テレワークで効率を上げるための必須ツール

テレワークを始めて5カ月近く経ちました。家がマンションでスペースが限られ、唯一の小さな書斎机は同じくテレワークをしている夫が使っているため、私は初めのうちは、ダイニングテーブルで仕事をしていました。ですが、食事の度にパソコンや資料類を片付けなければならず、電話やビデオ会議の時は夫の邪魔にならないよう別の場所に移動したりとするのも面倒。というわけで、1か月目くらいから、安い小さな机をオンライン購入して、ベットルームの一角に私のミニ仕事スペースを設置。すぐ後ろが本棚のため、ビデオ会議すると、小さな読書室の中の"私の書斎"にも見えるため、結構気に入っています。

家で仕事をすると、なかなか集中できない、という人もいると聞きますが、私もフリーランスのライターさんに「これをやったら仕事スイッチオン、というものを決めておくとメリハリ付きますよ」というアドバイスを教えてもらいました。その人の場合は、コーヒーを入れてパソコンの前に座ったらスイッチオン、となるらしいのですが、私の場合は、夜は本棚にピッタリ寄せてある私のデスクスペースを少し前に出して、本棚を背に座ったら”仕事モード”となります。

私のテレワークの3種の神器は、パソコン、タブレット、携帯電話です。テレワークでやたら電話会議を入れられて困っている、という人も多いと聞きます。皆、家にいるので電話会議が設定しやすいことを良いことに、ついつい、この人も呼んでおこう、そして呼ばれたら出なくっちゃ、と思ってしまうのが日本企業のカルチャーかもしれませんね。なので、私の場合は、電話会議の重要度によって、デバイスを使い分けています。

例えば、特に自分が主担当ではないけれど、とりあえず出ておくという電話会議はタブレットで横で聞いている、その間に、より重要な仕事はパソコンでやる、というように使い分けると、仕事もはかどりますし、メリハリもつきますね。私はこれまで、タブレットの使い道がいまいち無かったのですが、テレワークになってから毎日愛用してます。

そして携帯電話は、もっぱら1対1の電話のために使用しています。テレワークになると、どうしても電話が多くなるので、なるべく電話はクライアントや同僚からかかってきた時に応答できるように、電話で会議に参加することは避けています。また、限られたデスクスペースを有効に使うために、携帯電話ホルダーやタブレットホルダーも活用してます。

#テレワークマナー とも言われているように、イヤフォン・ヘッドフォンで電話会議に参加することは勿論ですが、加えてビデオ会議の場合は顔の表情がわかるように、顔の前から照明を当てるための小さなデスクライトも用意してます。確かに、後ろの窓から光が入って顔は真っ黒になっていて顔の表情がよくわからない、という場合もありますよね。

ただでさえ、テレワークって相手との距離が遠いので、できるだけリアルに話しているのと同じ感覚を持てるように、音もクリア、相手の顔もよく見える、画面もサクサク動く、という環境をできるだけ整えることが、テレワークで効率を上げる秘訣かと思います。