プロダクティブな人生のための時間創造術：効率的な時間管理のコツ
皆さんこんにちは。Hyko/ヒコです。
皆さんの周りにいつも「時間がない」と言っている人はいませんか？
「ギクッ！自分のこと言われてる。。。」と思った方もいらっしゃるかもしれません。
何かを始める時、何か失敗した時にいつも「時間さえあれば。。。」とつい言い訳に使っている人はたくさんいらっしゃるかと思います。
なので今回のnoteでは、以下を解説していきたいと思います。
・時間とは何か
・時間がない原因
・時間の作り方
そんな僕は、これまで50名以上のアプリ開発チームのプロジェクトマネージャーや100名以上のベトナム人社員がいる会社の組織開発をしたり、自社プロダクトのPO(プロダクトオーナー)やLINEミニアプリ開発チームのスクラムマスター、Shopifyのモール型開発の立ち上げとディレクターをしたりと、様々な実務経験を経て現在はEnlytで代表取締役 CEOを担っています。
今でも、開発事業の営業、提案、プロジェクト管理といった全てを管理し、バックオフィス、デザイナーチーム、マーケティングチームをまるっと全て統括しています。
また、趣味で洋服を友達と作ったり、絵を描いたり、アート鑑賞したり、ジムに通ったり、ギターを練習したりとプライベートも多種多様でやっています。
あっ！ギターは最近全然練習してないです。ウソつきました。すいません。
そんな中でも定時に仕事を終えて、プライベートの時間も充実させる。
これをいくつかある中の1つのモットーに生きている僕がこれから「時間の作り方」について解説していきたいと思います。
まず初めに時間とは何かを解説していきます。
1. 時間とは何か
時間について「1日の長さは地球の自転、1年は地球が太陽の周りを一巡りする公転の長さ。」と言われています。
と書いた本人の僕はあまりピンときていません。
これってつまり1日と1年の長さが決められているということですよね。
1日は24時間、1年は365日。
これは全人類の決まりとして時間が区切られているだけで、時間は無限にあると思いませんか？
「俺はそのルールには則って生きていない」とか言い張ればどうにかなりそうですよね。
けれど時間は有限です。
では何が時間を有限にしているのでしょうか？
【時間を有限にしている理由】
それは期限の存在ではないでしょうか。
人間には必ず寿命があります。
その上で、人と関わることほぼ全てに対して期限があります。
仕事、家事、お店が空いている時間、試験、大会などなど。
お仕事であれば自社プロダクトのリリース日
家事であれば家族が帰ってくる時間
お店であれば開店と閉店時間
試験だったら試験日時
日常には細かな期限が沢山ありますよね。
それらによって僕たちに与えられている時間は有限となります。
2. 時間がない原因
時間が有限である理由は分かりました。
なぜ同じ条件で生きている人たちの中に時間がある人と時間がない人がいるのでしょうか？
ここでは時間がないという状態とその原因を解説していきます。
2-1.時間がないって結局どういうこと？
時間がないという状態は以下の通りだと思っています。
作業時間の合計が作業を開始する日時から期日までの時間よりも長い状態。
作業時間の合計は「作業スピード × 作業量 = 作業時間」で算出できます。
作業を開始する日時から期日までの時間は、例えば今日が10/1だとして、期日が10/10だったら10日間が期日までの時間です。
簡単な例をみていきましょう。
新商品のランディングページ作成のAと新規顧客への見積もり提出というBの2つのタスクをあなた一人で対応しなければならないとします。
内訳は以下です。
タスク受領日：10/1
Aの期日：10/3
Aの作業時間見積：5日
Bの期日：10/4
Bの作業時間見積：5日
Aは期日より2日遅れ。Bは期日より6日遅れ。
こういう状態が時間がないという状態です。
これに加えて私生活での期日付きタスクがあったらもっと時間のない状態です。
ここまでで時間がない状態の真相は掴めました。
それでは次にこの状態になる原因を解説していきます。
2-2.時間がない状態の原因は？
時間がない状態の原因は基本的に以下の3つだと思っています。
・やらなければならないことの量が多すぎる。
・無理な期日を設定していたり、設定されていたりする。
・優先度をつけるのが苦手
しかし、これらは根本原因ではありません。
根本原因は、現在の自分の作業スピードと自分が抱えている作業量を正確に把握できていないことです。
そのため見込みが上手く立てられず、作業量がそもそも多すぎている、無理な期日を設定し物事に優先度をつけられないといったことが起きています。
3. 時間の作り方
3-1. 自分の作業スピードと作業量を把握する
時間を作りたければ見込みを立てられるようにならなければなりません。
そのために1番最初にすべきことは、自分の作業スピードと作業量を把握することです。
ではどうすればそれらを把握できるのでしょうか？
【タスクの洗い出し】
まずは自分の全ての持ちタスクやミーティングを洗い出すことから始まります。
上の添付イメージを参考に洗い出してみてください。ちなみにこれは仕事での作業を曜日毎に洗い出したものです。
毎週、週次、月次の頻度によってタスクを分けています。
ここまで洗い出すことによって自分の作業量を以前よりも明確に把握することができます。
【工数の洗い出し】
続いては、洗い出したそれぞれのタスクに自分が実際にどれくらい時間を使っているかを把握していきます。
これによって自分の作業スピードを把握することができます。自分の作業スピードが分かってくると、新しいタスクがきた時も見積もりが立てやすくなります。
これまで自分の工数を見積もって作業を行っていない人はこの作業はとても難しいと思います。
最初は完全な予想で大丈夫です。予想もできないという人は、一度タイマーなどで計測してみましょう。
このようにして作業量と作業スピードを全て可視化し把握することによって、見込みが立てられるようになり非現実的なスケジュールや作業量で進むことを避けることができます。
また、時間がない問題にぶつかった際もこの粒度で洗い出していれば何がボトルネックとなっているかの問題発見に非常に役立ちます。
ここまでで時間を作るための土台ができました。
3-2. 自分の作業の受け方と進め方を見直す
何でもかんでも受けた作業に即対応していませんか？
それではいくら自分の作業スピードと作業量を把握していても忙しいままです。
以下の添付イメージは割り込み作業が発生した時に、上手く整理をしながら進めるためのフロー図です。
このフローを参考にして作業の波に飲まれないようにしていきましょう。
miroにはこちらからご自由にアクセス可能ですので是非どうぞ。
3-3. 自分の作業量を下げる方法
時間を作るためには大きく分けて2つの方法があります。
作業スピードを上げることと作業量を下げることの2つです。
作業スピードを上げることに関しては作業内容によってかなり方法が変わってくるので、ここでは作業量を下げる方法にフォーカスして考えていきたいと思います。
作業量を下げるには自分以外の人に分散する必要があります。
【属人化しない仕組みづくり】
自分ができるようになった作業は基本的に他の人に引き継ぎましょう。
ここで気をつけないといけないのは引き継ぎの質です。
後任の人に丸投げして自分の作業量が軽くなっても、それは健全ではありません。
なぜなら、もし引き継いだあとに何か問題が起きたとすると、結局あなたが問題解決のために時間を費やさないといけないからです。
場合によっては自分で対応している時よりも時間を要する可能性も大いにあります。
そうならないためにも、正しい引き継ぎをしなければなりません。
では正しい引き継ぎとは？
それをここから説明します。
ワークフローを整える
意外と自分だけだと感覚的に作業を進めていることが多々あります。
つまり自分にしか分からないやり方をしているということです。
これでは属人性がとても高い状態にあります。
なので、誰でも比較的簡単に対応できるような形にしておくことがとても大切になってきます。
ですので何をどのように進めているのか型のようなものを持つととても良いと思います。
Miroに例を上げています。これは僕がソフトウェア開発のプロジェクトでよく使うアジャイル・スクラムメソッドをベースにして考えています。
Miroに記載されているように、簡単な内容ではありますがフローを整え、その後はこのように可視化して、誰でも取り組みやすい形をつくっておきます。
引き継ぐ内容を洗い出し、期間を設けてモニタリングする過去に仕事で引き継いだ内容を洗い出しました。そのシートがこちら。("こちら"のリンクから以下のイメージのGoogleスプレッドシートを確認、ダウンロードすることができます。)
「誰が」「どこで」「何を」「どのように」に注意しながら、引き継ぐ内容を明確に洗い出しリスト化していきます。
こうすることで網羅的に内容を洗い出せ、漏れを軽減し引き継いだあとのトラブルを防止することができます。
トラブルが起きた際も詳細に引き継ぎ内容が記載されているので原因究明がとても早いです。
また、引き継ぐ内容それぞれに進捗管理を設けることで、引き継ぎ最中は何を引き継いでいて何を引き継いでいないかがはっきり分かります。
どんな内容を引き継ぐ必要があるのか、そしてその引き継ぐ事自体のステータスはどうなっているのか、そのあたりに注意して事前に可視化しておけば、誰でもできる作業であることや複数人で分担すればできるということに気づくことができます。
最後に
ここまで時間を作るために以下の３つを解説しました。
・時間とは何か
・時間がない原因
・時間の作り方
僕がここで書いたことはみなさんにとって当たり前のことばかりの事かもしれませんが、実践している人、できている人はとても少ないと思います。
いつも「時間がない」と言っている人は絶対にできていません。
「仕事が忙しくて〇〇する時間がない」と言っている状態は危険信号です。
自分の人生の中で正しい優先度をつけられなくなっています。
つまり自分との対話の時間が忙殺されて取れなくなった結果、何が自分にとって大切なのか分からなくなっている状態です。
そうやって仕事だけのために生きている人をたくさん見てきました。
自省の時間が取れると何が自分にとって大切かを考える時間ができます。
その時間が取れると他人のためだけに使っていた時間を自分のために使えるようになります。
人生は自分のものです。
自分の人生は自分でデザインしたいじゃないですか。
そのためにも時間を作れるようになることがとても重要なのではないでしょうか。
今日はこのへんで。