横浜創英での気づきと学び４ 〜職員会議の資料の作り方を変えてみた〜
こんにちは！
職員会議の資料は「去年のコピペ」で作っていたマサです。
教育を本気で語る会のマサは、
職会資料を本気で作らない。
というか作ろうと思ったことがない。
なぜなら、大切なことは会議で話せばいいと思っていたからです。
しかし、横浜創英での職会資料の作り方を聞いたとき、
マサの考えは大きく変わりました！
１ 職員会議の目的は何か
マサは職会の目的は「報告」することだと思っていました。
学校行事などのを概要を資料で伝えて、
資料で説明しにくいは口頭で伝えればといいと考えていました。
しかし、本間校長のお話を聞いた時にこの考えはガラッと変わりました。
横浜創英の職員会議では「報告」のみの場合は
会議ではなく「資料のみの提示」になるようです。
言われてみれば確かにそうだな…と思います。
貴重な時間を割いて集まってるのに、
「資料の読み上げ」だけになっているものは無駄なことこの上ないですよね。
「書いていることを読み上げるだけなら会議開かなくていいじゃん」
今までずっとそう思いながら眠い目をこすって会議に参加していました。
会議の目的は参加することではない。
情報を共有することが目的ならば、
その手段は会議ではなく資料報告でも可能だ。
手段と目的を明確に分類したら
横浜創英みたいに
「職員会議を年間2.3回しか実施しない」
ということが実現できると思います。
これはすごい！うちでもそうしてみたい！
そう思ったマサは本間校長のお話を受けて、
会議が不要になるような資料作りに挑戦してみました！
２ 読みやすい資料とは？
職員会議資料を具体的なものにしようと張り切って挑戦したところ、
「この資料って、一体何が言いたいの？」
と、突っ込まれてしまいました…
そういえば数年前にも頭から突っ込みすぎと言われたな…。
マサの悪いクセかもしれません。
ノリと勢いが強すぎる。
資料に詳細をぶち込み過ぎて、情報量が極端に多くなってしまいました。
文字数が増えた原因として
「教室の位置や講演の内容」
「体調不良生徒の対応」
「ネット回線の不具合対応」など
細かいことまで入れすぎたことです。
起こるかどうかも分からないハプニングに備えて、
あれもこれも資料に入れてしまうと本質を見失ってしまいます。
優先順位の高いものや、発生する事案の確率などを考えて、
「職員が知りたい情報をまとめる」ことが大切だと気付きました。
あれやらこれやら資料に加えてたら、
めちゃくちゃ読みにくくなります。
文字数が多い資料より情報がシンプルにまとまってる資料の方が読みやすいに決まっています。
読む側の立場に立って考えると
「提案者が言いたいこと」よりも
「職員が知らなければならないこと」を重視するべきでした。
木村泰子さんのお言葉を借りれば
「主語は生徒(聞き手)やで」です。
衝動的に突っ込まずにクレバーに突っ込もう。
会議資料を作るときに立てた新たな誓いです。
３ シンプル資料に必要なFAO
改めて職員会議の資料の要約に入ったとある時に疑問を抱きました。
「この項目には質問が出るかもしれない」
今まで実施てきた学校行事の要項を作った時に、
数名の先生から内容に関する質問を受けたことがあります。
資料の文章だけでは全てが伝わる訳では無いので、
質問を受けることは至極普通のことです。
むしろ、当事者意識を持って資料に目を通してくださっているから質問が生まれるのです。
読んでいただいて感謝！
とはいえ、その質問内容を資料に加えていたらキリがありません。
(〇〇の時は□□してください)
こんな文言をあちこちに加えていたらウザいですよね。
ケーストラブルを想定した資料作成ではなく、
質問の内容を加味した文章に変えるようにしました。
例えば「遅刻者や体調不良者などは〇〇教室で実施」など、
幅広く対応できるような文言にしたり、
「試験途中に退出する場合は…」などのレアケースに関しては
文章そのものを削除しました。
発生確率が高い次案を優先すると、かなり資料がシンプルになりました。
提案者が言いたいことより職員が聞きたいことを優先する。
行事全体を俯瞰する担当者の役割について改めて考え直すことができました。
更に、レアケースの対応やこれまでの質問の蓄積を全員で共有する手段として
「ＦＡＱの活用」を発案しました！
これはマサにとってすごい画期的なことでした！
次回はこのＦＡＱの活用についてまとめてみます！
職員会議の資料をみんなが事細かに読んでくれるはず。
これが大きな間違いだと気付きました。
マサ自身も、職会資料を一言一句見逃さずには読めていません。
太字や下線の部分や、係分担の担当のところに意識が偏りがちです。
大切なことは行事の最中に
「資料の〇〇ページに記載しています」と丁寧に伝えたり、
「分からないことがあれば自分までお問い合わせください」
などと、懐を広く持って対応することだと気付きました。
大切なことは「臨機応変に対応すること」です。
文字に全てをぶち込まず、
分かりやすい表現や丁寧な対応を意識しようと思います！
最後まで読んでいただきありがとうございました！
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