【2025年版】Webデザイナーが教える効率化ファイル管理術【フォルダ構成テンプレート付】
こんな方におすすめの記事です
・ファイル管理を効率化したい
・Googleドライブを使っている
・Mac/Windowsを使っている
どうもイラレの魔術師です。
Webデザイナー歴4年。2020年に大学を退学し半年でゲームchサムネを1,000枚制作。クリエイティブチームHarukazeで三井住友海上のポスターディレクション、銀座シーシャのオープンデザインを担当。半年でデザインを1000件作ったり、月20プロジェクトを管理したり、担当プロジェクトの売上が1000万円を超えたり。最近は年商4000億企業のデザインPJのディレクターをしたりしています。
今回は、
『Webデザイナーの効率化ファイル管理術』
についてお話ししていきます。
突然ですがこんな悩みはありませんか？
・「必要なファイルをすぐに呼び出せない」
・「気がついたらデスクトップがぐちゃぐちゃになる」
・「『【最新版】』ファイルが無限に発生する」
↑この状況、ワーカーとしてはかなり危険信号です。
データ紛失リスクがあるし、
ファイル探しに時間を使うので作業の生産性も著しく下がります。
データ共有などの対応に遅れがでると、
クライアントからの信頼低下にもつながるかもしれません。
ファイルがどこにあるかわからないと
ストレスも多くなるので仕事が楽しくなくなることもあるでしょう。
ファイル管理がボロボロだと…
・ファイル検索に30分以上かけたり
・データ紛失で時間をムダにしたり
ですが、今回ご紹介するファイル管理システムを導入していただければ、ほぼ完全に解決することをお約束します。
本日の目次はこちらです。
【目次】
①ファイル管理に革命を起こす『〇〇〇〇』
②3年かけてたどり着いた『フォルダ設計』
③日々の生産性が上がる『運用方法』
それでは見ていきましょう。
①ファイル管理に革命を起こす『〇〇〇〇』
まず知っていただきたいです。
ファイル管理に革命を起こす神ツールがあります。
それは、、、
『『『Googleドライブファイルストリーム！！！』』』
これはつまり何かというと、
「パソコンからGoogleドライブを直接使えるようにする特殊なツール」です。
特徴は、
・Googleドライブ内のフォルダがFinder*から直接みれる
（*Windowsならエクスプローラー）
・実際のファイルはオンライン上になるのでストレージを圧迫しない
・PCの容量を気にしなくて済む
・スマホからでもアクセス可
・無料で使える
こんな感じで、FinderにGoogleドライブが追加されるんです。
🥺「つまり何ができるの？？」
という方のために、事例を3つ紹介します。
（イラレの魔術師なので、イラレデータ(Aiデータ)を用いて解説しますね）
↓↓↓
【事例1：GoogleドライブにAiデータを直接保存できる】
例えば、
『AiデータをGoogleドライブに保存したい時』
Googleドライブファイルストリームを使うとどうなるのか
↓↓↓
①Finderからフォルダを選択して「保存」を選択
②AiデータがGoogleドライブに直接保存される
②リンクを取得して共有
やってみるとわかりますが、「ダウンロード/アップロード」の作業がひとつもないのでめちゃくちゃスムーズです。
【事例2：Finderから直接Aiデータを開ける】
例えば、
『Googleドライブ内にあるAiデータを開きたい時』
Googleドライブファイルストリームを使うと…
①FinderからAiデータを探す（Windowsの場合エクスプローラー）
②Aiデータをダブルクリックで開く
③完了
ブラウザ不要。ダウンロード不要。
PCの容量も圧迫しないし、超シームレスです。
【事例3：直接編集して保存/更新できる】
例えば、
『Googleドライブ内のAiデータを編集して再度保存したい時』
Googleドライブファイルストリームを使うと…
①FinderからGoogleドライブフォルダ内にあるAiデータを開く
②編集する
③保存する
で済みます。
これでGoogleドライブ内のAiデータが勝手に更新されます。
Googleドライブ内のイラレデータに直接編集できるので、データの更新作業がめちゃくちゃ楽になります。しかも他のデザイナーが開いて編集しても更新されるので、共同編集チックにイラレを使うこともできます。
【Googleドライブファイルストリームを使うメリット】
①デスクトップが超絶綺麗になる（使う必要がなくなるので）
②ストレージがスカスカになる（全てオンラインストレージなので）
③アップロード作業とは無縁になる（ドライブに直接保存できるので）
【Googleドライブファイルストリームの実装方法】
【ステップ①】
このサイトからアプリをダウンロード
↓↓↓
https://support.google.com/a/users/answer/13022292?hl=ja
【ステップ②】
Googleアカウントでログイン
【ステップ③】
FinderにGoogleドライブが実装されて完了
Googleドライブファイルストリームを実装して、
ようやく効率化の土台が整いました。
肝心の『フォルダ設計』について解説してきます。
②3年かけてたどり着いた『フォルダ設計』
そして、一生データの場所に迷わない、フォルダの階層構造の作り方をお伝えします。
まずは、フォルダ管理の「あるある」がこちら↓
【フォルダ管理あるある】
『「【最新版】」ファイルがどんどん増えて、どれが本物かわからなくなる』
『「あのデータどこだっけ？」と探してもみつけるのに30分かかる』
『バージョン管理があべこべで、「大事なファイル消しちゃった！！」が年1回起きる』
ムダな作業でぼくたちの時間をバシバシ奪ってきます。
僕自身ディレクターとして
月に合計20プロジェクトを担当しなくてはいけない状況があり、
「データがどこにあるか分からん！！！」
とめちゃくちゃ悩んだ時期がありました。
そこでフォルダ管理と向き合い、攻略したんです。
今では、「このデータ出して」と言われれば、4年分のデータの中から数秒で呼び出せます。
そんな、今後10年以上使い続けられる『ファイル管理の極意』をお伝えしていきます。
よくあるNGパターン
まず、よくあるNGパターン1つ目は『ごちゃごちゃフォルダ型』です。
フォルダの種類がバラバラすぎて、どこに何があるかわからないやつ↓
【NGパターン①：『ごちゃごちゃフォルダ型』】
-デスクトップ
└クライアントA
├バナー_最新
├共有用
├修正データ_最新版
├素材
├納品_1204最新
└納品データ_最新版
└クライアントA-別案件
└クライアントB
・・・
もうどれが最新のデータかわからないし、
「あのファイルどこだっけ」となっても一生見つかりません…
そしてNGパターン2つ目が『階層多すぎ型』です。
【NGパターン②：『階層多すぎ型』】
会社＞年＞月＞案件＞種類＞データ＞バージョン
フォルダ分けしすぎて、フォルダの階層が深海より深くなっちゃってるパターンですね。欲しいファイルに辿り着くのにめちゃくちゃフォルダを掘り進めなくちゃいけません。
ただ、僕も最初に作ったのはこんなでした。
フォルダ構成って正解がないので、色々試行錯誤してると迷宮入りしますよね、、
それでは今の僕のフォルダ構成はどんな形なのか。
3年間の試行錯誤を経て、
たどり着いた理想のフォルダ構成がこちら↓
【理想のフォルダ構成】
-マイドライブ
└01_クライアント1
├2023
├2024
├202401
└202402
├01_プロジェクトA
├01_データ
├02_素材
├03_制作過程
├04_確認用
└05_納品データ
├02_プロジェクトB
└03_プロジェクトC
└02_クライアント2
└98_社内（自分）用
└99_その他
ポイント
①全体像を一発で理解できる
②年別、月別で時系列が一発でわかる
③請求書を作るときもめちゃくちゃ楽
つまりどうなってるかというと、
【第1層】クライアント別
【第2層】年/月別
【第3層】プロジェクト別
【第4層】ファイル別
こういう分け方になっています。
例えば、
『サニートライ株式会社（←クライアント）』の
『広告バナー（←プロジェクト）』を
『2024年の12月（←年/月）』に
受けたとしたらこうなります。
↓↓↓
こうなれば、サニートライから2025年の2月に新しい案件が来ても、「202502」フォルダの中に新しく作っていけばいいので、めちゃくちゃわかりやすいはずです。
この案件から時間が経って、「サニートライの年末に作ったバナーのデータどこだっけ？」となっても一瞬で探し出せるでしょう。
このフォルダ構成は本記事最下部にプレゼントとして、テンプレートを配布しているので、ぜひご活用ください。
③日々の生産性が上がる『運用方法』
フォルダ構成が理解できたら、
次は日々の運用に落とし込んでいきましょう
ファイルの命名規則
まず、僕が普段使っているファイル名の付け方をご紹介します。
こちら↓↓↓
例：サニートライ_広告バナーパターンA_v1.ai
[クライアント名]_[制作物]_[バージョン].ai
という構成になっています。
「誰の、何のファイルか」が明確になっていることが重要です。
今後発生したファイルへの命名を↑上記の形に揃えることで、とてつもない効果を発揮します。
Tips：大元のフォルダの権限を開放しておく
これはめちゃくちゃ重要なポイントです。
なぜかというと共有設定を忘れてクライアントを待たせたり、修正ラリーを1日無駄にしてしまったり。
常に共有するしかないプロジェクトフォルダを作れば、その大元のフォルダの権限さえ解放しておくだけで、それ以降のフォルダの権限は全て解放されます。
これによっていちいち共有するときに権限解放したり、権限の解放を忘れて評価が下がったり、時間が無駄にかかったりすることを防げます。
僕はこの設定をしてから「権限がないです！」と言われたことは1度もありません。
また、レベルの高い現場では「権限解放お願いします」が一回でゲームオーバーなんてことはよくあるので、ぜひ注意していきたいですね。
と言っても毎回注意を払って、権限を解放する作業もムダなので「大元のフォルダの権限を解放しておく」という設定は全デザイナーの必須作業だと思ってます。
実践的なステップ
それでは、あとは実践するのみです。
今回お伝えした内容を実践的なステップに分けてみたので、上から順にやってみてください。
ステップ0：Googleドライブ導入
⓪Googleドライブに登録する
→登録はこちらから
ステップ1：準備
①Googleドライブファイルストリームのインストール
→インストールはこちらから
②フォルダの整理
③既存データの移行
ステップ2：運用に乗せる
④プロジェクト発生時にフォルダを作る
⑤上位項目フォルダの権限を解放しておく
⑥フォルダの命名規則を統一する
これをすることで、
■時間節約
■ストレス軽減
■生産性向上
につながることをお約束します。
『完璧を目指さない』
ここで大事なことは、最初から100%を目指さないことです。
こういう効率化テクニックを見ると、人間は最初から完璧にこなそうとします。
ですが、完璧にやろうとすればするほど、ミスった時にこの習慣をやめてしまう可能性が上がります。ぜひ完璧主義にならず8割できれば満足くらいで、運用してみてください。
特典：今すぐ使えるGoogleフォルダ構成テンプレート
今回の記事を実践しやすいように、僕がすでに使っているフォルダ構成をテンプレ形式でご用意しました。（複製してお使いください）
↓↓↓
【Googleドライブフォルダ構成テンプレート】
→ダウンロードはこちら
せっかくこの記事を最後までお読みいただいたので、ぜひ実践して実際に効率化ファイル管理を極めてくださいね。
それでは最後までお読みいただきありがとうございます。
実践してみた方はぜひ、XのDMやコメントで教えてください！
今後はフリーランスやデザイナー向けの「モチベーションを上げる方法」や「時間管理術」などを公開予定です。
スキとフォローもお待ちしてます。
それではまたお会いしましょう。