RubyKaigi 2023 in Matsumoto Hack Space まとめ

2023年5月17日 20:08

2023年5月11日〜13日　長野県松本市　まつもと市民芸術館で開催された「RubyKaigi 2023」にHack Space sponsorとして参加しました。

Hack Space sponsorとは

会場内の一部スペースを丸々装飾して参加者に提供するスポンサーのこと。
弊社は過去にコロナ前に開催されたRubyKaigi 2019 Fukuoka で電源スペースを作ったりしていました。
今回も電源＆くつろぎスペースをご提供させていただきました。
このnoteではブースコンセプトと準備物についてまとめます。

ハックスペースの中身をご紹介！
靴を脱いでくつろげる畳スペースと、テーブルスペースには電源を完備しております！
今日はお天気も良いので外のスペースで青空コーディングもできますよ✨#RubyKaigi2023 #rubykaigi pic.twitter.com/3sUgYPimD6
— Helpfeel Tech (@Helpfeeltech) May 11, 2023

Hack Space 全体コンセプト

今回お借りしたスペースはまつもと市民芸術館4階にあるスタジオ2と外のスペースでした。
当初案から紆余曲折もありましたが概ねこんな感じ。

畳を置く
オープンにコミュニケーションを取れる場所にする
京都本社の会社ということをアピールするため和風な雰囲気にする

みっつしかないじゃんと思うでしょ？私も書きながら思っています。
元々やろうとしていたこと（外スペースにステージを作るとかグランピングドームを置くとか壁側に一面ホワイトボードの壁を建てるとか）が実現不可だったため、絞りに絞られてこのみっつのコンセプトに纏まりました。

各コンセプト背景

>畳を置く
RubyKaigi 2019 Fukuokaで好評だったため、継続しようという話になりました。畳だけだと靴を脱ぎたくない方、正座などが苦手な方が使いづらい可能性も考えてテーブルセットも準備しました。

>オープンにコミュニケーションを取れる場所にする
休憩したり、仕事をしたり、個人で使っていただくことはもちろん、カンファレンスを見て:速:が高まった方達がこの場所を使って野良セッションなどをスタートしてもらえたらいいな、というコンセプトでした。
当日はホワイトボードとプロジェクターを自由に利用できるように準備しました（が、案内などの掲示をしていなかったためあまり利用してもらえず…次回の課題となりました）
実は元々部屋の壁の前に壁を建立して、ひと続きのホワイトボードスペースを作ろうとしていました。
壁を作ると高い、ということを学びました。

>京都本社の会社ということをアピールするため和風な雰囲気にする
ホワイトボード下に京都の風景を表現したパネルを置いたり、のれんやのぼり、メンバーも期間中は法被を着て統一感を出していました。
フルリモートなので社員の居住地はバラバラですが、よく「どこにあるんですか？」と聞かれるのでささやかにアピールをしてみました。

背面に「へるぷふぃ〜る」と書かれた法被姿の女性 — 法被の後ろ姿、とても目立ちます

Hack Space入口にかけられた暖簾 — 入り口の暖簾。家紋風のロゴがかっこいい

ノベルティリスト

・ステッカー類

・おやつ（どら焼き）とお水

どら焼きとペットボトルのお水が並んでいる様子 — プロダクトキャラクターの焼印つきどら焼きと持ち運びに便利な350mlのペットボトルのお水

・それもまたUIだね
YAPCでもらえなかったので、と貰いにきてくれた人もいてとてもハッピーです。

それもまたUIだね。という冊子と会社の紹介チラシが並んでいる様子 — それもまたUIだね。の冊子とチラシ

もらっていただいた皆様ありがとうございました。

発注先リスト

今回諸々の搬入等を依頼した業者さんはこちら
・畳レンタル　株式会社インテック左右田（https://kk-souda.jp/ ）
・備品レンタル　株式会社イベント21（https://event21.co.jp/ ）
・イラスト入りどら焼き　世田谷文の菓（https://www.fuminoka.jp/ ）
・デザインラベルお水　プリントアース（https://www.inkart.jp/ ）
・法被　株式会社バンテック（https://www.e-happi.net/about.html ）
・座布団＆カバー　菅波ふとん店（https://suganamifuton.jp/ ）
スペースを作ることがありましたらぜひご参考にしてください。

今回のやらかし
・開催前からハックスペースがあることをもっと告知しておくべきだった（存在を知らずに期間を終えた参加者もいらっしゃるのでは）
・テーブルクロスを忘れた
・プロジェクターやホワイトボードの活用を促す仕掛けがなかった
・スペースの感想を書いてもらう付箋などを準備していたが通り道に設置していたので声掛けが難しかった
・撤収時のフローをまとめておこうと思っていたのにすっかり忘れてメンバーにフォローしてもらった

次回への健忘項目
・会場の動線をチェックしておく（会場入り口〜受付あたりから全て）
・事前に情報を小出しにする（スペースがあるよ、こういう準備をしているよ、ここでやるよ、この時間で空いているよ、など）
・荷物はできるだけ一度で準備をする（複数回に分けて荷物を入れたり出したりした結果テーブルクロスを忘れたので）
・荷物返送用伝票に使う住所ハンコを持っていく

終わりに

今回はHack Spaceというちょっと変わった形でスポンサーとして関わらせていただきました。運営のsora_hさんやPeak1の皆様に助けていただきながら無事完走することが出来ました。
社内でもデザイナーやエンジニア、マーケメンバーなどたくさんのメンバーに協力いただき、素敵な制作物を準備することが出来ました。
本当にありがとうございました。

会社としては2回目となるHack Space Sponsorでしたが、私が関わる企画としては過去一番大きく難しいものでした。
RubyKaigiという国際的で参加者数も多い場で、空間を丸々装飾、提供できた経験は、きっと今後にもつながるでしょう。

ということで今回の取り組み内容をnoteにまとめるとともにScrapboxにしっかり情報を残しておこうと思います！やっぱりScrapboxって最高だな！
スポンサーとして出展する機会の多い企業様にはぜひ導入いただきたいですね！（急な宣伝）