生きた情報や学びを活かすための『プロセス共有会』〜root’s structure シリーズ〜
こんにちは。root 採用広報担当です。
rootは「Design Doing for More〜デザインの実践を個から組織・事業へ〜」をVisionに、デザインの根源的な力をより多くの人々、より多くのものごとへ活用することで、世界をより良く前進させていくデザインファームです。
オフライン出社・リモートワークを取り入れたハイブリッド型のはたらき方を実践しながらメンバー同士が互いに向き合い、共創できる環境づくりを目指しています。
今回のnoteでは、リモートワーク下で感じたナレッジシェア・情報共有の難しさとそれを解決するために始まった社内活動についてお伝えします。
“なぜ、『共有しても活用されないナレッジ・情報』が生まれてしまうのか”
生きた情報や学びを活かすために根本と向き合ったプロセスをぜひご覧ください！
共有されても、活用されないナレッジや情報
新型コロナウイルスの感染拡大が起こり、 今日までの間に日本人のはたらき方は大きく変わりましたね。このタイミングで初めてリモートワークを導入した企業も多かったのではないでしょうか。 リモートワークは新しいはたらき方として大きく注目されましたが、実際に取り組んで見えたメリット・デメリットがたくさんあるというお話もよく耳にします。
rootでも実際に、リモートワークの導入後、はたらきやすさにつながったメリットがあった反面、 課題も出てきました。例えば、ナレッジシェアや情報共有に関して。
私たちはクライアントワークのおしごとなので、個人の中またはプロジェクトの中に知識や経験がいかに閉ざされないようにするかが重要です。デザインの実践を個から組織へ広げつつ、組織としてもより成長していくために、そうした状況に陥ってしまうことを予防する工夫を重ねています。以前noteで紹介した『週間アウトプット』『root Wikipedia／root Quora』やデザインプログラムマネージャー（DPM）の導入がまさにその工夫の例です！
一方で、それぞれの施策は継続して行われているものの、最近は不安に感じていた点もありました。それは、各施策によってナレッジ・情報の共有はされているものの、共有されたものが具体的に活かされる場面はまだまだ少なかったという点です。正直、形だけ場を設けて安心してしまうところでした。油断大敵です…。
なぜ、そのような状況になってしまうのか。
バリューにも明確に「根本を捉える」ことをバリューとしている 私たちは、改めて取り組みの様子を観察し、メンバーとも話しながら向き合いました。
見えてきたのは、ナレッジ・情報のなかでも活用されるものとそうではないものに分かれるということ。さらに、その分かれ道は共有方法にありました！文脈や背景も合わせて共有されたものは活用され、ナレッジ・情報のみ共有されたものは活用されにくかったのです。
前者は、どういう場面で、どのように活用すればいいのかイメージが湧きやすい。後者は、それがわかりにくい。これは大きな違いです…。
こうした振り返りを経て、個からチーム、組織へと円滑に生きたナレッジ・情報が伝わり、活用される状態を目指し、新たに『プロセス共有会』を運用し始めました。『プロセス共有会』の概要と実施してみた気づきについて、もう少しお伝えします。
文脈や背景を加えて情報をシェアする『プロセス共有会』
『プロセス共有会』とは、メンバーが登壇者・語り部となり、プロジェクトで経験した出来事を詳細に語る会です。実際には同じ経験をしたことがない他のメンバーでも、当時の状況・場面を追体験でき、自ら活かせるようになることを目指します。
そのためには、他者がナレッジ・情報を活用しやすいように、（登壇者・語り部が）経験、出来事に文脈と背景を加えて伝えることができるかどうか、がとても重要です！
ナレッジ・情報共有のために社内コンテンツや資料を作っているのに、他者に活用されない。共有会議を設けているのに、チームとしてのパフォーマンスがなかなか上がらない。そのような以前の状況を改善するために設けられた『プロセス共有会』は、rootにとって新しい挑戦です。
直近では、2022年7月8日（金）に開催。オフラインの拠点となるシェアオフィスで作業をする日に会議室で実施し、出社した社員のほとんどが参加しました。登壇者の具体的な共有の流れは以下の通りです。
プロジェクトの全体像の共有
ワークフローの課題についての共有
対策と結果
ハード面・ソフト面をおりまぜながら共有を進めることで、聞いているメンバーがその状況を追体験できるように意識しています。
実際に行ってみると、プロジェクトの過程で生じた感情や具体的な会話・議論までを詳細に共有してもらうことで、他のメンバーも活かせる成功の手がかりやコツに気づけたり、具体的に自分が抱えるプロジェクトや業務において活かすべき場面が想像できたりするのだと改めて感じました。
参加した各役職のメンバーからも、次のような感想が寄せられています！
「感じたことを付箋に書く形式をとっていたのが良いと思いました。話せる人や話せる時間が限られるなかで、全員が常に参加できる形になっていてよかったです。他の人がどう考えているのかをリアルタイムで見れて、自分用のメモにもなりました」
「普段の会話や週間アウトプットからは見えない具体的な取り組みが見えて、すごく勉強になっただけではなく、それぞれの人がどのようなことに気を配っているのか、それはなぜなのかというところまで触れられていて、メンバーの哲学の理解にもつながったと感じています」
チームとしてどういうコミュニケーションを重視して取り組んだかという共通テーマが参加者との間に持てたのが大きいと思います。
まだ始まったばかりの取り組みですが、メンバーの声をみてもこのような場の必要性をひしひしと感じています！
学びの質を改善し、デザインの実践を個から組織へ
今後に向けては、質問やディスカッションがより自然と発生するような会にしていきたいと考えています。そのために、参加者からの意見がまだまだ少ないことが課題に挙げられます。今回は発表者からの一方的なナレッジ共有に寄ってしまったので、次回以降は参加者側のコミットメントをあげていく工夫が必要です。
「得られる学びの質」…具体的にはナレッジの深堀り方法やトピックの選定・発表者と参加者による相互効果の向上や、「発表者の負担を軽減しサイクルを向上させること」…具体的には発表形式のフォーマット化・参加者側とのインタラクティブ性の向上なども意識しながら、より会をブラッシュアップしていきます。
そして、今回フォーカスした「生きた情報や学びの循環」が、組織として提供できる価値、rootではたらく意味や価値の向上につながればと思います。
rootでは共にVision実現できる仲間を探しています！
rootでは、Visionである「Design Doing for More〜デザインの実践を個から組織・事業へ〜」の実現のため、デザインの根源的な力をより多くの人々、より多くのものごとへ活用することで、世界をより良く前進させていきたいと考えています。
共に、クライアントと事業の本質（芯）を見いだしながら、事業本来の価値をユーザーに届けたいと思ってくださる方！ぜひ一度カジュアルにお話しませんか？ご連絡お待ちしています！
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