学校の手紙の電子配布ー意外と紙が好きな人が多かった

今日は学校の手紙の電子化について自分にとっては意外なことや気づきがあったので少し書いてみます。

学校のお手紙の電子配布開始！

もう去年のことになりますが、コロナ禍で進んだICT活用の一環として保護者や区議など色々な方の後押しもあって学校の手紙が原則としてClassroomで配信されるようになりました。
PTAの手紙も電子配布出来るようになると、全世帯分の印刷代も浮き、配布の仕事もずいぶんと楽になりました。
もちろんまだまだ紙で配布される手紙やチラシはたくさんあるのですが、5年前は考えることも難しかったことが意外とあっさりできたのは全生徒へのタブレット配布が行われていたからだと思います。
（希望する親には紙での配布も行うことになっています）

Classroomの手紙を意外と見ていない？

数か月すると保護者と話していて気になることが出てきました。全面的に電子化されたPTAの手紙の内容を認識していない人が以前よりず増えたのです。
人によっては「私Classroomを自分のスマフォに入れていないから手紙見れない」とか「Classroomに配信された手紙は基本的に見ていない」と言った人もいて、タブレット以外の方法でClassroomにアクセスしていない人も意外といたのです。子供のランドセルよりClassroomの方がずっとブラックホールになっている世帯が意外といたのです。

学校側も導入後の事後アンケートを取ってみても3割くらいの保護者は「紙の手紙がよかった」のような声があり、そこまで言わなくても「紙でほしい手紙もある」と言うものも含めると半数近く否定的な声があった気がします。

こういう話をするとIT関係の人間などは「保護者のITリテラシーの低さが嘆かわしい」とか顔を真っ赤にして怒る人も出てきそうですが、自分も話を聞いていて分からなくもないな、と思いました。
現在の手紙配信方法だと二つの大きな課題があると思っています。

課題１　Classroomでは手紙を見にくい

はじめに手紙が電子化された時に私はお手紙をスキャンしてスマフォで管理するようなアプリを使うのを止めようかと思っていましたが、結局今でも使っています。
簡単に言うと、Classroomは1年間のうち何度も参照するようなお手紙を管理するのが決定的に不便なのです。

Classroomに足りない機能

• 全文検索が利用できない

• 自分で管理する機能がない
  繰り返し見る手紙をお気に入りに入れたり、手紙のタイトルが分かりにくい場合にコメントを入れたり、タグ付けするような機能がないと過去の手紙を探すのが難しいです。

• いちいちPDFを開かないと中身が分からない
  （テキスト分だけで手紙を配布するようなことはお願いすれば出来るのですが、テキストだけなのである程度フォーマットがあるものはPDF化して配布を依頼せざるを得ない）

• 共有用のリンクが生成できない
  （学校側のメールでも「ｘｘ月ｘｘ日のClassroomの手紙を参照してください」のような言い方で指示を出すしかない）

• 手紙が「保護者向け」と「クラス向け」に分散する
  これは運用の問題の気がするのですが、学年全体・学校全体の向けは保護者向けに配信されるのですが、クラス通信などはクラス向けのところに配信されます。なので検索機能もないのでどちらか分からないときは両方を探す必要があります。

上記の前提だとClassroomに送られた手紙は最近送られてきた手紙数通を探して参照する、くらいの使い方しか出来ません。
なので、未だに私はよく参照する手紙は結局手紙管理アプリに読み込ませてそちらから参照するようにしています。正直に言って紙の手紙より手間がかかっています。

PTAからのお知らせを一部公式LINEアカウントで送ることもありますが、LINEで送られてきた手紙についてここまで見にくいと思ったことはないので特にClassroomがこの点に関しては使いにくいと感じます。

課題２　子供が日常的に見る手紙は印刷が必要

前述したClassroomで手紙を見ない保護者、と言うのは一旦置いておくとしてスマフォである程度手紙を見ている保護者もお手紙によっては紙に出力したりしています。
これはどういうことかと言うと、たとえ保護者がスマフォで手紙を見れたとして子供はスマフォを持っていない、と言うことです。子供の場合はいちいちタブレットを開いてClassroomを起動してから手紙を見ないといけない、となると手紙をちゃんとみない忘れ物も増えてしまいます。

この辺の課題に行き着くと、どこの家も「冷蔵庫に貼らないといけないような手紙はやっぱり紙が便利」と言うことでそういう手紙はやっぱり印刷しているのです。
これってリテラシー低いのですかね。。私はとても合理的な選択だと思うのですが。。

正解は分からないけど・・・

そういうわけで手紙の電子配布はひょっとしたら「一部の手紙は紙配布」とか少し揺り戻しもあるのではないかと個人的には感じています。

もし絶対に電子化を貫くべきだとしたらどういうアプローチがあるのでしょうか。私が思いつくのは以下のようなアプローチですが、意外とハードル高い気がします。

• 中学生くらいであれば、生徒もスマフォを前提にして、手紙をClassroomを見れるようにするべき？ → スマフォ利用も増えているけど実質必須に近い状態にするのはやりすぎの気がする

• 素直にClassroomでなくGoogle Driveで共有してほしい
  ※ 学校アカウントと一般アカウント間の共有の壁があって今は難しい

• Classroomの手紙管理機能をもう少し充実してもらう
  → Google側の改修が必要

「学校の手紙を電子化したけど意外と紙がいいという人多いよね」と言う話を聞くと人によっては「新しいテクノロジーを受けれない親世代が・・・」と言う話にすぐに結びつけてしまう人もいるかと思いますが、お手紙の電子化はもう少しじっくり考えるべき課題がある気がします。

個人的にはこの点についてはClassroomがもう少し便利になってほしいな、と思っています。Teamsや他のプラットフォームで手紙を配信されているところのお話も聞いてみたいです。