起案書/議事録をkintoneに変えてみた

私たちは災害医療支援を行うNPOです。災害の被災者に人道的医療援助を、また、災害医療従事者向けの教育をおこなう目的で、医師たちによって設立されました。約20名の理事メンバーは医師や看護師です。理事たちは何かあれば起案書を提出し、話し合い、議事録の作成は庶務担当理事が行います。

ある日、庶務担当理事の医師から、議事録に関して連絡が入りました。

正直、フォーマット変えたいです。

一つのエクセルに、起案書と議事録のシートがありました。起案書が提出されると、理事ミーティングが開催され、担当理事の先生が同エクセルの議事録シートを完成させる、という流れです。このフォーマットは、かれこれ10数年使われていたようです。

理事長の名前、起案者の名前、同じことを書くフォーマット、間になぜか一マス、細かいことですがめんどいです。エクセルにみんなの名前書き込むだけでめんどいです。

確かに面倒そう

とりあえず、まずは、エクセルの見た目をなるべく変えずkintoneアプリにおこしました。

はや～！

kintoneですからｗ

エクセルの複数シートのようにするには、株式会社アーセスさんがチーム応援ライセンスでご提供くださっている「タブ区切りプラグイン」を使います。

無償でご提供…本当にありがとうございます✨

先生の要望や質問によってアプリを変えていきます。

・起案書のNo.と同じ番号を、議事録でも自動でつけられますか？
・件名は自動移行しますか？
・起案者氏名は複数選べて、議事録に自動移行出来ますか？

タブ区切りプラグインにて、
「起案書」・「議事録」タブで
表示したいフィールドが一致するように選択すればOK

・議事録で、承認者氏名の記入は、複数選択やユーザー選択ではなくて、チェックボックスで行いたい

理事18名なので見た目が…。でも、先生がそれが良いのであれば。
うちの先生方、ぱっと見で完結するものを好みます。
災害時のホワイトボードのような感覚なのかなといつも思います。
入力に行きつくためのスクロールや数クリック、
好まない人、多いです。

・承認者数は自動計算できますか？

出来る

私たちのkintoneは、カスタマイズやアーセスさんのプラグイン以外の使用はNGなので、基本機能で設定しました。実はこれまで、エクセルでも関数は苦手で避けていたのですが、アソシエイトの受験でしぶしぶ勉強したら結構面白くなってきました。サブテーブル集計も考えましたが、折角、氏名をチェックボックスにしているのだし、と、ここぞとばかりに使ってみました。

自分的メモ：
「承認者数計算用」
理事18名一人一人の計算式を作って、「IF(CONTAINS(承認者氏名, "〇〇理事"), 1, 0)」みたいに、承認者数氏名にクリックがあったらカウントされる．
「1.承認者数」の計算式は、
18名の合計クリック数として、「SUM(承認者数計算〇〇理事+承認者数計算〇〇理事+承認者数計算〇〇理事+……)」にした。
面倒だし、理事が変わったら変更せねばだし、
関数初心者だから、要領の悪いことをしているかもしれない

・「承認」「非承認」などは、各自にクリック入力してもらえたらめっちゃ良いけど、ハードル高い人もいそうです（80代理事など）。従来通りこちらで皆の回答をまとめます。

まずは閲覧してもらうことが大事、
コメント欄で、承認・非承認等記載してくれれば、
拾います、とのこと。
先生がそれで良いのであれば。

でも、おかげで理事の方々、kintoneログインはもちろん、コメント欄も使えるようになりました。

エクセルで議事録を入力していた時と比べると、担当理事のやることは、コメント欄から「承認」「非承認」をひろって、議事録タブにて承認者の名前をクリックするだけとなりました。

そのうち先生が「拾うのがめんどい」と言うようになったら、また一緒に改訂していきたいと思います。