Notionのタスク管理で「余剰」を設けてみたよ♪

おはようございます！
金井です！

今回はタスク管理をする中で出てきたボトルネックを「タスク管理に余剰を設けて解消してみた」というお話です。

タスク管理で扱う「タスク」2種類

タスク管理で追う「タスク」には大きく分けて２つあると考えています。

1. 自分で計画したタスク。自分起票のタスク。

2. 意図していなかったタスク。他者起票のタスク。

１は個人目標やチームでの取組の中で自分が実務者になっているタスクですね。
２は偶発的に生まれたもの、他者から依頼されたものです。
弊社の場合はサイト表示のエラー修正やプロジェクトで自分が実務者になっているタスクですね。

タスクを「管理」するなら、この１，２でまとめていくのがキレイで、わかりやすくて、追跡しやすいのでこうあるべきなんじゃないかと思います。あるべき形というか。。

でも、実はもう１つタスクが発生する起源があるんです。
１，２だけだとこの「もう１つ」が起こしづらいということに気づいたので
今回はこの「もう１つ」を起票しやすい枠をつくったというお話です。

第３のタスク

この「もう１つ」は何か？
それは「思いついちゃった！」タスクです。

…なにそれって感じですよね？
１に入るんじゃないの？って。。

仰る通り最終的には１、もしくは２に入ります。

が、１，２は目的や目標、案件や顧客のように明確に紐づく「親」がいるんです。

思いついちゃったタスクが入れられないと・・？

「思いついちゃった！」段階ではこの「親」が何にあたるのかわからない
↓
適切に書けないから起こさない
↓
せっかく思いついたのに忘れちゃう/やらない/また同じ「思いついちゃった！」が出ててきても書けないの繰り返し

「思いついたことを気軽に書けない」のは
「タスク管理」ではなく「タスク」管理として
かなりのマイナスだなーと思い余剰を設けてみました。
具体的には下図のような構成です。

• 黒枠｜余剰を書き込む場。「思いついちゃった！」タスク

• 赤枠｜１。自分だけで完結するタスク。自分が計画したタスク。

• 緑枠｜２。他者起票のタスク。完遂に向けて他者が絡むタスク。

1. 思いついたものはとりあえず黒枠の中に入れます。

2. 「MEMBER」の枠は起票者/実務になってもらいたい人のいずれかを入れます。

3. 黒枠の下の段で「Haveto/Wish」を選択します。

4. Haveto｜やるべきこと。Must。

5. Wish｜やったほうがいいこと。Better。

6. 黒枠の内「Haveto」のタグが付いたものは、右側の赤枠か緑枠を選んで

7. 黒枠→赤枠or緑枠にドラッグアンドドロップします。

この図ではドラッグアンドドロップした時点で「完了日」は決まるので
あとは進捗や共同でタスクを進めてくれる人、関連する情報（案件、顧客、社内取組）に紐づければ
１，２いずれかのタスクになる。「タスク管理」下の「タスク」にコンバート完了です。

余剰タスク試してみてね！

• 良い案を思いついたけど適切な場所、タグがつけられないから書けない

• 書けないから忘れちゃう。会社を、チームを前進させるタスクが溜まらない。

• リスク回避のタスクしか蓄積されない。

こんなお悩みを抱えていらっしゃるかた、ぜひ一度お試しください！