［プログラミング不要！］代表電話の対応をほぼ自動化してみた話

プログラミング不要で、代表電話の業務から解放されることが可能です！

１．代表電話のアウトソース

取引先からの電話だけならいいものの、営業電話・迷●電話はホントに世の中からなくなってほしいものです。電話は相手の時間を急に奪っているという自覚を全地球人が持ってほしいところ（笑）

代表電話の業務を軽減するためには、まずアウトソースするのがオススメです。以下、有名なサービスの一覧です。

・fondesk／ 株式会社うるる
・MIKAWAYA-DESK／株式会社ジャストファイン
・CUBE電話代行センター／株式会社大阪エル・シー・センター
・ビジネスアシスト／株式会社ビジネスアシスト
・e秘書®／株式会社ベルシステム24

どこの会社も専門のオペレータが、社名を名乗って対応してくれます。事前に対応フローを指示できるので、すべて折り返しとか、特定の取引先だけはつないでもらうとかの対応ができます。

電話が終わったとは、電話メモをメールやSlack・LINEなどに連絡してくれます。多少の名前の間違いなどあれ、折り返しなのか・ただの電話なのか、ネクストアクションは明確なので、これだけでも負担はかなり軽減されます（以下の画像はイメージです）。

料金体系は、従量制のところが多く、月間200件程度で約10万円というのが相場です。すなはち、1件当たり500円で対応してくれるわけです。これを高いと思うのか、安いと考えるのかは電話業務の負担度合いと比較検討されるのが良いと思います。

２．メール通知をSlackに自動転送

作業を手軽に自動化できることで有名は「Zapier(ザピアー)」により、電話メモのメールをSlackに飛ばします。

事前にSlackに電話メモの専用チャンネルを作っておき、zapierからメールとSlackを連携させる設定を行います。

難しいそうに思う方もいるかもしれませんが、以下のサイトを参照すれば数分で設定完了です。もちろん、google apps scriptを用いてコードを書いても同様の仕組みを作ることもできますが、zapierなら一瞬で完了。

社員数の少ない会社ならば、このチャンネルを全員で共有しておけば便利。必要に応じて、Slackのスレッドでだれが折り返すとか、何を話すなどのコミュニケーションの循環が生まれていきます！

詳しくは、こちら参照ください！

Zapier連携：Gmailの受信メール (特定ラベル) をSlackに通知

３．担当者にSlackで連絡

ある程度、社員がいる場合でも、Slackの「メッセージを共有」機能から、該当するメンバーに転送すれば、電話対応は完了です。複数の人に通知したい場合は、DMを複数名にすればいいわけです。

以上の３ステップにより、あの大変な代表電話業務がほぼ自動化されました！

最後にDMを送るのだけは人の手を介する必要がありますが、それ以外はすべて社外の方＆PCが働いてくれます。

ぜひ、代表電話の対応がつらいという方は、お試しください～

ご精読ありがとうございました！