事務代行を頼みたいけど不安…よくある失敗と成功のポイント
こんにちは！「社長の右腕クリエイター」春野さくらです。
私は、従業員10人以下の小規模経営者のために、事務代行の活用方法や業務効率化のアドバイスを行っています。
「事務代行を頼みたいけど、本当にうまくいくの？」
「失敗しないためには、何を気をつければいい？」
こうした疑問を持っている経営者の方は少なくありません。
実際に、事務代行を導入したものの「思ったように活用できなかった…」という声もよく聞きます。
一方で、事務代行をうまく活用して本業に集中し、売上アップを実現している経営者もいます。
本記事では、**「事務代行の導入でよくある失敗例」と「成功するためのポイント」**を詳しく解説します。
「事務代行を導入すべきか迷っている」「すでに導入したけれど思うようにいかない」という方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
よくある失敗例とその原因
❌ 失敗例1：何を依頼すればいいのか明確でない
事務代行を依頼する際、「とりあえず雑務をお願いしよう」と曖昧な依頼をしてしまうと、思うように業務が進まないことがあります。
🔹 失敗の原因
事務代行に求める業務内容が明確でない
任せる範囲が決まっておらず、対応できない業務が発生する
「やってもらえると思っていたのに…」というズレが生じる
💡 成功ポイント
✔ 最初に「業務リスト」を作成し、何を依頼するのか整理する
✔ 優先度の高い業務から順番に依頼する
✔ 「ここまでお願いできますか？」と事前に相談する
❌ 失敗例2：コミュニケーションが不足している
「事務代行に任せたのに、報告がなくて業務の進捗がわからない…」
「ミスがあったのに、修正されるまで気づかなかった…」
事務代行とのコミュニケーションが不足すると、業務の遅延やミスにつながることがあります。
🔹 失敗の原因
依頼した後、業務の進捗をチェックしない
事務代行と連絡を取るルールを決めていない
問題が起きても、すぐに共有されず対応が遅れる
💡 成功ポイント
✔ 週1回 or 月1回の定期ミーティングを設定する
✔ チャットツール（Chatwork・Google chat等）を活用し、日常的に連絡できる環境を作る
✔ タスク管理を徹底する
❌ 失敗例3：事務代行のスキルが合わない
「期待していたほどのスキルがなく、仕事のクオリティが低かった…」
「得意な分野が違っていて、うちの業務には合わなかった…」
こうした問題は、事務代行の選び方を間違えているケースが多いです。
🔹 失敗の原因
事務代行を価格だけで選んでしまった
業務の専門知識が必要なのに、スキルを確認しなかった
実績をチェックせずに契約してしまった
💡 成功ポイント
✔ 「経験がある業務」を明確に確認してから依頼する
✔ 過去の実績や口コミをチェックする
✔ 無料相談を活用し、相性を確かめる
❌ 失敗例4：費用対効果を考えずに契約してしまう
事務代行にはさまざまな料金プランがありますが、「安さ」だけで選ぶと失敗しやすいです。
🔹 失敗の原因
最初に費用をしっかり確認せず、予想外の追加料金が発生した
安さ重視で選んだ結果、クオリティが低く使い物にならなかった
自社の業務に対して「どのくらいのコストが適正なのか」を考えずに契約した
💡 成功ポイント
✔ 「どの業務にどれだけの費用をかけるべきか」を考える
✔ 複数の事務代行業者を比較し、サービス内容をチェックする
✔ 長期的なコスト削減効果を考えて選ぶ
事務代行を成功させるためのポイント
では、どうすれば事務代行をスムーズに活用できるのか？
成功のポイントを5つにまとめました！
✅ 1. 事前に業務内容を整理し、依頼する範囲を明確にする
→「何を頼むのか」「どこまで任せるのか」を決めておくことで、スムーズに依頼できる
✅ 2. コミュニケーションのルールを決める
→定期的なミーティングや報告の仕組みを作ることで、トラブルを未然に防げる
✅ 3. 事務代行のスキルや実績を事前にチェックする
→「どんな業務が得意なのか」「これまでの実績」を確認してから契約する
✅ 4. 費用対効果を考えて選ぶ
→「安さ」だけでなく、業務のクオリティやサポート体制も重視する
✅ 5. 事務代行を「単なる外注」ではなく「ビジネスパートナー」と考える
→長期的な関係を築くことで、よりスムーズに業務を任せられる
まとめ：事務代行を賢く活用して、経営をスムーズに！
事務代行をうまく活用すれば、経営者の時間を確保し、事業の成長スピードを加速させることができます。
しかし、「何となく頼んでみた」という状態では、失敗しやすくなります。
今回紹介した失敗例と成功ポイントを参考に、**「自社にとって最適な事務代行の使い方」**を考えてみてください！
「事務作業を減らして、本業に集中したい」
「もっと楽に、スムーズに経営したい」
そう思ったら、ぜひ事務代行を賢く活用してみましょう！
**あなたのビジネスが、より成長するお手伝いができれば嬉しいです！**🚀