オンライン時代に適した新しい社内コミュニケーションはどう設計すべきか
テレワーク・リモートワーク・在宅勤務推奨...
各社で呼び名は違いますが、新型コロナウイルス感染症拡大に伴い始まったこのような施策ももう早いもので8ヶ月が経とうとしています。
最初のうちは「いつか終わるものだから」と思っていたものが、いつのまにか"ニューノーマル"に。終わらなそうなものになりました。
東京商工リサーチの調査によると、約83%の企業が在宅勤務・リモートワークを実施したことがあり、現在も61%の企業が継続しているとのことです。（*出典は末尾）
「4月に入社したメンバーにまだ会ってない」
「新しい部署のメンバーのこと全然知らないから仕事ちょっとやりづらいんだよなぁ」
「今まで顔を合わせて把握していた部署の雰囲気、オンラインじゃ全然わからないや」
....いつか終わるものだから、と我慢していたこういう課題、積み重なってませんか？
そんな課題を解決するための新しいクラウド社員名簿「Profiee Teams」を本日2020年9月28日提供開始しました！
元人事担当として欲しかった相互理解ツールを作った
実は「Profiee Teams」の構想はコロナ前から始まっています。
私は前職で成長中のベンチャー企業の人事という役割を経験したのですが、相互理解を促進させるための施策って本当骨が折れるんですよね。
毎月増える新入社員、やたらチームごとに増えるインターンやアルバイトの方々...。
Slackでの自己紹介から始まり、社員名簿を整備するもなかなか更新してくれない、懇親会で新入社員紹介コンテンツを企画し、シャッフルランチはメンバー起案で。季節ごとにBBQや花見を企画するも、「最近知らない人がいっぱい入ってきて、なんだか知らない会社みたいだなぁ」なんて言われた日には「知ろうとしてないだけだよ！！！！」なんて言えないので、ただただ施策が足りないのかなぁ、なんて思ったりするわけです。
社内の相互理解を促進するサービスを既存の自己紹介作成サービス「Profiee」で出来ないかな？と妄想していました。
元人事として欲しいと思うサービスとしては
・（人事が頑張らなくても）メンバーが楽しんでプロフィールを入力してくれる
・（人事が頑張らなくても）入力したきりにならず、更新がされ続ける
・（こういう施策に効果なんてすぐに見えないので）みんながとにかく楽しんで使ってくれる。
あたりは重要だなと思い、プロダクトの設計をし始めました。
世界が変わったのだからコミュニケーションの設計も変わるべき
そんな折、世界全体が新型コロナウイルス感染症の渦に巻き込まれ、今では元の世界には戻ることなく"ニューノーマル"と言われる世界となりました。いつか戻ると思っていた懇親会やBBQや花見が気軽に行える世界は今のところ存在しないのです。
このまま人事施策を延期し続けたままで良いのでしょうか？
気休めのオンライン飲み会を開催し続けるままでコミュニケーションの設計を"ニューノーマル"に変更した、と言えるのでしょうか？
「Profiee Teams」で出来ること
「Profiee Teams」は一言でいうと、「自走化するクラウド社員名簿」。
勝手にメンバーが楽しんでプロフィールを入力してくれて、勝手に毎日更新してくれて、勝手に社員同士のコミュニケーションや雑談が活発になります。
プロフィールはProfieeの年表形式を踏襲。一括入力機能もつけたのでProfieeより入力が楽ちんになっていますし、Profieeアカウントをお持ちの方はトレースすることも可能です。
Profieeにない機能として、「性格診断」と「Q&A」を入れました。みんなでわいわい性格診断をしてもらい、「Q&A」については毎日飛んでくる質問に対して回答するだけで、メンバーの意外な一面に気づけます。
これは先んじてご利用中のサムライインキュベートさんの「Q&A」から起こった雑談の画像をお借りしたのですが、
「え、スキューバダイビングのライセンス持ってるの？わたしもわたしも！」という会話から後日一緒に行く計画がなされたそうです。
Slackなどのコミュニケーションツールとも連動しているので、回答を忘れがちな人も思い出してくれることを期待しています。
各メンバーのプロフィールは組織図から閲覧することが出来ます。毎日閲覧することはないかもしれませんが、他部署との連携の前に相手のことを知っておいた方が雑談が盛り上がって関係性が深まる、なんてことはあるでしょうし、質問の回答から共通点を見つけた他部署の話したことない人のことをよく知る、みたいなことも出来ますね。
なんといっても、組織図の更新って人事の中で結構面倒な作業なんですよね。簡単に作成することが出来ます！
「Q&A」については上述しましたが、チェックイン・チェックアウト機能も入れました。弊社では、仕事の始まり・終わりのタイミングでチェックイン・チェックアウトするルールにしています。これは勤怠ではなく、あくまで「チェックイン」。管理をすることを目的としているわけではなく、気分や他愛もない状態をメンバーに共有することを目的としています。
😊「週末はBBQしてきました〜！リフレッシュな月曜日！」
😷「風邪気味なので今日は早めにあがります〜」
みたいなことをコメントしてもらうと、チーム内の雑談が盛り上がるはず！
この2つは直接メンバー同士の相互理解には寄与しない機能なのですが、オンライン上でオンボーディングをするためには必要かと思い入れました。
これまでの会社のヒストリーや雰囲気を感じてもらうことって入社者が早く組織に馴染むことにかなり大事なんですよね。
想い出の写真と共に振り返ると、かなりエモいヒストリーになります😊
まずはプロダクトを触って価値を感じてほしい
「Profiee Teams」は「無料トライアル1ヶ月」というのをつけました。それは、プロダクトを触って価値を感じてほしいと思っているからです。
いくら私たちが「こういう価値が期待されますよ！」と営業しても、貴社の組織の皆さんが楽しんで使っていただかないと効果が発揮されないですからね。
なので、まずはお気軽に無料トライアルを始めてみてください😊
とはいえ、このプロダクトは最初が肝心でして、みんながプロフィールを入力して、Q&Aを回答して、ということをしていただかないと価値を感じてもらいづらいので、導入サポートもつけます！お得！笑
追加の機能アイディアも募集中です
例えば
「日々変わる組織図の履歴を保存しておきたい」
「共通点のあるメンバーをレコメンドしてシャッフルランチを自動で組んでほしい」
「うちの会社は1,000名超えるんだけど、適した設計してもらえる？」
そんなお声を日々頂いております。
オンラインでオンボーディングや相互理解が更に進むような機能を検討中です 😊アイディアは随時ください！
というわけで、皆さん、「Profiee Teams」ぜひ使ってね！！
Special Thanks😊
Profiee Teams Web Site Design：Eri Itoh
Profiee Teams Web Site Illustration：tashi Design
Engineering：Spready Dev Team（Mori & Mizuki & Chihiro）
リリース前・β版時期にヒアリングにご協力いただいた皆さま&ご利用いただいていた皆さま
*冒頭の出典については、以下を参照しています
株式会社東京商工リサーチ 第4回「新型コロナウイルスに関するアンケート」調査 2020年5月15日実施 資本金1億円以上 3,302社回答
株式会社東京商工リサーチ 第8回「新型コロナウイルスに関するアンケート」調査 2020年9月15日実施 資本金1億円以上 2,153社回答
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