理想のオンボーディングとは？ 避けたいポイントと心がけていること
GO株式会社クオリティマネジメント部のicchiと申します。
新しい環境に飛び込むとき、少なからず不安を感じることがあるかと思います。
そこで今回は、私が職場でのオンボーディングについて心がけていることをお話したいと思います。
こんなオンボーディングは避けたい
まず、自身の経験も踏まえ、こんなオンボーディングは避けたい！というポイントを考えてみました。
・誰に質問すればいいかわからない
・どのツールを使ってどのように質問すれば良いかわからない
・相手に質問しにくい
・情報が五月雨に提供されるので、整理しきれない
・情報量が多く、情報の関連付けがわからない
・コミュニケーションのタイミングが少なく放置され気味
・周囲のメンバーと馴染めるかという孤立感
想像するだけでも、なんだか不安になってきました。。
では、そうならないような理想のオンボーディングを実現するために、私が心がけていることをご紹介したいと思います。
私が心がけていること
1.安心感を持ってもらう
新しい環境に飛び込むのは誰にとっても大きな挑戦だと思いますし、特に初めての場所や初めて関わる人々に対しては緊張感が高まるものです。
そのため、レクチャーする側の人間を身近に感じてもらい、少しでも緊張を緩和して安心感を持ってもらうことに努めています。
オフィスで出迎え、対面レクチャー
リモートワークとの併用となるため、初日はなるべくオフィスに出社して新しい仲間を直接出迎え、対面でのレクチャーを通じて顔を合わせることで安心感を持ってもらえるようにしています。
一緒にランチ
また、オフィスに出社した際には一緒にランチをする時間を設けたりもします。食事を共にすることでリラックスした雰囲気の中でコミュニケーションを図っていき、趣味や休日の過ごし方など、業務以外の話題も交えながら会話を進めながら相互理解を深め、より身近に感じてもらえるようにしています。
2.序盤はコミュニケーション対象と場所を絞る
新しい環境では、誰に何をどう聞けば良いのか、どのコミュニケーションツールを使えば良いのかといった疑問が次々と湧いてきます。 これが原因で混乱し、本質的な業務に集中できなくなってしまうかもしれません。
そのため、コミュニケーション手段をシンプルにすることで、新規メンバーに習得して欲しい本質的な部分に注力できるような環境を提供しています。
チューター制度
オンボーディング期間中は、専用の問い合わせ窓口メンバーを設けています。 いわば「チューター」のような存在です。まず何でもこの人に聞けばOKという環境を作り出し、誰に質問すれば良いのかという困惑が発生しないように心がけています。
オンボーディング専用のコミュニケーションの場を設ける
コミュニケーションの場を絞るために、メインで使用しているツールとしてSlackにて2者間のダイレクトメッセージ（DM）あるいは、オンボーディングのやりとりを行うためだけの専用チャンネルを設けています。
これにより、情報が一元化され必要な情報をスムーズに取得できるようにしています。
3.ナレッジの一覧を作成する
新しい環境で膨大な情報を整理するのは大変な作業であり、特に都度、提供される情報を自分で整理するのは手間がかかります。
そのため、以下の思いからナレッジの一覧を作成することで効率的に情報を取得できるようサポートしています。
・情報整理を円滑に
・情報の検索性や、関連性の把握を容易に
・後で見返せる復習しやすい形へ
カテゴリ毎に分類したナレッジ一覧の作成
情報をカテゴリ毎に分類したナレッジ一覧を作成しており、そうすることで必要な情報をすぐに見つけやすくしたり、関連性も把握しやすいようにしています。
4.情報過多になり過ぎないようにする
新しい環境では、膨大な情報が一度に押し寄せてくることがあります。 これが原因で混乱し、情報の整理や関連付けが難しくなってしまうこともあると思います。
そのため、適切なタイミングで必要な情報を提供することで、その負担を軽減できるようサポートしています。
段階毎に整理したナレッジ一覧
情報を段階毎にシート分けしたナレッジの一覧を作成することで、必要な情報を適切なフェーズで取得することができ、段階的に学ぶことができるようにしています。
すぐ必要ではない情報は、過度に共有しない
参考情報は必要になるタイミングまで詳細を共有しないようにしています。 例えば、「こんな情報もあります。でも、詳細は実際に実施する時に一緒にやりながら説明しますね」といった程度に留め、必要な時に適切な粒度の情報を提供するようなコントロールをしています。
5.定期的なコミュニケーションのタイミングを設ける
新しい環境では少なからず不安を感じがちですが、私の場合は特にコミュニケーションが不足するとその不安は一層大きくなってしまいます。 よく耳にする「わからなければ聞いてください」というだけでは、慣れていない環境では質問しにくいことも。
そのため、定期的なコミュニケーションの場をあえて設けることで、その不安を少しでも軽減し安心できる環境を提供しています。
定期的な個別MTGの開催
毎日、朝と夕方に決まった時間で個別のミーティングを開催するようにしています。
これにより、定期的にコミュニケーションを取る機会を設け、会話のきっかけが掴みやすい環境を提供しています。
・朝MTG：
アイスブレイク 、本日の予定の再確認 、必要な情報のインプット 等
・夕MTG：
その日の不明点に関する質疑応答 ・翌日の予定のすり合わせ 等
6.情報を整理するタイミングを意識的に設ける
膨大な情報を一度に受け取ると、頭の中で整理するのが難しくなることがあると思います。
そのため、情報を段階的に理解し、消化していけるようなペースを作れるような環境を提供しています。
1日の終わりに復習とまとめ
その日のインプット情報はその日のうちに理解できる余裕を持てるよう、1日の終わりに自身で振り返りを行える時間（例えば1時間）を明示的に設けています。
7.新規メンバーのペースに合わせる
新しい環境では情報が次々と押し寄せてくることがあり、これが原因で分からないまま次のステップに進んでしまうことも少なくありません。
そこで、分からないまま次々と進んでしまわぬようにするためのフォローを行っています。
同じ質問もwelcome !
新規メンバーが同じ質問を何度しても気にせずに歓迎！
これにより、安心して質問できる心理的安全性を確保できる環境作り、不明点を解消しながら一歩一歩次に進んでもらっています。
理解しにくい部分への補足説明
説明を受けたが理解がしにくかったという部分については、具体例や、これまでの経験になぞらえ分かりやすい別のものに例えるなどの補足説明を行うことで、より理解しやすく次に進めるようにサポートしています。
8.他のメンバーとのコミュニケーション機会を作る
前半でも触れたように「2.序盤はコミュニケーション対象と場所を絞る」という取り組みをしているため、チューターとの2者間のコミュニケーションが中心です。これが続くと孤立感を感じてしまうことも考えられます。
そのため、コミュニケーションの幅を広げる意味でも、タイミングを見計らいながら、他のメンバーとのコミュニケーションを段階的に増やすきっかけ作りをしています。
コミュニケーションのきっかけ作り
不明点が出た際、チューターを介さずに他のメンバーや有識者に直接質問をしてもらう機会を設けています。
その際、以下のポイントに留意しながらフォローを行なっています。
・有識者が誰か、どのようにアプローチすれば良いかをレクチャー
・コミュニケーション機会を徐々に増やしていく
・勇気を出して自らスムーズにアプローチできるような安心感
そうすることで、チームの輪にスムーズに馴染めるよう取り組んでいます。
9.できることからチームに貢献してもらう
自己紹介で「一日でも早くチームに貢献したい」というキーワードを耳にすることがあると思います。
それには「与えられる側」だけでなく、現状できることを通じて「チームに貢献できている」と感じてもらうことが重要だと考えています。
そのため、チーム貢献 → 自己肯定感 → モチベーション維持 に繋げられるような取り組みをしています。
ナレッジ、ドキュメントのブラッシュアップ
既存ナレッジのブラッシュアップや、オンボーディング時にあると望ましい、これもあった方が助かるかもと感じたドキュメントの追加作成などを一緒に実施してもらっています。
新規メンバーにとってはstudy中の内容の復習、既存のメンバーにとっては、普段なかなか時間が取れない中でのドキュメント整備は非常に助かるので、「study」と「チーム貢献」の一石二鳥です！
こういったことを通じ、早い段階からでもチームに貢献できてると感じてもらえるような環境を提供しています。
最後に
いかがでしたでしょうか。 以上が私が職場でのオンボーディングで心がけていることになります。
新しい環境に飛び込み不安を抱えた状態の中、安心感を持ってもらうことから始まり、コミュニケーションの場を絞り、使いやすいナレッジの一覧を作成するなど、さまざまな工夫を通じてサポートに取り組んでいます。
適切なオンボーディングがあれば不安も軽減され、その後もスムーズに業務に取り組むことができると信じ、これからも新しい仲間が早くチームに馴染めるように努めていきたいと思います。
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