを連携しない場合、従業員に支払明細書を共有してもらい「取引を登録し、自動で経理で紐づける」方法になります。
その上で、記帳でやりたいことは以下になります。
電子データ（請求書）の保存
取引の登録
科目、品目、セグメント、メモタグ等の選択
適格請求書の確認
（監査時等）取引の確認
自動で経理から取引を作成する
まず、freeeが今回提供した、Amazon Businessの連携について紹介です。
基本的にはいままでの連携に追加して、適格請求書の保存および、適格フラグのチェックをしてくれるようになりました。
この連携をしないと適格請求書の保存もできないので、はじめてこの方法を試してみました。最初は、これが最適かな…と思ってみましたが、いざ操作してみるとさすがに現実的ではありませんでした。
仕様自体は以前から変わらないかもしれませんが、品目やセグメントタグなどfreeeに連携できないので、結局Amazon Businessを見に行かないと利用明細の詳細がわからないというデメリットがあります。マッピングなどを設定できる画面がfreee側にできると良いんですけどねー
あとは、単価を確認したいケースもあると思うのですが、いちいち別画面に遷移しないと確認できないのも煩わしさを感じるUIになっていました。
freeeの請求書機能をはじめ、こういう画面遷移が多かったり、ひと手間必要だったりと、少し残念なリリースが多くなっていますね。
freeeに頼らず取引を作成する
こちらはバクラクなどで、請求書（Amazonの支払明細書）をアップロードして申請してもらう方法です。ファイルも紐づきまし、取引の登録に必要なデータもすべて登録されます。
デメリットとしては、振込データとの消込がタイヘンなことと、従業員負担が大きい点です。後者がネックなのと、freeeの場合適格請求書を取得できるようになったことが大きいので、見送りです。
振替伝票で記帳
自動で経理で取得した明細をすべて「未払金」で処理して、その未払金を振替伝票で正しい科目にします。
そのあとに、Amazon Businessから購買データをダウンロードし、freeeの振替伝票形式でインポートします。
この方法のメリットは、購買データを部門・品目・セグメント・税区分などで集計したデータをインポートできることです。デメリットは、集計データを作成するExcelのメンテンナンスが大変なこと、取引の詳細データを探すことが大変なことです。
取引を一括で作成し、自動で経理で紐づける
個人的には、この方法に落ち着きそうです。
Amazon Businessから購買データを取得し、Excelを使ってfreeeの取引インポート形式のCSVを作成し、それを取り込むという方法です。
この方法を用いれば、紐づけたい品目やセグメントタグの問題も解決されます。自動で経理に紐づけるのもポチポチしていけばいいので何とかなりそうです。
唯一の問題としては、取引の明細から適格請求書の情報を辿るのがタイヘンという問題です。まぁ、監査以外でそこを検索することはないのと、明細摘要に注文番号などがあるため、簡単に検索はできるので問題はないはずです。
またCSVの加工も挟みますが、集計してインポートするやり方よりはだいぶ楽です。
Amazon Businessを利用しない方法も…？
たとえば、ソロエルアリーナやたのめーるなど、Amazon Businessを利用しない方法も考えられます。ただ、そうすると配送スピードや商品の多様性の面で不満が出てくる企業もあると思います。
では、基本はソロエルアリーナで、一部Amazon Businessを使えば？という声もありそうですが、ワークフローの設定を両方にするのはとても無理があります。
いずれにしても、Amazon Businessを辞めるという判断は得られる便益を考えると一部の企業では現時点では現実的ではないケースがあります。
という支援先もいるのと、私もAmazonから離れられない身なので、引き続き、Amazon Businessを利用する前提でより良い方法を模索していけたらと思います。
それではまた来週！
【補足】Amazon BusinessのAPIで明細を取得できれば…
Amazon Businessの購買データをAPIで取得できればより楽になるのですが、利用者側では使うことができない？みたいです。
問い合わせてみたのですが、連携システムに掲載されているカタログから選択することになる模様。