教育計画デジタル化の効果と手順: Googleドライブ＆Googleスプレッドシート＆Googleサイトの連携
はじめに
こんにちは。小学校で働くささです。
新学期が始まって1ヶ月が経ちました。この時期は全体の教育計画を見直し、新学期の方針を決める大切な時期です。
この教育計画を、デジタル化して運用を始めました。私たちの日常的な教育活動に役立っています。今回は、この教育計画のデジタル化について、準備方法、運用方法、そして使用感について詳しく話します。
教育計画の目的とその重要性
そもそも教育計画とは、基本的に各学校が作成する年間計画の集合体であり、その主な目的は二つあります。
一つ目は、教師が年間の計画を立て、その計画を通じて教育の一貫性を保つことです。これは、学年を通じての教育の流れを明確にし、教育の品質を向上させるための重要なステップです。
二つ目の目的は、この計画を市の教育委員会に提出し、学校としての任務を果たすことです。これにより、教育委員会は学校が年間の目標を達成しているかどうかを評価することができ、必要に応じて改善策を提案することが可能になります。
教育計画の活用と製本の問題点
しかし、教育計画が現場の教員にどれ程利用されているかが焦点となります。
多くの先生方は「教育計画の作成は面倒だ」と感じているようです。作成されたものの利用されていないという問題が、その原因である可能性があります。
数年前までは、教育計画を定期的に閲覧できるように、製本業者に依頼していました。
製本の過程ではレイアウトの調整や各ファイルの確認など、体裁を整える作業が必要になります。かなりレイアウト調整のに手間と時間がかかる作業となります。
この大部分の作業は教務主任が担当しています。教務主任の新年度の業務は非常に多く、この製本作業が更なる負担となっています。したがって、教務主任の業務負担を軽減するためにも、教育計画の作成・運用方法の見直しが求められています。
教務主任の負担と教育計画のデジタル化への動き
各担当者は5月の第1週までに作業を完成させ、その後、教務主任がデータや文書を細かく修正します。
教育計画を簡素化し、ICTを活用することで、使いやすく実用的なレベルにすることが求められています。これが今回のデジタル化へのの背景です。
教育計画のデジタル化の具体的なやり方
教育計画のデジタル化の具体的な手順は以下の通りです。
①各担当者は、自分の教育計画を作り、PDFファイルにします。
ワードやエクセルなど、好きなソフトを使っていいです。作った教育計画は、それぞれの担当範囲の教育内容を細かく書き、全体の計画の一部として整理します。
そして、それらの教育計画は管理職によって確認されます。一部のファイルは教育委員会に提出するため、１枚におさめます。
②次に、作成したPDFを職員専用のGoogle共有ドライブフォルダにアップロードします。
これは大切なステップです。
全ての教育計画が一つの場所にあると、見つけやすくなります。Googleドライブはクラウドにあるので、どこからでも見ることができます。
そして、クラウドにデータを保存すると、ファイルのリンクURLが生成されます。
これで、教育計画を管理しやすくなり、スムーズに進められます。さらに、職員室だけでなく、自宅からでも見ることができます。これで、教育計画を見るのがもっと簡単になります。
③アップロードしたPDFのリンクを、教育計画まとめファイルに貼ります。
ファイルはスプレッドシートに各項目を事前に入力ておき、その項目にリンクを付ける形で貼り付けました。となりの列にチップ形式で貼るのも良いと思います。
これで、各計画をすぐに見つけ、１クリックですぐにアクセスでき、情報をすぐに得られます。
これは、時間を節約し、効率を上げるための重要なステップです。リンクを貼ることで、必要な情報にすぐにアクセスできます。
④次にGoogleサイトで作った職員ポータルサイトのページにまとめページを埋め込みます。
全教職員が必要な情報を簡単に得られるようになります。教育計画を共有して使うことが増えると、教育の質が全体的に上がります。PCからでもタブレットからでもスマホからでも、職員アカウントからログインすればどの端末からでもアクセス可能です。
職員ポータルサイトは、全ての教職員が同じ情報を共有し、それを教育に生かすための大切なツールです。
このように、教育計画のデジタル化は、教育計画の作成から共有、活用までの一連の流れをシンプルかつ効率的にすることができます。
導入後のメリット・デメリットを考察する
デジタル化のメリットは大きく、教育計画の管理が格段にシンプルになり、時間節約につながります。
さらに、データの共有が容易になるため、教員間のコミュニケーションが大幅に向上し、結果として教育の質全体が上がると考えられます。
これは具体的には、ファイルのPDF化、共有ドライブへのアップロード、リンク取得とまとめファイルへの貼り付けといった操作が該当します。これらのスキルは職員へのミニ研修を通じて向上しています。
一方、デメリットとしては、全ての教員がICTを適切に利用できるスキルを持っているわけではないため、研修やサポートが必要になる場合があります。
しかし、そのような研修やサポートを通じて教員全体のICTスキルも向上するという視点から見れば、これもまた長期的なメリットと言えるでしょう。
その結果、職員全体のスキルアップはここ数年で飛躍的に進歩しています。同学年やブロックごとに教え合う雰囲気も生まれ、学び合う職員室風土が醸成されているというのも一つの成果と言えます。
まとめ
校務支援システムであるC4thは存在しますが、'いつでもどこでも'という部分でアクセスの制限があります。
つまり、特定の場所や時間帯でしか利用できないという制約が存在しています。これは、教育計画に必要な情報を取得するためには、常にアクセス可能であることが重要なため、大きな問題となります。
そのため、この制約を克服するための新しい方法が求められています。そして、ここで提案されているデジタル化の方法は、その制限を大幅に改善するための優れた解決策となります。
具体的には、教育計画をGoogleドライブ上で一元管理し、PDF化、リンクの作成、教職員ポータルサイトへの埋め込みという一連のデジタル化の手順を通じて、教育計画へのアクセスをどこからでも、いつでも可能にします。
これにより、教育計画の活用が進み、全体の教育の質が向上すると感じます。
私はもう前の紙による製本には戻れませんね。