ハイブリッドワーク時代に注目したいIT機器
コロナ禍で一気にテレワークが進みましたが、それと同時にテレワークでの問題点も浮き彫りになりました。コミュニケーションやチームでの業務推進など、どうしても従業員同士のつながりが希薄になりがちだからです。
そこで注目されるようになったのが、テレワークとオフィスワークを組み合わせたハイブリッドワーク。それぞれの従業員が業務内容や個人の状況によって自由に働く場所を選べる新しいワークスタイルです。
ハイブリッドワークを推進するには、どのようなIT機器があるといいのでしょうか。
テレワーク・ハイブリッドワーク化のネックとなっている事由
総務省『令和３年通信利用動向調査の結果』によると、『テレワークを導入している企業の割合は51.9％に達し半数を超えた。導入目的は、「新型コロナウイルス感染症への対応（感染防止や事業継続）のため」の割合が９割を超えており最も高い。』とあります。
業種別に見ると、最もテレワークが進んでいるのは情報通信業で97.7％、最も低いのは運輸・郵便業で27.6%。これは業務内容に依存するところが多いので当然の結果なのですが、資本金規模別の導入状況で気になる点があります。
資本金が50億を超える大企業は93.4％となっているのに対して、1,000万円未満では20.0％。資本金が大きいほどテレワーク導入率が高く、小さいほど低いという結果となっています。
テレワークを実施しない理由としては、「テレワークに適した仕事がないから」を除くと、以下のようなものが上位にあがっています。
●業務の進行が難しいから
●文書の電子化が進んでいないから
●顧客等外部対応に支障があるから
●情報漏えいが心配だから
●費用がかかりすぎるから
テレワークが進まなければ、当然ハイブリッドワークの導入もできません。ですから、テレワークが進まない理由であるペーパーレス化（文書の電子化）、セキュリティ（情報漏えい）をクリアすること、業務の進行方法を見直すことがハイブリッドワーク化の1歩といえそうです。
オフィスの在り方を考える
中小企業でなかなかテレワークの導入が進まないのは、費用面の問題が一番の理由なのではないでしょうか。
IT機器やツールを新たに導入することを考えるとコストがかかる印象はありますが、オフィスを見直すことでその費用は捻出できます。
電通、エイベックス、三陽商会などが本社ビルの売却を発表したのは記憶に新しいところです。
また、日本HPや富士通などのIT系企業各社もハイブリッドワークに向けた新オフィスをオープンしました。
中小企業向けには、少人数向けのオフィスとコワーキングスペースを組み合わせた新しい形態のオフィスビルも登場しています。
the SOHO
https://service-office.jp/offices/tokyo-etc/the-soho
オフィスの移転は費用も手間もかかり簡単なことではありませんが、現在のオフィスを縮小することで家賃や交通費等の経費を削減につなげることも可能です。
今まで紙の書類で運用していた業務は電子データに変えることで収納スペースも縮小でき、オフィスは1日に出勤する人数分のデスクをフリーアドレス制で用意すると効率的です。
ハイブリッドワークに必要な機器やソフト
ハイブリッドワーク、テレワーク導入のための予算が大きくとれない場合は、最低限のものをまず揃えて、必要に応じて増やしていくことをおすすめします。
PCはモバイルタイプが便利
ハイブリッドワークでまず必要なのは、モバイル性の高いPCです。
EpsonのEndeavor NA710Eは、マグネシウム・アルミニウム合金（Mg-Al合金）の筐体で、約910gと軽量なうえに、天面耐圧約200kgfという堅牢性も実現しています。
バッテリー駆動時間が約15.5時間あるので、電源のないところでの作業も安心。さらに、Web会議に大切なスピーカーやマイクにもこだわりがあり、ヘッドセットや外付けスピーカーがなくてもクリアな音声での会話が可能です。
EPSON Endeavor NA710E
https://hypervoice.jp/EndeavorNA710E
デュアルモニターでの作業が多い場合は、オフィス、在宅のどちらでも使えるモバイルモニターの導入を考えるといいでしょう。
EPSON モバイルディスプレイ「LD16W61」https://shop.epson.jp/pc/feature/ld16w61/
ペーパーレス化に欠かせないスキャナー
もしまだ書類を紙で運用しているなら、スキャナーは不可欠です。
PFUのスキャナーを例にすると、オフィスでまとめて電子データ化するなら、高性能なfiシリーズ、在宅で手分けして電子化するならScanSnapのようにコンパクトのものがおすすめです。
fiシリーズhttps://www.fujitsu.com/jp/products/computing/peripheral/scanners/fi/products/
出典：fiシリーズ 製品一覧 : 富士通「fiシリーズ」富士通株式会社 （https://www.fujitsu.com/jp/products/computing/peripheral/scanners/fi/products/）
ScanSnap
コミュニケーションツール
テレワーク時はコミュニケーション不足になりがちだというデメリットが指摘されています。
これを解消するためには、いうまでもありませんが、Microsoft Teams、Chatwork、LINE WORKS、Slackなどのコミュニケーションツールは必須です。
リモートアクセスツール
機密度の高い情報を扱う場合は、オフィスにデスクトップPCを置き、自宅などで作業する場合はVPNやマジックコネクトのようなリモートアクセスツールを導入するべきでしょう。
セキュリティ対策
ハイブリッドワークではセキュリティ対策も大切です。
詳しくはHYPER VOICEのセキュリティ対策記事をご参照ください。
まとめ
・ハイブリッドワーク導入はスモールスタートで。
・オフィスの縮小も視野に入れる。
・モバイルPCやモバイルモニターなどの導入を。