コラボ・コラボ大学・教育機関の会 Vol.1 開催レポート
こんにちは！コラボフローユーザーコミュニティ運営のお手伝いをしているibukeです。
2023年11月24日(金) 駒澤大学さんで開催されたコラボフローのユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」大学・教育機関の会 開催レポートです😊
大学・教育機関の会って？？
コラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」東京を開催後、上智大学の千野さんからお声がけをいただきまして…
「業種別のコラボ・コラボをやってみたらどうでしょう？同じ土壌のユーザー同士なので、悩みや課題も共通してるかも！」
ではさっそくプレ開催をやってみよう！とのことで、まずは大学・教育機関版として、今回のコラボ・コラボの企画が始まりました。
会場は駒澤大学さん✨
千野さんのお話に賛同して下さった、同じコラボフローユーザーの駒澤大学さんが会場をご提供くださりました。
駒澤大学さん、ありがとうございます！
東急田園都市線の「駒沢大学駅」から、若い学生さん達に交じってテクテク歩くこと5分ちょっと？で駒澤大学さんの駒澤キャンパスに到着。
今日の東京の最高気温は24℃！！
もう11月下旬なのにコートを着ていると汗ばむ陽気で、ぽっかぽかのコラボ日和でした🌸
本日の内容
参加の皆さんで自己紹介
コラボフロー利用歴、コラボフローの推し機能千野さんの「上智大学の働き方改革プロジェクト」のお話＆質疑応答
お悩み相談会
懇親会＠別会場にて
コラボフローの推し機能 または 最近やったコラボフロー設定
冒頭の自己紹介タイムで皆さんが語ってくださった「コラボフローの推し機能」です。
経路を自分達で自由に設定して、メンテナンスできるところ。他のシステムだとこうはいかないことも多い。
今年からコラボフロー担当になったので、これから色んな機能を勉強したいです！
決裁＝コラボフローと浸透している。最近、経路設定で、部署の上長承認の他に、「係」だけの回覧もできるように設定した。
ログイン画面の画像を変えられる機能が追加されたときに「これは！」と思って、大学のキャラクターを早速載せてみたらなかなかいい感じで自分でも満足です😁✨
IT未経験でシステムを触るのも初めてだったけど、コラボフローは簡単で使いやすい。
経路アイテム。経路の中に、承認する人、採番、kintone連携などアイテムを並べていけて、置き方を工夫するとかなりやれることが増えて、奥行が出るところ。
Excelでフォームを作れるところ。
経路の判定アイテムの段階設定。承認者ごとにフォームに入力できる欄を制御できるのと、経路の途中で入力された情報も見て条件分岐が動くところ。
フォーム内指定。
コラボフォームを学生の電子申請に使いたいので、これからに期待しています！
この推し機能がとっても面白くて、皆さんのお話が毎回楽しみです！
ちなみに私のここ最近の推し機能は「自動採番アイテム」です😁！とお話ししたところ、この後の千野さんのお話でもご紹介くださるとのこと✨
推しが同じで嬉しいです、千野さん！
『若手・中堅職員による働き方改革プロジェクトの推進』
上智大学 千野さんが昨年2022年11月のCollaboflow User Meetupでお話された「働き方改革プロジェクトの推進」について、その内容とその後の経過、近況を詳しくお話くださりました。
ボトムアップでの働き方改革プロジェクト発足の経緯や具体的な取り組み内容が盛りだくさんでした。
参加の皆さんも、同じ業種ならではなんでしょうか、皆さんウンウンと頷きながら千野さんが取り組まれて改善した内容や、改善する前に困っていたポイント、大学ならではの慣習をいかに改善するかなど、熱心に聞いていらっしゃいました。
千野さんの発表の後、千野さん＆皆さんでの質問会でした。
質問やお話の一部をご紹介すると…
上智大学さんの働き方改革プロジェクトについて
プロジェクトの活動は通常業務内？
プロジェクトとして、部署を横断したチームがこんなにあることに驚き。本学では、他部署が何をやっているかあまり知らない、自分の仕事の内容を人に伝える機会って少ないかも。
うちもぜひ部署横断型プロジェクトをやってみたい！
コラボフローの運用について
コラボフローの運用体制ってチームでやってますか？
他部署の方にコラボフロー設定を付与するのは権限付与はどうしてますか？
職員、教員、学生のアカウントはどうしていますか？
コラボフォームの学生利用の様子について
本学はコラボフロー導入時に印影、承認の順番などにこだわりがあって、導入担当者が苦戦していた。皆さんはどうですか？？
システムに併せて考え方を変えたかったけど、古い慣習に振り回されてしまっていて、経路設定の内容もあまり自由度が無い形になっているので、何とかしたい。
理事会でコラボフロー導入の承認を貰うときに、承認の流れと、順番にこだわるから時間がかかっていることを説明して、判定者はメールが届いたら承認すればOKと説明。詳細な順番の概念は無い形にした。
紙のときは稟議書を追いかける担当の秘書がいて、いつも大変そうだったので何とかしたかったのを改善できた。
いつでもどこでもコラボフローを使えるように運用したい反面、セキュリティ的に学内からしかコラボフローを使えない状態なのですが、皆さんはどうしていますか？
コラボフローを導入しているのに、慣習などで縛られて、活用しきれていない部分があるのかも。。
紙、どうしていますか？
稟議書などの紙出力ってどうされていますか？全部？一部？
監査対応時ってどうしていますか？
会計系の紙ってどうしていますか？
紙と印鑑がどうしても必要という部署もある。
学校法人ならではの特長で、紙が必要な部分があって、改正が簡単ではない部分もある。
コラボフローとCampus Planの連携について。
皆さん紙は減らしたいものの、なかなかそうもいかない大変な部分が多いようで、あるある＆ご苦労話でかなり盛り上がりました。皆さんで一緒に改善していけるといいですよね。
他にも質問が盛りだくさんで、参加の皆さんそれぞれの大学事情もお話くださりました。
お悩み相談会
千野さんの発表と質疑応答に続いて、
事前に皆さんからいただいていた「お悩み相談会」のお題について、皆さんでアドバイスを交換しました。
そのお題を紹介すると…
教員のコラボ利用状況について（導入方法など）、電子帳簿保存法への対応について …など。
コラボを利用している申請、コラボフォームを導入されていれば その使い方などお伺いしたいです！
組織登録の方法と文書公開設定について（部-課-係の階層で組織登録、係員が申請した文書を部内公開させるためにどのような工夫をしているか。）
教員にアカウントを付与しているか。
Javascriptカスタマイズを活用しているか（カスタムを共有するコミュニティが欲しい！）
附属校からの申請をコラボフローにしているか。
皆さんから濃いお話がどんどん出てきて、あっという間に時間になってしまいました。
同じ悩みや課題を抱えている＆それを既に解決している仲間同士でのお話はとても参考になります。
私も、昔むかし大学系ベンチャー企業で働いていた経験があるので、色々と共感できる話ばかりでした。
「教員は個人商店」は真理だと思います（笑）
駒澤大学さんプチ学内ツアー
終了後、懇親会までの時間で、今回の会場となったお部屋がある建物内を見学させていただきました。
既にすっかり日が落ちてしまったのですが、素敵なテラスや
🍻懇親会・次回のお話
その後、駅近くのめっちゃ美味しいお店で懇親会でした。
同じ大学・教育機関の皆さんの話がかなり濃かったのと、同じ業界ならではの共通したお悩みをお持ちなのもあって、せっかくコラボフローを通じて出会ったので、皆さんで一緒に悩みを解決していきたいよね！と熱い話で盛り上がりました😊
大学さんはこれから入試、卒業、入学と忙しい時期になりますので、それが落ち着いた頃に次の開催として、また千野さん、駒澤大学さん、参加の皆さんと相談したいと思います！
また、今回のコラボ・コラボ大学・教育機関の会については、参加を希望してくださっていたのに日程がどうしても合わない大学・教育機関の方が複数いらっしゃったので、次回は企画段階から参加希望の皆さんの日程調整のお声をかけようと思っています！
と、いうことで… ↓
次はぜひ！一緒にコラボ・コラボしませんか？
コラボフローご利用ユーザーさん限定となりますが、各地（東京・大阪・名古屋、＋α ）でコラボ・コラボに参加して、ユーザーさん同士の横のつながりを持ってみませんか？
また、今回のように同じ業種のユーザーさん同士でのコラボ・コラボもぜひ✨
今後の開催はconnpassにてご案内しますので、ぜひconnpassのコミュニティへご登録ください。
▼コラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」
connpassのコラボフローユーザーコミュニティ「コラボ・コラボ」に参加登録していただくと、今後の開催時にいち早くconnpassから通知メールを受け取ることができますので、ぜひご登録ください😊
皆さんとお会いできるのを楽しみにしています！