「メディア交流会」が苦手だった広報担当の参加準備5つ

有料に見せかけた無料の記事です。

未経験でベンチャー企業の広報になった人事が、仕事をログっていくnoteです。(失敗談多め予定)

交流会が苦手なあなたに伝えたい

勝手に苦手仲間に入れてすみません。

採用担当者の集い、初心者PRミートアップ、メディアさんとの交流会‥

職業柄交流会にはよく(半ば義務的に)行くのですが正直苦手。

知らない人ばっかりの会場にぽつねんと一人佇むのは寂しいですし、間がもたないのが怖くて空回り。たくさん名刺を交換するもそんな状態で良いご縁が成り立つはずもなく収穫ゼロ‥。

そんな交流会を過ごしてきた私も人事広報パーソンとして7年目。
うまく乗り切り、なんなら少し余裕が出て楽しめる準備方法を身につけることができました。

以下の5つです。

1.「伝えたいこと」を決める
2.資料に助けてもらう
3.トークパターンを3つ想定する
4.「聞きたいこと」を決める
5.笑顔+特徴ひとつが武器

1.「伝えたいこと」を決める

紹介したいサービス・商品にはどんな特徴があるのか、なんで今おすすめしたいのか、を整理してから行きましょう。

オススメの切り口は以下あたり。

特徴
時事・季節
業界内の立ち位置
社会的意義
インパクトのある数字
エモいワード

この切り口から3つほど、売り込みのとっかかりを作り心にメモしておきます。(紙でも可)

令和初、ゴールデンウィークの行楽需要に、3万点の、withコロナ‥‥
そのヒントはニュースや紙面にゴロゴロ転がっています。見出しにならないかな‥？という視点で自社を見ます。

この準備により、「なにをどう話してアピールすればいいんだ‥！？」とテンパることなく落ち着いて過ごすことができ、とても気持ちが楽になります。

2.資料に助けてもらう

とは言え、ですよ。

そんな急に上手く喋ることなんてできましぇん。
話力にまるで自信がなくアガリ症なそこのあなたは(私)いざとなったら、資料に全てをゆだねましょう。

交流会の場にはファクトブックを持っていくのをオススメします。

ファクトブックとは？？という方に向けたnoteも近日書く予定ですが、つまりは「記者さんが知りたい会社の情報・要素をまとめた資料」です。

中には資本金から沿革・創業ストーリーなどあらゆることを掲載します。
「売上高はどのくらいで‥？」
なんて聞かれてもアワアワせず、
「あっ、実はですねえ、今期にはいってご好評いただいてですねえ」
なんて言いながらペラペラめくって
指差して「●億円を突破しまして」なーんて。

もはや広報のカンペ。

印刷して配れるようにするのも◎です。

3.トーークパターンを3つ想定する

記者さんという生き物は本当に忙しく、夜討ち朝駆けなんて言葉もあるほど。

交流会でも気付いたらお目当ての部署の方は帰られた後なんてこともしばしば。

また、お目当ての記者さんが他の方と話してるようだから、そこらへんにいるヒマそうな広報同士いっちょ情報交換でもして‥ペチャクチャ‥‥
あーーーーちょっと待って帰っちゃったーー

あるあるです。

こんな悲劇を防ぐべく、自社のことは1分、3分、7分と3パターンの尺で話せるよう日頃鍛えておきましょう。

おすすめなのは、はじめは3分パターンを練習しそこから縮めたり肉付けしたりするトレーニング。いつの間にか5分や2分にも対応できるようになれます。

4.「聞きたいこと」を決める

実は結構これ大切です。

記者さんにはもちろん自社のことを覚えて欲しいものの、リレーションを築くというのは
そんな一方的では成り立ちません。

記者さんの知りたいことを把握し、良い情報提供ができて初めて関係が成り立ちます。
そのため、私は必ず以下を聞くようにしています。

①現在の担当・興味の領域
②好ましい連絡方法
③ ①に寄せた自社ネタを簡単に伝え、興味を持てそうかヒアリング
④着任してどのくらいなのか(これはできれば)

これで無駄アクションが減り、「分かっている広報担当」になれます★(ウインク)

5.笑顔+特徴ひとつが武器

笑顔の効果は言わずもがな、うさん臭くない程度の微笑みの爆弾を投下し続けることは肝心です。

+特徴、というのは相手に思い出してもらうフックのようなもの。なんでもいいです。

例えばサービスや商品の特徴。
話の中で、5回は口にし刷り込みます。

もっとシンプルに自身の特徴でもいいです。

私は170センチある大女のため、交流会の日はあえて10センチオーバーハイヒールを履いて参加。
「なんかデカイやついたな」
と覚えてもらっています。帰りには足ガクガク。立ちっぱ辛いので、帰り用スニーカーはマストです。

交流会で安心して過ごせ、成果につながるキッカケになることを。

私が少しばかり余裕ができ、自然と交流会を楽しめるようになったのはこの準備のおかげです。

はじめはやることが多く大変に見えますが、一度してしまえば後は楽しかありません。

交流会が苦手な方が1人でも減ってくれたら嬉しいです！

乾杯！！

（最近、夏前につきもっぱら糖質0ビールです


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