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導入済みのkintoneを初めて使う人に説明したい

Hiromi Hori

つい最近、弊社に新しいメンバーが増えまして、kintoneの使い方を説明する機会がありました。
さて、kintoneについて説明するぞ、と思って資料を探したところ、意外とない！と気が付きました。

サイボウズ公式ページに初めての人向けの資料がたくさんあるのは知ってます。

HP上での説明もあるし、紙の冊子もあるし、それのPDF版もあるし、ヘルプもあるし、動画もあります。
なんですけど、初めての人向け資料はどれもこれも「これから導入する人」「kintoneそのものを組織として初めて使い始める人」向けの資料が多いように思いました。

「すでに導入済みのkintoneを、初めて使う人（kintone自体はじめて）」に向けた資料がない！

たとえば、ホームページのはじめての人向けに書いてあるこのような言葉。

  • kintoneなら自分たちでアプリを作って業務システムを作ることができる

  • kintoneならコミュニケーションをとることができる

  • kintoneなら様々な連携サービスを使うことができる

これは、これからkintoneを導入検討している人向けです。どちらかというとシステム管理者や経営者向け。
導入済みの職場ではもうkintoneを使っているのでこういった特徴は先輩社員は既にわかっているし、初めての人に最初に説明する内容ではないような。（ギャグではありません）

  • レコード登録は…

  • 一覧の使い方は…

確かに、実際に使うには必要なんですが、そうではなくて、もっと入口の説明がしたいのです。

  • プロセス管理とは…

  • 通知とは…

  • ルックアップとは…

そういった各種細かい設定は、当然はじめての人には重い。

私が欲しいのは、なんというか、概念的な説明というか、kintoneとは一体どういうものか、その中でうちの会社の業務はどのような位置づけで、どのような役割を持って使っていくのか、そういうことが説明したかったのです。

新規にkintoneを導入して使っていく場合と、既に作り上げられたkintoneに対して入っていくのはアプローチが違うのではないかと思ったわけです。
PCやシステムに慣れている人はそこまで気を使う必要はないと思うのですが、あまり詳しくない人に向けては、まずkintoneそのものへの理解を深めてもらう必要があります。

説明資料を作りました

会社内の使い方は別途説明するとして、kintoneの概要的なものの説明をする必要がありました。資料が見つからなかったので自分で作って説明することにしました。（もしあるのでしたらスミマセン）

初めての人にごちゃごちゃ細かい機能を伝えても混乱するだけなので、ざっくり説明しようとしました。アレコレ考えた結果、とりあえず必須の用語と、それらがどのような位置関係を持っているかだけ説明することにしました。

結果の資料がこれ。（Twitterリンクで失礼…。3投稿分あります。）

なんだこんなのかよーと思われたかもしれませんが、まずは基本の用語を覚えてもらわないことには説明そのものがしづらかったのでこんな資料となりました。
もちろん、口頭でいろいろ補足してます。
概念的に図で説明したかったのです！伝わっていたらいいんですけど。

ちなみに、この後、会社独自のポータルの説明や、業務アプリの説明、コミュニケーションの大まかなルールも別資料で説明しています。

そうそう、前述のお悩みTwitterをつぶやいたら、プロ雑用の小林さんが素敵なnoteを教えてくれました。ホントの初めての人にはちょっと難しそうかもと思いましたが、普通にkintoneユーザーなら知っておいた方がいいものが多かったのでリンク付けておきます。私もブックマークしました！

他の方も、うちではこういう風に説明してるよ～という情報をいただきました！みなさんそれぞれ工夫されてるんですね～(*´▽｀*)

はじめてだからこそ出る質問

ちょっと話逸れますが。
説明会の時に、「それは慣れたら絶対に出てこない質問だな！」と思ったことがありました。

  • 右上の検索窓から検索したら、Google検索みたいな表示になるの？ページ変わるの？

  • このやりとりは、外部の人から見られてしまうことはないの？（クラウドサービスですの説明に関して）

なるほどと思いました。慣れると当たり前になるので、ふとした疑問を聞いてくれてありがたかったです。たまに未経験の人の印象や感想など聞くと勉強になりそうですね。（だからkintoneコミュニティに出没してるのもある）

まとめ

うちは、kintoneがっつり使い始めてからの追加メンバーははじめてだったのですが、他の会社さんはきっとそういう場面はたくさんありますよね。
今までそういう場面になったことがなかったので気が付かなかったのですが、初歩の初歩の説明資料って意外とないんだなーと思いました。

kintone導入企業・団体がかなり増えてきていると聞いています。サイボウズ様、ぜひぜひ、すでに導入済みの職場に新しく入ってきた人向けの資料を作っていただきたいです！（無茶ぶり）

それとは別に、社内に向けた教育資料も作っていかなければな～と思った次第です。

※kintone Advent Calendar 2021の 12月20日の記事でした。
（´-`）.｡oO（カスタマイズもへったくれもなくてスミマセン）


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