94.必要不急なものにどれだけ注力できるか

私の最近の命題です。

よく聞く話ですが、仕事は「必要至急」「必要不急」「不必要至急」「「不必要不急」なものに大別できます。

どの象限にある話か

必要至急は日々の通常業務や、アクシデントに対する処置などが当たります。

不必要至急とは、必要ではない電話が目の前で鳴っている、必要でないサービスの営業マンが受付に来ているなどを指します（もちろん、必要かどうかは個人の判断です）。

不必要不急とはもはや考える必要もないことです。建てたばかりの新築建物の敷地に次何を立てるのかといったことをすぐ考えることなどがこれに当たるでしょう（当然、仮設建物など戦略的に次の計画をすぐ考える必要がある場合のものは除きます）。

そして必要不急こそが私が考える最重要ポイントである、”ゆくゆくは考えなければならないが、それがなくても今日・明日困るわけではないもの”です。

必要不急なものは考えだしたらきりがありません。

最も必要なのは必要至急、重要なのは必要不急

どの会社、組織、はたまた国家レベルでも、膨大な数の必要不急を抱えており、後回しにし続けた結果、課題が潜在から顕在になってしまい手遅れになるというのはよくある話だと思います。

今私の立ち回り上、この「必要不急」なものに注力しています。

それが私だからこそできる視点と能力だと思っているからです。

しかし先ほども述べた通り、必要不急なものは膨大にあります。

残念ながら私の体は1つしかないため、優先順位をつけてそれぞれ対処する時間と思考を確保していますが、はっきり言って全く足りません。

なぜなら、優先順位が3番目、4番目、5番目のものも、1番目、2番目の方が優先であるだけで、非常に重要な必要事項だからです。

その中でどうすればいいか。答えは出ていませんが、体が1つしかないうちは優先順位と期限を決めて、各個解決していくしかないと思っています。

しかし他の手段として、体を増やすというのもあると思います。

人を雇う、アシスタントを付けるといった物理的な話もありますが、既にいる人間に声をかけて共同で行うことも手段として可能です。

決めてしまえばあとは作業だけ

なぜこの方法がとれるかというと、頭を使うのは基本的に方針を決める時とアクシデントが発生したときだけで、それが決まってしまえばそこから先は誰でもできる作業だからです。

しかし、その作業量が膨大になるわけです。

それを自分1人で処理できるのであればいいのですが、できないのであれば何かの助けを借りる手立てを考えるべきだと思います。

もちろん人を巻き込むときは（相手にも仕事があるので）まず説明をして気持ちを動かさねばならないですし、動き出しても作業を管理したり、進捗確認・リマインドを絶やすことはできません。

目指している「必要不急」をつぶしていくという目的達成のためには必要なコストだと思います。

モチベーション管理はスケジュール管理

もう1つ必要なのは、自分のモチベーションを保ち続ける必要があるということです。

必要不急ということは、自分が作業を止めてもたちどころに困ることはないわけです。

それでなくても、目の前には次々と必要至急な案件が舞い込んできます。

なので初めは高い意識を持ってやり始めたがフェードアウトしてしまったということは多いと思います。

私は”気分感情で仕事をする人は二流”という価値観で仕事をしていますが、と言っても私も人間です。

気が乗らないこともよくあります。なってしまうものはどうしようもありません。

それをどうやって克服するか。

前にも記事で書いたかもしれませんが、私は最初にスケジュールとして作業日時を決めてしまうやり方をしています。

要は、モチベーションが高い時に方針・作業内容・作業日を決めてしまうと、その予定が来たときにはやる気があろうがなかろうが作業する予定になっているため作業を始めます。

始めたら気分が乗ってくるものです。

この作業スケジュールを最初に作ってしまうというのは非常に有効だと感じています。

作業スケジュールが決まっているから、期限設定もできるのです。

未熟な今の私はこのやり方で必要不急を解決していっています。

今日の話も何かのお役に立てば幸いです。