仕事を効率的に終わらせる方法 -初級編-

このnoteでは、仕事を効率的に終わらせるための方法について記載しています。とても初歩的な部分について記載しているので、よければ明日からでも試してみてください！

①今日やるべきことは全部メモに書き出す！

会社に到着したら、まずは今日やるべきことを全て書き出してみましょう。ふせんに書き出してもいいですし、PCのメモに箇条書きしても構いません。
大切なのは、今日やるべきことを可視化することです。目に見えるように整理することによって、作業を忘れを防いだり、進捗を簡単に把握することができます。

☆書き出すためのコツ１
やるべきことを書き出すときは、できるだけ細かく、段階を分けて書く！

　例：A社にメールを送る必要があるとき

　悪い書き出し方
　　□A社にメールを送る

　良い書き出し方
　　□A社の担当者のアドレスを調べる
　　□添付ファイルに不備がないか見直しをする
　　□メールの文面作成
　　□先輩に内容を見てもらう
　　□宛先・添付・誤字脱字のチェック

ひとくちにメール送信といっても、実は送信ボタンを押すまでにいくつもの作業が存在していますよね。
時には作業途中に同僚に話しかけられて、「あれ？どこまでやったっけ？」と状況を見失ってしまったり、文面を作り上げて満足し、ファイルの添付を忘れてしまったり･･･。
そんなことが起らないようにするためにも、作業の書き出しはできるだけ細かく行うことをおすすめします。しっかりと段階を踏んで、ミスなく進めていきましょう！

☆書き出すためのコツ２
作業が終わったら、ふせんを捨てたり、メモを線で消したりして、状況を整理する！
未着手の作業と対応済みの作業を区別することで、今後の行動や時間配分を考えることができます。
ひとつひとつの作業の終わりが目に見えてわかるので、達成感もありますね♪モチベーションを上げて、仕事を着実にこなしていきましょう。

②仕事に優先順位をつける！

働いていると、どんどんやるべきことが生まれてきますよね。とっても忙しくて手が回らないときに、上司からの一声でさらに仕事が追加！なんてことも･･･。
このような状況をうまく乗り越えるには、仕事に優先順位をつけることが大切です。優先順位と言っても、何からやればいいのか･･･と悩む場合は、状況や仕事の期限を意識するようにしましょう。

　例：以下の仕事を抱えている場合
　・会議の資料作成
　・問い合わせメールの返信
　・経費の申請
　・説明会への出欠回答

　☆状況や期限を確認してみると･･･
　・会議の資料作成
         →3日後の会議に間に合えば良い
　・問い合わせメールの返信
         →急ぎなのですぐに返信が必要
　・経費の申請
         →今日の13時まで
　・説明会への出欠回答
         →2週間後までに回答すれば良い

この場合は、
①問い合わせメールの返信→②経費の申請→③会議の資料作成→④説明会への出欠回答という順番で進めるのが良いですね。
このように、状況や期限を確認して仕事の優先順位を決めていきましょう。

優先順位を意識して仕事をしていると、上司から急に仕事を振られた際も「この仕事とこの仕事が今日までなので、少しお時間に余裕を頂きたいのですがよろしいですか？」といったように、落ち着いて対処ができます。もしかすると、「そんなに忙しいのなら、誰か別の人に頼んでみるよ」と担当を振り直してくれるかもしれませんね。
緊急性が高い仕事をいくつも持っており、優先順位なんてつけられない！もうどうやっても手が回らない！というときは、もう一人で頑張るのをやめましょう。どうしても手が回らないのであれば、誰か手伝ってくれる人を探すのがベストです。それも難しい場合は上司に仕事の配分について相談するか、転職を視野に入れてしまいましょう。何事も限界はあります。無理は禁物ですよ。

③仕事の手順を記録しておく！

人は忘れる生き物です。一度覚えたと思っても、数ヶ月にもう一度作業をしようとすると、「あれ？これはどうやるんだっけ？」と忘れてしまって困ることがありますよね。
時間を無駄にしないためにも、手順を書き残してマニュアルを作成しておきましょう。完璧なマニュアルとまでは行かなくても、簡易的に作業の流れを書いておくのが良いです。
なお、マニュアルを作成する際は、修正やコピーが簡単にできるよう、デジタル媒体で残しましょう。デジタル媒体なら、ネット環境さえあればどこでも確認が可能ですよね。

マニュアルを作成する際は、写真や図、文章を自由に配置できるパワーポイントがおすすめです。
丁寧に作る時間がない場合は、重要な箇所だけスクリーンショットを貼り付けておいたり、手順を箇条書きにしておくだけでも充分です。

　特にマニュアルを作成すべき業務例
　・まだ慣れていない業務
　・年に数回しかやらない業務
　・たまにしか使わないシステム申請
　・何度も仕様や手順が変わっている作業

マニュアルとして形に残しておけば、手順を忘れてしまっても何度でも見返すことができます。説明資料としても使うことができるため、急に誰かに引き継くことになったり、お手伝いをお願いしたりする際も安心ですね。自分のため、そして周りの人のためにも、仕事の手順はマニュアルに残しておきましょう。

まとめ

仕事を効率的に終わらせるには…
①今日やるべきことは全部メモに書き出す！
②仕事に優先順位をつける！
③仕事の手順を記録しておく！

以上３つのポイント、いかがだったでしょうか？
これらを実践することで、仕事を効率的かつミスなく終わらせることができます。
仕事をすばやく終わらせて、定時退社を目指しましょう！