2024年1月からの「電子帳簿保存法」すべての事業者が最低限やるべきこととは？
最近、テレビやネットのCMで
「電子帳簿保存法」
について、見ない日はありません。
「メールで来た請求書を
紙に打ち出してファイルした、アウト～！！」
というアレです。
2024年１月から
「（令和５年度改正）電子帳簿保存法」のうち
「電子取引データ保存」が義務化されます。
これは、
大企業に限らず
ひとり会社や個人事業者を含む
すべての事業者に関係します。
とはいえ
最低限やらなければいけないのは
メールなど
電子でやり取りした請求書などは
データのまま保存する
ということです。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、税金に関する書類をデータで保存するためのルールであり、
電子帳簿保存
スキャナ保存
電子取引データ保存
の３つに分かれます。
このうち
すべての事業者に関係するのは
3.電子取引データ保存のみ。
以下、電子取引データ保存についてお伝えします。
電子取引データとは？
紙ではなく電子データでやり取りした
「領収書」「請求書」「注文書」「契約書」「見積書」などを
「電子取引データ」といいます。
受け取った場合、送った場合のどちらも対象です。
電子メールでやり取りしたデータだけでなく
ECサイトやアプリなどで発行される
領収書や請求書なども含まれます。
電子取引データの保存方法４つの要件
電子取引データの保存方法は、
ディスプレイをつける
操作手順書をつける
データを検索できるようにする
データを改ざんできないようにする
の４つの要件があります。
システムで対応できれば
それに越したことはありませんが、
小規模な事業者では難しいでしょう。
そこで、
データ検索要件を満たすには、
「取引日」「取引先」「金額」を
電子取引データのファイル名に直接つける
電子取引データに連番をつけ、Excelで索引簿を作って紐づける
といった方法があります。
また、改ざん防止には、社内ルールを設ければOKです。
国税庁からフォーム（法人、個人）が出ているので
これを適宜変えて作ります。
4つの要件を満たさなくてもいい場合はある？
電子取引データの保存は、4つの要件をすべて満たすのが原則です。
しかし、次の例外があります。
① データ検索要件が不要な場合
税務調査の際、電子取引データをダウンロードできる状態であり、
2年前の売上高が5,000万円以下
または
電子取引データをプリントアウトした書面を取引日、取引先ごとに整理して提出できる
② すべての要件が不要な場合（猶予措置）
「相当な理由」があると税務署長が認める場合（事前申請不要）
かつ
税務調査の際、電子取引データをダウンロードでき、かつプリントアウトした書面を提出できる
「相当な理由」とは、
お金がない
人手が足りない
システム整備が間に合わない
など、幅広く認められます。
したがって
2024年1月からの電子取引データ保存で
最低限やるべきは、
電子取引データは消さずに
データのまま保存すること。
これさえ守ればとりあえずOK。
あとは、
プリントアウトした書面を
提出できるようにしておきましょう。
CMなどで毎日煽っていますが、
焦らなくて大丈夫。
冷静に対応しましょう。
データ検索要件など
もう少し詳しく知りたい、という方は、
ブログの記事をご覧ください。
https://www.homma-tax.com/data-storage-method/