【7日目 運営班】 ライブ運営のお話
はじめに
電気通信大学のバーチャルライブ研究会(VLL)で運営班班長をしているighimです、はじめまして！
VLLのファンメイドボカロライブMIKUEC2021にて、演出映像の１つとライブの運営(主にお客様の誘導)を担当させていただきました。
お越しいただいた皆様、本当にありがとうございました。
現在VLLでは、MIKUECの裏側を知ってもらえるようなnote企画をやっています。企画7日目となるこの記事では、運営の活動にスポットを当て、MIKUEC2021の裏側をご紹介します。
運営カテゴリーの構造
運営はその名の通りライブ運営に携わっているカテゴリーで、「運営班」「コロナ対策班」「QRコード班」の3つの班によって構成されています。
具体的には、
・ライブ当日のお客さんの誘導 (運営班)
・ポスター設置とサイリウム配布 (運営班)
・消毒や検温など感染対策 (コロナ対策班)
・会場内の案内表示(コロナ対策班)
・予約 / QRコード受付システム (QRコード班)
に担当が分かれています。
運営班の紹介
運営班は、ポスター設置とサイリウム配布、当日のお客さんの誘導を行いました。
ポスターとは、イラスト班が作成したメインビジュアルのポスターのことです。大きく印刷して、会場の正面入り口に掲載しました！
ライブ会場の目印になったのではないでしょうか....
また、ライブの一体感をより感じていただくために、ぽきっと折ると光るタイプの緑色サイリウムを200本ほど用意し、配布しました！
(消毒後にサイリウムを取る形式になるよう配布場所を考慮しています)
お客さんの入退場の流れのシミュレーションを重ね、誘導スタッフの配置を決めたのも運営班です。同時に、googleスプレッドシートを用いてスタッフひとりひとりの係員シフトを管理しました。
その他にも、座席表や来場者アンケートの作成、さらにはライブ中の巡回も運営班が計画し、部員の皆さんに協力してもらいながら実行しました。
本セクションの書き込みは ighim が担当しました。
コロナ対策班の紹介
今年度は、コロナ禍が続く中対面での MIKUEC となりました。開催にあたってライブ期間中での感染者が出てしまうのを防ぐため、運営では例年の仕事に加えてコロナ対策班/QRコード班なるものを立ち上げ、感染予防のためにできることについて様々な話し合いを行っていました。
実施したことを大きく３つに分けると、
① Google フォームを用いた予約システム及び QR コードによる受付システムの作成
② ①のための座席案内やその他案内表示の作成
③ ライブ当日での消毒などの基本的な感染対策の実施
になります。
中でも特に目を引いたと思うのが予約、QR コードでの入場管理かと思います。これに関しては、製作者のsuzukeさん(QRコード班)がより詳しい解説をしてくれます。
また、会場内の各所にあったボーカロイド仕様の案内表示もコロナ対策から産まれたものだったりします。
始めは、座席を指定するなら座席位置が分かりやすいように案内すると良いだろう程度の考えでいましたが、話し合いが進むにつれて
「折角ならミクさんも添えてみよう！」→「コロナ対策に直接は関係しない案内表示もボカロ仕様で作っちゃおう！」というような流れで、立入禁止や順路の案内なども制作することとなりました。
結果的にイラスト班の仕事量を一気に増やすことになってしまいましたが、当日は Twitter などでも案内イラストに触れてくださる方もいて嬉しかったです。
一般的なコロナ対策の取り組みも実施しました。入場時の消毒や検温の呼びかけはもちろんのこと、各公演の直前にはホール内の座席や机、手すり、ドアノブ等の消毒を行いました。
至らない点も多々ありましたが、来てくださる方の感染を防ぐための最大限の努力はすることができたのかなと思います。
結果として部員や参加者の中から MIKUEC 絡みでのコロナ感染が無く終わることができたのは、感染対策にご協力いただいた観客の皆さんや関係者のおかげだと思います。改めて感謝申し上げたいと思います。
本セクションは いんすら が担当しました。
QRコード班の紹介
MIKUEC 2021では、新型コロナウイルス感染症対策として要予約の座席指定及びQRコードでの受付を導入し、入場者を明確に管理できるようにしました。そのあたりのシステムについて簡単に紹介します。
本セクションはsuzukeが担当しています。
予約・座席指定・QR配布
予約からQR配布まではGoogleのフォーム、スプレッドシート、及びGoogle Apps Script (GAS) を使いました。
GASというのはざっくり言うと、「Googleのサービスをプログラムで制御できる」というサービスです。具体的にはjavascriptで新しいスプレッドシートの関数が作れたり、メールを自動で送信したりできます。
これらGoogleのサービスを組み合わせ、予約フォームを受け取ったら座席の場所と入場に用いる固有のQRコードをメールで送信するというように整えました。また、満席になった公演は予約フォームで選択できなくなるようにもしました。
ちなみに、QRコード生成はQR code APIを使っています。すごく使いやすかったので、何かそういう用途があったらぜひ試してみてください。
やっぱQRコードが送られてくるのはちょっと面白いですからね～ (実際そこそこ好評だったと思います)
受付・入場
受付にはC#でアプリケーションを開発し、カメラで読み取ったQRコードからスプレッドシート上のデータベースと照合して予約と座席位置を確認できるようにしました。
受付で座席位置を表示することで、混乱なくスムーズに席へ向かってもらうことができたと思います。
さいごに...
・MIKUECに来てくださるボカロファンの方々へ
運営班では、私達VLLのファンメイドライブを皆様に気持ちよく楽しんでもらえるよう、創意工夫を重ねてまいります。ライブ直後のアンケートでいただいた運営に関するたくさんのご感想は大変参考になりました！ありがとうございました。これからも何卒よろしくお願いします！
・サークルVLLに入ろうか悩んでいる電通大生の皆さんへ
運営のやることは、デザイン力とか創造性とかよりは、事務処理や各班への連絡だったり、ヒトの管理だったりが中心になってきます。
「ボカロライブにちょっと興味あるかもしれない、でも創作系の難しいことはハードル高そう....」って足踏みしちゃっているそこの電通大生のあなた！ (ちなみに1年前の運営班班長ighimもあてはまります)
運営スタッフの世界から足を踏み入れてみませんか？
次の記事は照明班です！お楽しみに！