業務改善の先に実現したいこと～具体的なゴール～

こんにちは。
最近プログラミングを始めた初心者です。ChatGPTを始めとして、調べれば調べる程、今の世の中には直接コードが書けなくても作りたいものが作れるようになってきたんだなーと思います。
とは言え、うまく動かなかったり、もっとこういう動きを取らせたい！というときにはまだまだプログラミングの知識が必要になる部分も多いと思いますし、基礎知識を持っておいて損は無いと思っております。

簡単に自己紹介
・滋賀県彦根市出身
・埼玉県所沢市在住
・妻、7歳5歳の男児の4人家族

学生時代は農学部で有機化学を専攻しておりました。
農学部で学ぶ前は農薬を一方的に危険と捉えてしまっており、自分の子供にはそうなって欲しくない、物事を多角的に捉えるようになってもらいたいと考えております。もう少し深くまで書いた記事はこちらなので、お読みいただけると嬉しいです。

今、プログラミングを学んでおり、せっかく付けた知識を業務改善に役立てていきたいと考えております。
ただ、業務をただ改善出来ればそれでいいかというと、それではまだ足りていないかなと思います。
業務改善は目的ではなく手段。
その辺りは前回のnoteにまとめておりますので、よろしければお読みください。

どんな会社で働いているか

私の働いている会社は、食品の製造・小売を行っており、社員数で言うと約40名です。

役割毎の内訳人数は
・製造：10人
・販売：18人
・物流（運ぶ人）：4人
・オペレーションチーム（お客様からの注文を受ける、全員女性）：4人
・その他（役員・経営企画室）：4人

売上としては
・BtoC：65％　主に販売が関わる
・BtoB：35％　主にオペレーションチームが関わる

という形です。

因みに、PCスキルを感覚的に表現すると、Vlookupが使えれば
エクセルの「ネ申」とちやほやしてもらえるぐらいのレベル感です。

新たな施策の取り組みについて

私は経営企画室に所属しているのですが、喫緊の課題としてBtoBの売上が落ち込んで来てしまっているという事があります。

当然、会社としてはここを伸ばしにいく為に手を打っていきます。
具体的には当社の商品を購入いただいたお客様にポイントを還元していく施策を進めていきます。
これまでは基本的には経営企画室で企画を考え、現場に落としていくというのが通常の流れだったのですが、本来であればお客様と直に接することが多いオペレーションチームからそういったアイデアや意見が出て来ることが好ましく、今回のポイント還元の施策は企画自体は経営企画室で考えましたが、サービスの構築やシステムの構築、宣伝といったマーケティング等はオペレーションチームと一丸となって進めていきたいと考えており、今までも何度か打ち合わせはしておりましたが、改めて実際のところ、オペレーションチームとしてどんな風に進めていきたいのかをヒアリングしました。

そこで出てきた意見として
・正直全くイメージが湧いていない
・何をどのようにすればいいのか全く見えない
・手を付けていいか分からず、動けるイメージも付かない
・私たちにはレベルが高すぎる

自分で想像していたよりも、はるかに大きな距離が出来てしまっていたようです。その後、オペレーションチームと物流部を束ねる部長とも話をしました。

・今の彼女たちに必要なのは小さな成功体験
・そしてそれが称賛されて、自信を付けてもらうこと
・実際の業務と繋がっている事が分かる範囲で何かを成し遂げられるサポートをして欲しい。
・今進めているポイント還元施策は今の彼女たちからは遠すぎる、責任が重すぎる、かなり負担になっている

部長と話をしていて、私自身、深く反省しました。
オペレーションチームは、電話やＦＡＸ、メールで入ってくる注文を受けて処理を進めていく受け・守りの仕事を行っています。
自分が注文を受ける入口になっており、行った処理がダイレクトに製造現場や、物流への指示書になるので、他部署に比べて人一倍ミスを恐れます。
実は私自身、過去にオペレーションチームのマネージャをやっていたこともあるので、気持ちは良く分かります。

今回新たに始めるポイント還元は受け・守りとは逆の攻めの施策です。
また、少しではありますが、システム構築等に投資も必要です。

口には出て来ませんでしたが、
今まで攻めなんてやったことが無いのに、いきなり投資もかかるような事に巻き込まれて、うまくいかなかったら自分の責任にされるんじゃないだろうか。
と思っていても不思議ではありません。

ポイント還元施策はもちろん進めていきますが、ここにオペレーションチームを積極的に巻き込むのは今はまだ難しそうです。

では何をやっていくか

まず、ポイント還元施策については、基本的には私が中心となって進めていき、アイデアをもらいたいときには適宜相談させてもらう。という事を伝えて、心理的な負担を軽くして上げたいと思います。

その上で、
・オペレーションチームの仕事に直結する業務改善
・オペレーションチームの仕事の繋がるの範囲で見える売上増の施策
を打っていきたいと思います。

ただ、オペレーションチームは現状の仕事で手一杯の忙しい状態です。
まずはそこの負担を少しでも軽くするため。
また、今まで使った事がないサービスを使う事への抵抗感を薄くするために
・すぐに効果が出そうな業務改善を一つ私で実行する
・ChatGPTを使ってGASで簡単なコードを動かしてみる勉強会
を実施しつつ、メンバーと対話し、私が考えている思い（業務改善の先に会社を大きくしていきたい）を伝えていきます。

ここはすごく大事なところなので、今からおよそ2週間かけ、8月18日まで実施します。

自走を目指して

業務の負担を少しでも軽くして、新しいサービスに触れることに対する抵抗感も徐々に少なくしていきながら、
第一段階として、オペレーションチームのメンバーから一人最低1つ、やりたいと思っている「業務改善」または「売上増」の取り組みをヒアリングし、どうすれば実現出来るかを私で考え、ハンズオン形式で実現していきます。

第二段階として、やりたいと思っている「業務改善」または「売上増」の取り組みを追加でもう一つ出してもらい、それを自分の力で作ってもらいます。

第一段階は8月25日
第二段階は9月13日
までに完了させるスケジュールで進めていきます。
なんとかして、第一段階、第二段階、両方を4人ともクリア出来るように最大限尽力していきます。

会社への発信と、その先目指すこと

実際に運用できるツールを作った後、どんな物を作ったのか、結果どうなったのかを社内SNSを使って発信してもらいたいと考えています。

というのも、当然ですが業務改善が必要なのはオペレーションチームだけではありません。全社、どんな部門でもどんな役割でも必要な事です。

直近の約2か月間でオペレーションチームでの成功事例を発信して、その取り組みを全社に広げていきたい。
第一歩として、オペレーションチームと近い立場にある物流部の業務改善は具体的に進められるようにしたい。

また、SNSの発信だけではなく、リアルで開催される全体会議でも取り組みを発表する場を作ってあげたい。なかなか全社員の前で話すことも無いので、必ずいい経験になるはずだし、他部署の社員に与える影響も大きくなるはず。

そして半年後には部署を横断して、業務改善（売上増含む）を行うチームが編成され、1年後にはそのチームを中心として（基幹システムを含めた）全社的な業務改善の検討が継続して行われているような状態にしていくことを宣言します！

それって自分で作れる、かも

私自身、たまたま新卒のときに見ていただいた上司がエクセルで何でもやってしまう方で、その人にエクセルを教えてもらった為、苦手意識を持つことなく、今までエクセルに関してのスキルを高めてこられました。

苦手意識をもたなかったことと、なんとなくやれば出来るんじゃない？という思いが根底にあるので、VBAを業務で使ったり、プログラミングを勉強してみたりしています。

最近ではChatGPTも出てきたり、様々なノーコードツールと言われるものが出てきており、本当に何でも出来る時代になってきたと思います。

自分の思った通りの物が作れたときの快感を、是非会社のメンバーにも体験してもらいたい。そしてそれが伝播され、会社を大きくしていく為の原動力になっていくといいなと思います。