オンラインの社内イベントをフルリモートで開催する時にやってることまとめ

サイボウズでは現在、在宅勤務が中心となっているので、社内イベントをやるときもフルリモート＋オンライン開催です。
何度かこの形態での社内イベントを開催し、これをやったらいいなというのが分かってみたのでまとめてみました。他社がどうやってるのか知りたい…！

前提

- 対象は社内
- イベント運営、登壇者、参加者は全員在宅勤務を想定
- Zoomを使用

運営チームで役割決め

- 司会進行
- 相槌
 - これがいないと登壇者が虚無に向かって喋るみたいになって辛い
- Zoomのスタンプ掃除職人
- 実況スレ盛り上げ職人

あるなら使う

- ヘッドセット
 - ちなみにサイボウズは希望すると支給してもらえる
 - 環境音が入ると思ってるよりストレスになる
  - 車の通る音、キータッチ音、まわりのちょっとした音など

社内イベントの時間設定

- 参加者が多いミーティングとずらず（スプリントレビューとか）
- 0分ちょうどにしない
 - 例）14:00 開始じゃなくて 14:05 開始する
 - 14:00開始だと最初に喋る人のときに人の集まりが悪くて悲しくなる
 - 1時間イベントなら最後10分はバッファにしておく
 - 次のミーティングやトイレ休憩などの時間を考慮する
- 1時間以上のイベントなら休憩を入れる

事前にやる

- 運営、登壇者で回線や音声テスト

イベント用のZoom設定

- 「ホストより前の参加を有効にする」に✓
- 参加者は「ビデオオフ」
- エントリー時に「参加者をミュート」に✓
- 登壇者がOKならクラウド録画✓
- 代替ホストをチームメンバーに設定
 - 自分の回線が死んだときにイベント進行を引き継いでもらう
 - スタンプ掃除権限もこれで渡せる

 実況スレ立て

※サイボウズには社内イベント時にkintone上で実況スレを立てて、実況する（イベントでの感想や質問などを自由に書く）文化があります
 - 実況スレ本文に書いておくこと
   - 出入り自由のイベントかどうか
   - Zoomで画面共有されるスライドにスタンプ歓迎かどうか
   - ZoomURLと設定の記載（ビデオオフ、参加時ミュートになってるから安心して）
   - 通信環境や映したくないって人はもちろんそれで大丈夫だよ
   - ビデオオンにしてくれるとスピーカーが話しやすいので良かったらオンにしてくれると嬉しい
   - 登壇者以外マイクオンでもいいけど、環境音が激しいときはこっちで適当にミュートにするよ、そのときはごめん！
   - イベントタイムテーブル
   - 相槌役は◯◯さん、なのでマイクオンになってるよ

直前

- 早めにZoomに入った人のために、Zoomに待機スライドを表示（下記みたいなの）

- Keynoteの「再生」だとポインタがなくなって操作しにくいので注意
- 始まるまではフリーの音源で楽しげなBGMかける
 - Zoomでの画面共有の時に「Share computer sound」のチェック入れるとPCから直接音流せる

本番

- 司会進行相槌役は登壇者や質問者の名前を呼ぶとき、「本部名＋フルネーム」にする
- ちょっとうざいくらい表情豊かにしておく
- 相槌はうざくならない程度にする
- Zoomのスタンプ掃除はスライドが切り替わるタイミングくらいで掃除

締め

- 終わる直前に「よかったらイベントの良かったところ、改善点など書いてってね！」と意見箱的なアプリのURLを貼っておく
- 終わるときははっきり「終わる」と言う
- イベント後に時間があれば、登壇者が発散できるようにふりかえりタイムを用意する（特に緊張したメンバーもケアもできる）

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在宅勤務で偶発的な交流が減ったり、自分のチーム以外でのコミュニケーションが減ってきたなぁと思っているので、こういうときだから、ほっとできる時間を作れないかなーと模索している昨今です。がんばるぞい！