GWSとM365を使っていて思ったこと(他のユーザーに会議予定の変更権限を与えたい)
こんばんは!アイシーティーリンクの國分です。
本日は七五三です。少し前にGoogleで祝日のように表示されるからややこしいと話題になった記憶があります。
そして、私の誕生日でもあります。覚えやすくてありがたい。
誕生日はいくつになってもほんの少し嬉しいです。健康面に気を付けつつ楽しい1年にできたらなと思っております。頑張ろう。
さて、今回の本題です。
少しだけGWSを中心に使っていた期間があり、再びM365の生活に戻って思ったことがあるため本日ブログのネタにいたしました。
Exchange Onlineだと他のメンバーでは予定の変更ができない!
私が課会の予定をセットし、インビテーションを課のメンバーに出しておりました。
しかし、課会の前日に急遽メンバーから課会の変更のお願いがありました。
当日の出席予定メンバーのうちの1人からはすぐに課会の予定変更の了承を得るのは難しい状況です。
課会の日に私がたまたまお休みをいただいていたため、当日予定の変更は難しそうです。
さて、どうするか…
GWSだったらどうしていた?
GWSの場合であれば、予定を作成する際に
1.「その他のオプション」をクリック
2.「ゲストの権限」にて「予定を変更する」にチェックを入れる
そうすれば招待されたゲストが開催時間等の会議情報の変更が可能です。
会議ごと個別に設定ができるのが本当にありがたい!
しかし、ユーザーごと(社内メンバーと外部のゲストなど)に権限をわけることができないので注意してください。
回避策、あるっちゃある
ちょっとカレンダーの通知がくどいかもしれませんが、ゲストさん含めた会議枠と社内メンバー用会議枠を別で作成しましょう。
Exchange Onlineでもこれがやりたい!と思ったら・・・・
それらしきものがない!!
そんなわけで、どうにか近いことできないかを調べました。
他のユーザーの予定表を管理 で編集権限を与えよう!
1.予定表を表示
2.「共有」をクリック
3.編集権限を与えたいユーザーのメールアドレスを入力
4.与えたい権限を選択
「自分の予定が入っている時間を閲覧可能」:権限を与えられたユーザーは自分がどの時間に予定が入っているかを閲覧可能です。
「タイトルと場所を閲覧可能」:権限を与えられたユーザーは予定のタイトルと予定の場所のみ閲覧可能です。
「すべての詳細を閲覧可能」:権限を与えられたユーザーは予定のタイトルや場所に加え、詳細などすべて閲覧することが可能です。
「編集が可能」:権限を与えられたユーザーは「すべての詳細を閲覧可能」の権限でできることに加え、時間変更等の内容の編集や削除が可能です。
「代理人」:権限を与えられたユーザーは「編集が可能」の権限でできることに加え、会議出席依頼の作成と返答を行うことが可能です。
表にしてみました
5.「共有」をクリック
これで権限の付与が完了しました。
権限を与えられたユーザーにこのようなメールが届きます。
予定を変更するときの注意点
自分の予定表から該当する会議をクリックしても編集はできません。
編集したいユーザーの予定表を追加しておく必要があります。
(追加の方法は今回メイン部分ではないため、割愛をさせてください。)
1.編集したいユーザーの列から編集したい予定をクリック
2.編集をクリック
これで編集ができるようになりました!
しかし、すべての予定の編集と削除ができるようになっているため該当の予定の編集が終わったら編集の権限を速やかにはく奪することをお勧めします。
権限をはく奪する方法は横のゴミ箱マークをクリックするだけです。
もっと気軽に編集権限付与できる方法が実装される日が来ますように!
(その前にSPOのファビコン変更可能になればいいな…)
それでは本日はこのあたりで!年内また投稿できるように頑張ります!