トヨタ流カイゼンを応用して、文章力を向上する方法（QCストーリー編）
こちらの記事の続きです。
文章作成は、読者に問題や解決策をわかりやすく伝えることが重要です。しかし、どのように文章を構成すればよいか、悩むことも多いでしょう。そこで、QCストーリーの構成を参考にすると、文章作成のスキルを向上させることができます。QCストーリーとは、品質管理における問題解決や課題達成に向けて、目標の設定から対策立案、標準化に至るまでの検討の流れをステップに表したものです。QCストーリーの構成は、一般的に以下のようになっています。
テーマ：文章の主題や目的を明確にする。
現状把握：問題や課題の背景や状況を詳しく調査する。
目標設定：問題や課題を解決するために、どのような状態になりたいかを具体的に設定する。
活動計画：目標を達成するために、どのような活動をいつまでに行うかを計画する。
原因解析：問題や課題の真因を探るために、なぜなぜ分析などの手法を用いる。
対策立案：原因に対して、どのような対策を行うかを考える。
対策実行：対策を実際に行ってみる。
効果確認：対策の効果や問題解決のプロセスを検証する。
標準化：問題解決の成果を定着させるために、標準化や維持管理を行う。
反省と今後の方針：改善活動の成果や反省点を確認し、今後の取り組みを決める。
このように、QCストーリーの構成は、問題や解決策を論理的に説明するのに適した文章の構成と言えます。QCストーリーの構成を参考にした文章作成方法を具体的に紹介します。
まず、テーマを決めます。テーマは、文章の主題や目的を明確にするもので、読者に伝えたいメッセージを端的に表現します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマがあるとします。このテーマは、コロナ禍での在宅勤務に関する問題や解決策を読者に伝えるという目的を示しています。
次に、現状把握を行います。現状把握は、問題や課題の背景や状況を詳しく調査するもので、読者に問題や課題の重要性や緊急性を認識させます。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、現状把握では、コロナ禍での在宅勤務の実態や影響について、統計データや事例などを用いて説明します。
例えば、以下のような内容です。
コロナ禍での在宅勤務は、感染リスクの低減や通勤時間の削減などのメリットがある一方で、コミュニケーションの困難さや生産性の低下などのデメリットもある。日本では、2020年4月には約3割の企業が在宅勤務を導入したが、2021年1月には約2割に減少した。在宅勤務に対する評価や課題は、企業や従業員によって異なる。
次に、目標設定を行います。目標設定は、問題や課題を解決するために、どのような状態になりたいかを具体的に設定するもので、読者に問題や解決策の方向性を示します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、目標設定では、在宅勤務のメリットを最大限に活かしながら、デメリットを最小限に抑える方法を見つけるという目標を設定します。
例えば、「在宅勤務のメリットとデメリットをバランスよく考慮し、従業員の働き方や生活の質を向上させる在宅勤務のベストプラクティスを提案する」というような目標です。
次に、活動計画を立てます。活動計画は、目標を達成するために、どのような活動をいつまでに行うかを計画するもので、読者に問題や解決策の具体的な手順を示します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、活動計画では、在宅勤務のメリットとデメリットを分析し、それぞれに対する対策を検討し、実際に実施し、効果を評価し、標準化や維持管理を行うという活動をスケジュールに沿って計画します。
在宅勤務のメリットとデメリットを分析する（2021年2月）
在宅勤務のメリットを最大限に活かす対策を立案する（2021年3月）
在宅勤務のデメリットを最小限に抑える対策を立案する（2021年4月）
対策を実施する（2021年5月～6月）
対策の効果を確認する（2021年7月）
対策を標準化し、管理の定着を図る（2021年8月）
「原因解析」の段落をもう一度書いておきます。
原因解析は、問題や課題の真因を探るために、なぜなぜ分析などの手法を用いるもので、読者に問題や解決策の根拠を示します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、原因解析では、在宅勤務のメリットとデメリットのそれぞれについて、なぜなぜ分析を行います。なぜなぜ分析とは、問題や現象に対して、「なぜ？」という問いを繰り返すことで、根本的な原因を探る方法です 。例えば、「在宅勤務により、コミュニケーションが困難になる」というデメリットに対して、なぜなぜ分析を行うと、以下のようになります。
なぜ、在宅勤務により、コミュニケーションが困難になるのか？
なぜ、在宅勤務により、同僚や上司とのコミュニケーションが減るのか？
なぜ、在宅勤務により、顔を合わせる機会や話す時間が減るのか？
なぜ、在宅勤務により、業務の進捗や課題、フィードバックなどを共有する方法や頻度が不十分になるのか？
なぜ、在宅勤務により、オンラインミーティングやチャットツールなどのコミュニケーションツールの活用が不十分になるのか？
このように、なぜなぜ分析を行うことで、在宅勤務によるコミュニケーションの困難さの根本的な原因を明らかにすることができます。この原因を解決するための対策を考えることで、問題や解決策の論理性や説得力を高めることができます。
次に、効果の確認を行います。効果の確認は、対策の実行によって、目標が達成されたかどうかを検証するもので、読者に解決策の有効性と評価性を示します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、効果の確認では、上記の対策の実施によって、在宅勤務のメリットとデメリットのバランスが改善されたかどうかをデータやフィードバックなどで検証します。
A社では、在宅勤務のメリットとデメリットのバランスを改善するための対策を実施した結果、以下のような効果が得られた。
①感染リスクの低減：在宅勤務により、従業員の感染者数や欠勤率が大幅に減少した。
②通勤時間の削減：在宅勤務により、従業員の通勤時間が平均で1時間以上節約され、自分の時間として活用できるようになった。
③柔軟な働き方の実現：在宅勤務により、従業員の働き方の自由度が高まり、業務の目標や成果物を明確にすることで、仕事のやりがいやモチベーションが向上した。
①コミュニケーションの困難さ：在宅勤務により、同僚や上司とのコミュニケーションが減ることで、情報共有や協力が難しくなることを防ぐために、定期的なオンラインミーティングやチャットツールの活用などを行った。その結果、業務の進捗や課題、フィードバックなどをスムーズに共有できるようになった。
②生産性の低下：在宅勤務により、自宅での仕事に集中できないことで、生産性が低下することを防ぐために、自宅での仕事環境の整備や時間管理の徹底などを行った。その結果、業務の効率や品質が向上し、成果物の提出率や顧客満足度も高まった。
③メンタルヘルスの悪化：在宅勤務により、孤独感やストレスが増えることで、メンタルヘルスが悪化することを防ぐために、自分の気持ちを発散する方法や相談できる窓口の確保などを行った。その結果、従業員のメンタルヘルスの状態が改善し、離職率や休職率も低下した。
次に、標準化を行います。標準化は、問題解決の成果を定着させるために、対策をルールやマニュアルなどに落とし込むもので、読者に解決策の持続性と普遍性を示します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、標準化では、上記の対策を継続的に実施するために、在宅勤務のガイドラインやチェックリストなどを作成します。
A社では、在宅勤務のメリットとデメリットのバランスを維持するために、以下のような標準化を行った。
①在宅勤務のガイドライン：在宅勤務の対象者や条件、業務の目標や成果物、コミュニケーションの方法や頻度、仕事環境の整備や時間管理の方法などを明記したガイドラインを作成し、全従業員に周知した。
②在宅勤務のチェックリスト：在宅勤務の効果や課題を定期的に確認するために、チェックリストを作成し、毎月のオンラインミーティングで共有した。チェックリストには、感染リスクや通勤時間、働き方の自由度、コミュニケーションの状況、生産性や品質、メンタルヘルスなどの項目が含まれていた。
最後に、反省と今後の方針を決めます。反省と今後の方針は、改善活動の成果や反省点を確認し、今後の取り組みを決めるもので、読者に解決策の改善性と展望性を示します。例えば、「コロナ禍での在宅勤務のメリットとデメリット」というテーマの場合、反省と今後の方針では、上記の対策や標準化の効果や問題点を振り返り、今後の在宅勤務のあり方や改善点を考えます。
A社では、在宅勤務のメリットとデメリットのバランスを改善するための対策や標準化を行った結果、以下のような反省と今後の方針を決めた。
①反省点：在宅勤務により、従業員の個性や能力によって、業務の適応度や成果に差が出てしまった。また、在宅勤務に不慣れな従業員や家庭環境が複雑な従業員に対するサポートが十分でなかった。
②今後の方針：在宅勤務の適正な割合や条件を従業員の属性や業務の特性に応じて見直す。また、在宅勤務に不安や困難を感じる従業員に対して、個別の相談やフォローアップを行う。
以上が、QCストーリーの構成を参考にした文章作成の方法です。