IT项目的成本管理以及间接费和直接费的详解

文章内容

本文讲解了IT项目的原价管理方法。主要包括：直接费和间接费的收集与分配，原价管理的重要性，以及妥当的原价管理需要去做什么。

什么是原价管理？

原价管理，一般可以理解为确立如何管理成本的计算方式，主要有以下四个步骤。

1. 设定标准原价

2. 收集实际发生的原价支出，计算实际原价

3. 将标准原价和实际原价进行对比，分析差额原因

4. 将分析结果汇报给管理层，采取提高原价效率的措施

这里的原价管理的基础数值来自于步骤2的原价计算，原价包括制造东西或者提供服务的过程中消耗的必要原材料或者劳动力等。实际的原价计算根据目的和生产类别有两种计算方法。比如对于大规模生产的商品一般使用的是「综合原价计算」，但是对于个别订制的商品或者服务一般使用的是「个别原价计算」。在此之上，是使用标准原价计算还是使用实际原价计算也有区别，因此原价计算有四种计算方式的组合。
一般情况下IT项目的原价计算大多是以「实际原价」为基础的「个别原价计算」，也被称为「项目个别原价计算」。

IT项目的原价管理以及间接费和直接费如何计算

接下来具体讲解IT项目的原价管理，在进行个别项目的原价计算的时候，我们把费用分成「直接费」和「间接费」，一般情况下按照以下来划分。

IT项目的主要直接费和间接费划分

直接费

• 人工费（直接参与项目成员的工资）

• 外包委托费

• 直接经费（直接参与项目成员的交通费、通信费、电子设备费等）

间接费

• 间接人工费（研修费、奖金、福利厚生费、间接参与项目成员的人工费等）

• 共通费（开发部门全体发生的共通费用，如水电费、场地租金）

IT项目的直接费和间接费的计算

当一项费用发生的时候，应当首先判断该费用是属于直接费还是间接费，进行分类。直接费的话，直接与具体的项目挂钩。间接费的话，先全部记上，按照最贴切实际的分配基准，分配给每个项目。具体计算方法，可以参照最后的应用案例。

什么是妥当的原价管理？

妥当的原价管理，至少应该思考以下三个问题。

• 进行原价差异分析，明确标准原价和实际原价的差异原因。本文只讲述了实际原价的计算，但是在实际情况里企业需要对自己的生产有预估，有自己的标准原价，当计算出来的实际原价与当初自己的预估产生差异时，要明确其中的原因。

• 算出损益分歧点。如果不能正确地原价计算，也就无法得出可靠的损益分歧点，确保IT项目的盈利。「削减外包委托费」「削减电子设备或者硬件调配费用」这些降低成本的策略也正是因为有了损益分歧点才能够针对性地具体实施。

• 进行费用预估。在人工费的高涨，硬件软件的价格变动等各种环境变化情况下，进行费用的预估，随时把握好未来的原价管理。

像以上的原价计算和原价管理，很多都使用Excel的表格计算，简单的情况基本上表格计算可以应付，但是间接费的分配和成员的劳动是属于人工费还是属于外包委托费的类似判断很多的情况下，管理就会变得很复杂。其次IT项目在短时间内发生成员的变动这种事情也不少见，用单纯的Excel表格计算来收集数据或者分析也会有界限。
这个时候需要运用优良的项目管理工具。在项目管理工具里，可以根据项目登录原价预算和实际发生的原价费用，因为可以个别管理，所以能够轻松地分析差异。另外，即使面对比较复杂的间接费，因为登录的各种费用内容详细，也可以获得更为精确的结果。

常见疑问与实际案例

公司役员参与项目的费用应当如何归类？

首先判断役员在这个项目中是什么性质的参与，如果是直接参与该项目，那么应当将在该项目中付给役员的报酬记作直接费。相反，如果役员是间接参与，那么相关费用记为间接费用，再按照贴切的分配基准（比如项目投入费用，而不是役员在每个项目中所花费的时间）进行按比分配。

直接参与项目的新人费用应当如何分配？

新人刚刚进入公司，直接被分配再该项目工作，前半年对新人实行研修，后半年开始新人参与项目，费用应该怎么划分？
首先，无论新人是不是直接参与该项目，研修费用一般都归为间接费。（优先判断费用的性质）当新人结束研修开始直接参与项目之后，其人工费都归为直接费。

费用的直接间接优先关系以及计算顺序的整理

在具体计算的时候，必须明确计算顺序以及保持清晰的思路。当一项费用发生的时候，我们就应该首先判断该费用是属于直接费还是间接费，直接费的话需要与具体的项目挂钩，间接费的话先一并全部记上。
全部记上的间接费根据性质按照使用面积，消耗人力或资源等分配基准（使用哪种分配基准没有明确规定，但是尽量使用最贴切实际生产情况的分配基准）对具体项目进行按比分配，最后和直接费相加，得出原价费用。

应用案例

为了更加了解IT项目的原价计算过程，下面举一个简单的例子。

应用案例

• 某公司现在有2个IT项目A和B，共有2名役员甲和乙，5名新人参与。

• 其中役员甲带领5名新人直接参与两个项目，而役员乙只是参加进展会议，并不直接干涉项目。

• 5名新人先参加了研修，之后开始直接参与两个项目。

• 企业规定间接费用的AB项目分配比为7：3。

首先需要做的就是判断各个费用是直接费还是间接费。费用的划分如下图所示。

费用划分

• 役员甲因为直接参与项目，属于直接费。项目A的费用为300（500 ✖ 60%），项目B为200（500 ✖ 40%）。

• 役员乙因为不直接干预项目，因此薪酬的500属于间接费。按照企业规定的分配基准7：3来分配。

• 研修费用2,000属于间接费。按照企业规定的分配基准7：3来分配。

• 5名新人因为直接参与项目，因此薪酬属于直接费，项目A的费用为700（1,000 ✖ 70%），项目B为300（1,000 ✖ 30%）。

• 其他间接费用（电费和场地租金）合计700。按照企业规定的分配基准7：3来分配。

由此可得
A项目的直接费 = 300（役员甲报酬）+ 700（新人报酬）= 1,000
B项目的直接费 = 200（役员甲报酬）+ 300（新人报酬）= 500

间接费 = 500（役员乙报酬）+ 2,000（研修费用 ）+ 1,000（电费和场地租金）= 3,500
因为项目A和项目B的间接费按比为7：3
A项目的间接费 = 3,500 ✖ 0.7 = 2,450
B项目的间接费 = 3,500 ✖ 0.3 = 1,050

最终我们可以得到A和B分别的原价
A项目 = 直接费1,000 + 间接费2,450 = 3,450
B项目 = 直接费500 + 间接费1,050 = 1,550