身近にあるツールを使って仕事を効率化するアイデア5選

皆様、こんにちは。
小売業のシステム部門で働いているhousakoです。

かつては汎用機のプログラム開発や保守に携わり、それらの端末がパソコン上で動作するエミュレータに変わったり、POSレジがWindowsOSに変わったりといった変遷を見てきました。
そんな私にとっては、最近の技術に触れるのがちょっと億劫で、無意識に避けてきたのですが、とあるきっかけでそれらを学ぶ機会に恵まれました。
学んだことはまだ限られているのですが、それでもそれらを組み合わせて活用することで「今の業務をちょっとだけ効率化すること」は出来そうに思えてきました。
今回、実現できそうなアイデアを5つ投稿します。まだ形になっていないのに投稿するのは、前向きに取り組む自分自身のモチベーションを維持するため。いわゆる選手宣誓や所信表明です。
実現したら、皆様の役に立つかも知れないので、Qiitaなどで公開しますね。

①ビデオ会議の録画から自動で文字起こしをしてファイル保存する
　＜課題＞
　テレワークが増えて、物理的に集合しなくても会議や打ち合わせが出来るようになったことで、会議の回数そのものが増えて議事録の作成が追い付かなくなってきている。
　＜解決策＞
　会議終了後に録画データのURLが共有されたら、PowerAutomateDesktopを使い、文字起こしツールに録画データのURLを参照させ、文字データのファイル保存までを自動で行う。

②社内連絡ツールの新着確認を忘れないよう、ツール画面を自動起動する
　＜課題＞
　稀にしか発生しない業務連絡ツールを利用した店舗からの連絡確認が意識の中にルーチン化されていないため、返事や対応が遅れてしまう。
　＜解決策＞
　毎日パソコンを起動するときに、PowerAutomateDesktopを自動起動し、業務連絡ツールを強制的に画面表示させる。

③Teamsで共有されたExcelファイルが編集されたらLINEで通知する
　＜課題＞
　管理職しか修正出来ない勤務計画の修正を、管理職の休日にする必要が生じたとき、連絡を取るのが難しいときがある。
　＜解決策＞
　共同編集するExcelファイルが更新されたら、Node-REDとLINE Messaging APIを使って管理職に自動で通知を入れる。管理職は通知を見たら変更申請した従業員に確認した旨の連絡を入れる。

④WEBに公開された新着情報の更新を自動で確認する
　＜課題＞
　セキュリティ事案への対策はスピードが重要だが、数日から2週間程度遅れて情報を得ることがある。
　＜解決策＞
　毎日1回、PowerAutomateDesktopでWEBスクレイピング処理を起動し、前日との差があれば（新着情報があれば）スクリーンショットを特定フォルダに作成して確認を促す。

⑤なりすましメールか否かをユーザの端末で自動判断して警告する
　＜課題＞
　完全に防ぐことが出来ないなりすましメールへの対策が、最終的に従業員の対応にかかっている。
　＜解決策＞
　PowerAutomateDesktopでOCRツール（tesseract）を起動し、怪しいメールの文字列からなりすましメールか否かを判断するフローを作成・配布。
　・組織外の場合、送信者の文字列にメールアドレスが2個あるとき。
　・組織内の場合、メールアドレスが表示されているとき。

多くは「案」にすぎませんが、一部は既に形が出来つつあります。
引き続き、「改善」に取り組んでいきます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。
また投稿しますので、ぜひ読んでくださいね。