Notionで営業管理はできるのか試してみた
今回は、法人へのサービス提供が中心のスタートアップ企業の、マーケティング活動、営業活動の管理から債権管理までをどのように行うのかを考察していきます。
今回利用するテンプレートの話は以下の記事で上げています。ぜひこちらもあわせてご覧ください。
考察する領域について
私の知識の甘い部分もありますが、「リード・取引先管理～商談管理～債権管理」までを考察していこうと思います。
SNSやイベントなど様々なマーケティング活動で獲得したリードを格納し、営業活動を行う場合は取引先にコンバートさせる。
そして、商談管理を行い、商談が成立したらサービスを提供し、請求書発行、入金管理までを想定します。
請求書発行～入金管理は私の所属しているBrownies Worksの本領域であるため、そちらのnoteで記事を公開する予定です。よかったらフォローお願いいたします。
前回は営業管理の領域について考察していきました。最後にNotionの話をいれたので、今回は実際にNotionでやるとどこまでできるのか試してみたいと思います。
Notionで実現したいこと
今回Notionでは以下のことを実現したいと思います。
取引先・取引先責任者管理
商談管理
上記3つの管理に付随するその他管理
活動管理
契約管理
ドキュメント管理（提案書など）
【備忘録】
最初は細かくテーブル（ページ）を分けようとか、色々考えたのですが辞めました。
▼リードから取引先などを作成するのが面倒そう
IDなどのユニーク値をキーとしたCSVの一括更新ができなかったこと、リードから取引先・取引先責任者を作成するのはRPAなどを利用しないと実装できなさそうだったのでやめました。
▼取引先、取引先責任者、商談を分けて管理したいがインポートがうまくいかない
インポート時にリレーションを紐づける方法が見当たらなかったのでやめました。
Notionの作りはシンプルにしつつ、kintoneやSalesforceなどのシステムに移行しやすいようなテーブル構造を作っていこうと思います。
業務の流れ
簡単ではありますが、業務の一連の流れを書き上げました。
これを意識して作成していきます。
緑の部分をNotionで実現します。
Notion実装
データベースとして「商談マスタ」、「契約マスタ」を作成します。
そのうえで、営業管理で日々使うページを作成していきます。
今回は作成しませんが、テンプレートを作ることで、各商談のページ内で必要な情報を入力してもらう構成を作成することも可能です。
参考までにテンプレートについての記事貼っておきます。
「商談マスタ」ページの作成
営業管理を行うために商談マスタを作成します。
データベースであることを意識するために、「データベース」という名前のページを作成し、その直下に作成しています。
プロパティは必要なものを追加しましょう。
「契約マスタ」ページの作成
「契約マスタ」ページについては、商談マスタとのリレーションを付けています。また、ファイルの添付をできるようにし、締結済みのファイルをインポートしたり、Docusign・クラウドサインのような電子契約ツールのリンクを貼っておくと良いと思います。
使い方としては、商談のページから契約を複数紐づていきます。もちろん、契約マスタから新規作成し紐づけることも可能です。
「営業管理」ページの作成
では、最後に日々活用する「営業管理」ページを作成していきます。
このページでは、リンクドデータベース機能を使い、先ほど作成した「商談マスタ」を表示させることが重要です。
「商談マスタ」を紐づけたらまずボードビューを作成すると良いと思います。私はフェーズでグループ分けし、サブグループに案件種別を入れました。
あとは最終更新日や完了予定日でソートしたり、フェーズをフィルターにかけたりするとより見やすいと思います。
このビューは複数作れるので、日々の業務に必要なものを作成しておきましょう。
基本的にはまずこれを見て、気になる案件に関して中身を見ていくという運用になると思います。
プライベートページに自分の営業管理ページを作成
ここまでは組織で営業管理をするための仕組みを説明してきましたが、営業活動をする上では、自分の担当だけ見れていれば良いというケースもあると思います。
チームでNotionを利用する場合は、左メニューバーに「プライベート」という枠ができます。ここに、同じ要領で「商談マスタ」を連携し、フィルターで担当者を自分のみ表示するように設定をしておくことで自分のだけ見て管理することができるようになります。
Notionで実装する意味
Notionは決して営業管理をするツールではありません。
しかしWebサイトを作れたり、議事録を作成したり、色々なツールと連携したりできる強みがあります。
業務フローが固まるまでや、業務工数的にツールを入れる必要が出るまでは、Notionを使うことで、業務に柔軟性を持たせつつ次のフェーズにいく準備ができると思っています。
では、今回はここまでにして、次回以降はBrownies Worksのnoteにて請求管理等を紹介していきたいと思います。
それではまた次回！
【TIPS】周辺SaaS連携について
インプット
名刺管理アプリや、Google フォームなどとの連携も考えても良いと思いますが、データ加工が多少は必要になることを考えてCSVでのインポートを選択しました。
また、Google フォームなどではなくNotion Formも無料でそこそこ使えるのでありです。リダイレクト先のページ指定や、ファイルのアップロード機能も付く有料プランは、課金しても15$/月なのでそこそこ申し込みが多い場合はご検討ください。
アウトプット
見積書～請求書の発行、入金管理に関しては手動、またはCSVを利用して、Boardとfreee会計に登録することを想定しました。
案件数が増えてきて、管理ができなくなった場合はNotionではなくkintoneや、Salesforceなどその他DBに移行するフェーズになっていると考えてください。
Notionを使い続けたい場合は、RPAやその他連携ツールなどを駆使することになると思います。
その他
それ以外にも、Docusign との連携などもできるので契約業務中で連携してもいいと思います。