DXにより古い契約書を廃棄が可能に！

テレワークで契約書類の照会が可能に！
契約書の保管に困っていませんか？

皆さんこんにちは！
事務所や倉庫に積み上げられた書類の山を何とかしたい・・・そんなお悩み解決のお手伝いをさせていただいている電子化アドバイザーのエイチ・エス写真技術株式会社です。
業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）への取り組みとして書類の電子化（PDF化）を検討してみませんか？

皆さんの会社ではこれまでに作成した契約書類の保管・管理はどのようにされているのでしょうか？
契約書が頻繁に発生するような業種でしたら営業所や支店毎。場合によっては部署毎というケースもあるかもしれません。そんなに頻繁に発生しないような業種でしたら、総務部や法務部等の管理部門でまとめて保管しているというケースも多いでしょう。
どのような場合でも過去に作成した契約書の管理（保管）に頭を悩ませている方はいらっしゃるのではないでしょうか？

契約書の保管・管理に関する困りごとが電子化によって解決する。

１．契約書の保管に関する困り事

管理されている部署がどちらであっても、ある程度共通した困り事があると思います。
例えば工事の契約書であった場合、もう何年も前に工事は終わっているけど、その工事の仕様など問い合わせがいつあるか分からないので倉庫に運ぶ事が出来ないとか、逆に問い合わせも無いだろうと思って倉庫へ保管したけど問い合わせがあり倉庫まで出向くことになったり、倉庫へ出向いたのはいいけど目的の書類がどこにあるのか分からない等。
そもそも契約対象の工事や取引自体が終わっていても、瑕疵担保責任等を考えるとなかなか処分できるものでもない為、単に保管場所にお困りのケースも多いのではないかと思います。

２．契約書を電子化する上での困り事

契約書原本の処分は出来ない場合であっても、電子化し、原本を倉庫等に移すことによって事務所のスペースを確保することはできます。また、電子化し属性情報を付加してサーバーに保管すれば、契約先や工事の名称などキーワードによる検索性が向上し、社内外の問い合わせに即対応、業務速度の向上も期待できます。
こうなれば管理部門であれば他部門からの評価向上も期待できるかもしれませんね。
ただ、契約書を電子化する上で非常に手間のかかる部分、それは契約書であるがゆえに「冊子になっている」加えて「ばらせない」と言う事ではないでしょうか。
膨大な量の契約書の電子化を1ページずつ自社の従業員が行う・・・本業を別に持ちながらではとても無理ですよね。

３．そんな時こそアウトソーシングを！

ここまでお伝えしたように貴社にとって契約書の電子化がメリットのあるものであれば、アウトソーシングを検討されてみてはどうでしょうか？
電子化アドバイザーの当社であれば単に作業の請負だけでなく、貴社の業務フローをヒアリングした上で実務の効率が上がる電子化手法をお伝えできると思います！
また、費用を考えるとなかなか出来ないとお考えであっても、期末の決算対策として実施される企業様もおられますので是非ご検討されてみてはいかがでしょうか？

■まとめ

膨大な契約書類の保管や管理を担当されており「保管するスペース」や「保管している契約書類の照会への対応」、「原本廃棄」といった事は電子化により解決できることをご理解いただけたと思います。また、ご理解いただきながらも作業手間を考え取り組めない企業様については外注という手段もあるのです！
当社では作業を代行させていただくと同時に、費用対効果の面からもアドバイスをさせていただきますので是非ご相談ください。昨今はテレワークの推進に電子化（DX）が必須と言う事でご相談頂くケースも多くなっております！

■お問い合わせ方法

当社では「この棚のこの段の契約書を全てスキャンして下さい」と言ったニーズなど、事務所までお伺いした上で見積もりをご提示させていただくことも可能です。
また、電子化した書類の仕上がりが気になるような場合はサンプルデータを作成することも可能です。
ちょっとでも興味を持たれた方がいらっしゃれば、お気軽に当社ホームページよりお問い合わせ下さい！

http://www.hs-shashin.co.jp/

最後までお付き合いいただき有難うございました。