ピラミッド構造を解説してみた
日本語って難しいですよね。家族や友達でも「何言ってんのかわかんない！」と言われるのに、仕事なんて元々「分かり合えない者同士」。だって他人だもん。でも報連相をちゃんとしろ！と言われたり。でも説明しても聞いているのか分かんないような顔をしてるじゃーん。明らかにわかってないじゃーん。これは誰のせい？私ですか？私のせいにしたいですよね。だって部下だもん。
じゃあこっちも頑張ってみようじゃないの。
ということで、人に伝える方法をまとめてみました。まずはピラミッド構造から！古代エジプトから続く伝統的な技法かどうかはわかりません。
人と話すってなに
結論ファースト
メッセージをはっきりさせよう
いくつかの理由も言おう
具体例や事例もあればもっとよし
人と話すってなに
人と話すときなにかんがえていますか ?
もちろん話す内容ですよね。話す相手はあなたといつも一緒にいる人ですか？生まれるときから離れることなく一緒にいた人ですか？そんな人と話しているあなたはこの後は読まなくて大丈夫です。なんの心配もいりません。
少しでも離れていた時期があった人と話すときには、少しだけ意識したほうがいいことがあります。人と話すことは相手の頭の中に絵をかいてあげることです。イメージの共有ってやつですね。相手の頭の中に直接、絵をかければいいのですが、そんなことはできません。相手に自分で頭の中に書いてもらうのです。
そこで難しいのが同じイメージを持つこと。例えば「夕日」といっても「海に沈む夕日」を思い浮かべる人もいれば「山に浮かぶ夕日」を思い浮かべる人もいますよね。仕事で「To Doリスト」つくれ！と言われたら、何を思い浮かべますか？箇条書きのやることリスト？それとも、いつまでにあれとこれをやる！みたいなスケジュールもついたリスト？そうですね。言った方と言われた方で絵が違うんです。友達だったら「育った環境でイメージは違う」と言えるし、仕事では「叩き込まれた環境でイメージは違う」んですね。
ここでは仕事で役立つ考え方について解説してみましょう。
結論ファースト
仕事は昔と違って、みんな早く帰りたいんです。早く終わらせたいんです。報告を聞く上司は聞いた後に判断もしなきゃいけないんです。たぶん。結論を先に話すことは時間短縮になります。かっこよく言うとビジネスは時間が命ですよね。偉い人ほど結論を先に話してあげましょう。特に報告・連絡・相談では結論が前の方が喜ばれます。強面の上司も心の中では喜びの涙を流しています。でも演技で見せないだけです。上司にやさしくなれるかもしれませんね。
もちろん結論を後にしてもいい場合もあります。それは自分が主役でみんなが聞きにくる場合や聞き手が暇な場合です。特に聞き手が暇なときは終了時間に近くなったら結論を言いましょう。相手は満足して帰るはずです。でも、あなたの時間は失われていきます。
メッセージをはっきりさせよう
まずは使えるフレーズをご紹介。
「結論から言うと～」「一言でいうと～」「ご質問に答えるなら～」
これを最初に言うだけで効果があります。
どんな効果か、2つお伝えします。
まずは
相手に「これから結論を言いますよ」と伝えられる
みなさんの誤解は相手は常に真剣に聞いてくれているということかもしれません。でも、友人から相談事を受けたときを思い出してください。一字一句聞き逃すまいと聞いている人はいますか？スタバで相談を受けたとしましょう。つい目に入ってくるMacのノートPCの台数を数えちゃったり、季節限定のやつおいしいのかなあとつい思っちゃったりしませんか？上司もたいていそんなもんです。なので、親切に「これから結論言いますよ！」と宣言してあげましょう。
つぎは
自分が忘れないため
みなさん話していて、「あれ？何が言いたかったんだっけ？」ということはありませんか？それは歳のせいでもなんでもありません。人間そんなもんです。結論を先に言わないと、せっかくの素晴らしいアイデアもイノベーションも世の中が変わるよな一言も、「あ、言い忘れちゃった、また今度でいいっか」になりかねません。素晴らしい結論はもったいぶらないで先に吐き出してしまいましょう。もったいぶるのは、自分が講演で儲けるときか、暇な人を相手に空いているときにしましょう。
結論言ったらだらだら話していいの？←もちろんダメです。
結論を話したら次に大事なことは何でしょうか。それは理由を話すことです。理由とか根拠を話さないと、単なる「思いつき」になってしまいます。ちゃんと理由や根拠を話してあげましょう。そうすれば上司もその上の上司にさも、自分が考えたアイデアのように話をしてくれる可能性が高いです。理由や根拠を話すときはどの項目で比べているのかをはっきりさせましょう。比較対象を同じにしてあげましょう。ノートPCの強度について話しているときに「人間界ではそうかもしれないっすけど、ゾウの世界では踏まれて終わりっすね。」といったところで上司はゾウに踏まれても壊れないノートPCにGOサインは出してくれません。でも落下に対する耐久性の話だったら、「50センチの高さから落とした場合、材質面での比較なら〇〇」これなら、上司も検討の価値があるでしょう。大事なのは「面」という言葉。これが切り口をそろえる大事な言葉です。ほかにも制度面とか品質面とか麺の面とかいろいろありますね。
そして根拠や理由を説明すると「あなたはどう思う？」と聞かれます。この時に「丸投げすんじゃねえ！」と思わずに、きちんと自分の考えを述べましょう。それが「問い」にこたえる、ということです。ノートPCの材質について話をして、上司から「じゃあ、きみならコストも考えた場合、どう考える？」と言われたときに「いや～カーボンの鈍い艶が最高っすね」と答えても上司の問いに答えていないばかりか、「俺の話をきいてねえな！」と思われるだけです。自分の言いたいことではなく、相手の聞きたいことに対し、しっかりと話しましょう。これをニーズファーストと言います。日本人はこれが苦手です。恋人に低いトーンで「来週会わない？」と言われて、もやもや過ごした挙句に「こんな服買っちゃった？似合うとほめてくれるか不安で」と言われてもかわいいと思えるのは1年もないです。ビジネスだと秒で持たないです。なので、どういう答えを求めているか？と思ったら、「ご質問の意図は何ですか？」とききましょう。相手のニーズに合わない答えをするよりかは数万倍よいことです。
このほかにもビジネスでは３Cとか４PとかFIVE FORCESとかいろいろありますが、これは根拠や理由をはっきりさせるためのツールです。その話はもっと勉強したら書きます。
いくつかの理由も言おう
理由を話すのも一つに絞るよりも、いくつかを話したほうが良い場合が多いです。ひとつだと、「それ、たまたまじゃね～の？」と思われてしまうからですね。そして理由を話すときも「理由が3つあります！」と宣言しましょう。聞くほうが心の準備ができるからです。さらに３つあります！と言われると人は３つ聞きたくなっちゃいます。試しに3つの理由があるのに2つでやめて立ち去ろうとしてみましょう。相手は「最後の一つをくれ～」というはずです。Youtubeの人気コンテンツもこの手法をとっています。「人を見抜く8つの方法を教えます」とかいうのがよくありますよね。覚えきれるわけないのですが、つい最後まで見てしまいます。そして、見て満足しちゃいます。
いくつかの理由と言いましたが、2つ以上あればいいです。好きな食べ物の好きな理由を10秒以内に3つお答えください！と言われてもすぐに出てこないですよね。2つくらいまではなんとか言えるんですがという人がほとんどではないでしょうか。そんな感じで気楽にいった方がいいです。3つ目を苦行のように考えるくらいなら他のことを考えましょう。
最後に終わりに「以上により」とかつけると上司はほっとします。上司の心臓の鼓動も収まるはずです。上司を助けると思って行ってあげましょう。
具体例や事例もあればもっとよし
具体例や事例は最初に書いた「相手が頭の中に自分で絵を描く」のを助けます。なので、相手の頭にイメージがきちんと思い描けるような具体例をえらびましょう。意外と共通認識や共通理解があるものって少ないです。東京ドーム〇個分というのも「でかい！」という共通認識のために使っています。ちなみに東京ドームは46,755㎡（約14,168坪）だそうです。畳に直すと7,084枚です。よくわかんないですね。タケコプターのスピードは時速80km、パーマンは時速119㎞です。これもよくわかんないですね。
東京ドームでさえ、厳密にいうとよくわからないですね。なので、努力してストックしていくしか方法はなさそうです。学校の行事とか、料理とか、アニメとか、みなが知っていそうなもので表現できるように私もがんばります！
そして、もう一つ、具体例を用いると良いのは、難しい話を簡単に伝えられるということです。相手の頭の中に絵や映像を思い浮かべられるのでそりゃそうだという話ですね。
一歩進んで、難しい話を簡単に伝える方法は事例を紹介するのと比喩をうまく使うことです。事例はわかりやすいと思いますが、比喩はなんだ？という疑問をお持ちだと思います。比喩は説明しているものと同じ構造を持つものです。相手の職業や趣味などと同じものだと相手にイメージしやすいですね。あなたはどのタイプですか？リーダーですか？自由なタイプですか？と聞かれたときに、リーダーなら城島茂さんとか思い浮かべるかもしれません。これもお互いが知っているネタをストックする必要があります。「～みたいな〇〇」とか思いながら生きてみましょう。ケンコバさんが得意ですよね。
具体例や事例やデータは見つかるんだけど、それをどう表現していいかわからない！というひとも多いですよね。〇〇面のことも書きましたが、具体例や事例やデータから共通するのを探す方法もあります。それは「目次を書くように考える」ということです。この例とデータに共通することは何だろう。タケコプターとパーマンのスピードに共通するのは、高速道路の制限速度！みたいなことです。話の抽象度を上げてその粒をそろえるのが大事です。その検証はどうやりましょうか。それには「それはなぜ？」「だからなに？」を使う方法です。
「芸能人のAさんとBさんは付き合っているに違いない！」「それはなぜ？」「だって一緒にマンションに入っていくところ3回も見たし、朝、一緒に出てくるところも3回みた」これが「それはなぜ。」
「芸能人のAさんとBさんが同じマンションに入っていくのを3回も見た」「朝、一緒に出掛けるのも3回見た」「手もつないでた」「だからなに？」「きっと能人のAさんとBさんは付き合っているに違いない！」
こんなことですね。きっと。
以上、ながながと書いてきました。なんと！ピラミッド構造という言葉はタイトルにしか出てきませんでした。これを読んだ皆さんがピラミッド構造をイメージして図にしてみて、あっていれば私の説明が正しかったかも？ということです。全然違ったら私の力不足です。