はじめてのZoho One～商談とプロジェクト管理～
前回まで商談の作成や、請求書の発行を行ってきましたが、今回はプロジェクト管理を紐づけていこうと思います。
今回想定する業務フロー
商談が成立したタイミングで、プロジェクトを立ち上げ管理するというフローを想定して構築していきます。
また、ZohoにはZoho Projectsと、Zoho Sprintsの2種類の製品がありますので、それぞれ見ていこうと思います。
今回はZoho Projectsで、請負契約を想定してプロジェクト管理をしていきます。
プロジェクト管理
Zoho CRMとZoho Projectsを連携すると、CRMの商談に、「Zoho Projects」の関連リストが作成されます。このあたりはFinanceと同じですね。
請求書と同様に、「新しいプロジェクト」をクリックしてプロジェクトを発行してみました。
プロジェクトの進捗や完了状況を商談上で見ることができるのは良いなと思いました。
Zoho Projectsでできること
それでは、Zoho Projectsの中身を見ていきます。
プロジェクトを遂行する上で、以下の事項ができるか見ていきたいと思います。
計画
進捗管理
課題管理
報告
ドキュメント管理
マイルストーンの作成から、タスクの作成
手順は以下の順で作成していくのが良さそうです。
１）マイルストーンの作成
２）タスクリストの作成
３）タスクの作成
タスクリストやマイルストーンは作っておくとタスク管理の時に楽になります。それでは、タスク管理についてみていきます。
タスクの管理
タスクのモニタリング自体は一般的なツールと大きく変わらない感じがします。
タスクがマイルストーンごとに配置されていたり、かんばん形式とリスト形式が選択できたり。
また、工数管理と請求額の管理ができるのもありがたいです。
単価はスタッフごとや、プロジェクトごとに柔軟に決められます。
それに対して、予定工数の登録、実績の登録をすることで、金額的な進捗も見ることができるようになっていました。
請求について
請求するときのベストプラクティスは現在模索中です…
タスクごとに請求対象かどうかを選択できるので、それを利用して請求金額を確認することが可能です。
ただし、レポート機能が十分とは言えないため、「今月の請求対象を表示して金額を合計する」といったようなことはできませんでした。
タスクの一覧をエクスポートしてExcelで集計するのもなんか違うし…
Zoho Analyticsでできそうな感じはしますが、まだ触り切れていないです。
ということで、引き続き模索していきます。
Zoho One内での連携機能
Zoho Oneとの連携も良い感じのものが多いので、今後試してみようと思います。
経費精算システムと連携したり、勤怠管理システムと連携して休暇の申請ができたり、フォームと連携して問い合わせからチケット発行したり。
次回はこのあたりを検証していこうと思います！
それではまた来週！