理想のタスク管理のやり方とは？
タスク管理、難しいですよね。
タスク管理の問題というのは人それぞれだと思いますが、私の場合の大きな問題の１つは、タスクリストがあちこちに出来て雑散してしまうことです。
プロジェクト１つとっても、WBSだ、課題だ、障害だ、議事録だ、とタスクリストが複数あり、それがいくつものプロジェクトで存在します。
１つのリストであればまあ管理できますが、複数のリストがあると管理が難しくなります。
世の中には様々なタスク管理手法が溢れていますが、自分に最適なものはなかなか見つからないもので、なんでなのかなと考えていましたが、結局手法はツールに依存してしまうので、ツールが自分に合っていないと自分に合ったタスク管理ができないからじゃないかと思っています。
幸い、私には自分でつくっているメモアプリであるProjmoがありますので、Projmoで自分好みのタスク管理を実装してみました。
メモでタスクをつくりたい
タスクはメモから生まれることがあります。
書き散らしメモでもそうですが、議事録を書いたときなどにも、アクションアイテムが書かれることはよくあると思います。
ということで、Projmoでは、タスクリスト表記でメモを書くとタスクリストをつくれる機能があります。GitHubにある機能と同じですね。
ちょっと違うのは、より簡単に書ける点です。
例えば、こんな風に、行末に"＊"や"★"の記号を書くだけでタスクリストになります。
noteを書く★議事録などで、よくアクションアイテムに"★"とか記載しているのを見かけるので、このようにしています。
普段の使い方としては、これはタスクにしておこう、と思った文をそのままタスクにしています。
より直接的にメモとタスクを連携する機能として、ノートでToDoリストをつくれる機能があります。
アウトライナーのようにメモが取れる機能ですが、先頭の"・"をクリックするだけで簡単にタスクにしたり、完了したりできます。バレットジャーナル的な使い方ですね。
議事録などはこのノート機能で取るとアクションアイテムを即タスク化できますし、前回の議事録をコピーして新しい議事録をつくるのも簡単にできて便利に使っています。
プロジェクトのタスクを横断して見たい
仕事の場合はもちろんとして、個人の場合でも複数のプロジェクトを抱えることが多いと思います。
プロジェクトという大げさに聞こえますが、要は趣味や家庭などのToDoリストがいくつもありますよねということです。
すると、プロジェクトごとに発生するタスクを横断して見たくなります。これは長年やりたいと思っていましたが、プロジェクトごとに使うツールが異なっていたり、ツールがプロジェクト横断の表示に対応していなかったなどの理由で、これまで実現できていませんでした。
最近ではGitHubのProjectsやNotionを使えば実現できそうですが、Projmoも複数のプロジェクトを扱っているのでプロジェクト横断の表示を実現してみました。
ProjmoではToDoリストをプロジェクト内にいくつもつくれるので、ワークスペース全体・プロジェクト全体ごとに1つの横断表示ビューを用意し、プロジェクトごとにつくったタスクをそれらのビューで見られるようにする形で実現しました。
しかしこれだけだと、ただ全部のタスクが一度に表示されるだけで、今何をしなければならないのかが分かりにくい状態です。
そこで、次の話題になります。
今日やるタスクを見たい
タスク管理には、「計画通り進められるようにする」という側面と、「今日やるタスクを明らかにする」という側面があると思います。
個人として重要なのは後者の「今日やるタスクを明らかにする」ことです。
そこで、Projmoではタスクの優先順位を制御して、今日やるべきタスクを分かりやすくするように試みました。
タスクの優先順位のつけ方には色々な方法がありますが、重要なのは、最終的に一つの優先順位をつけることです。
それを実現するため、Projmoではいくつかの優先順位に関わる項目を用意して、ルールで優先順位を決めることにしました。
優先順位に関わる項目としては、「実施日」「期限」「重要度」「緊急度」を用意しました。
これらは、以下の手法を使えるようにと用意したものです。
MoSCoW分析（重要度で表現）
ABCDEメソッド（緊急度で表現）
アイゼンハワーマトリクス（緊急度と重要度で表現）
タスクを作るときに「実施日」「期限」「重要度」を決めると思うので、一旦それらで優先順位付けした後に、「緊急度」を操作して優先順位を決めるという使い方を想定しています。
また、優先順位を決めるときに、今はやらなくていいと判断したタスクが出ることがありますが、そういうタスクを「あとで」に分類して、一覧に表示しないようにもできます。
少しルールが複雑なので、使い始めは戸惑いがあるかもしれませんが、慣れてしまえば全タスクに一元的に優先順位がつくので、今日やるタスクが分かりやすくなると思います。
特にいいなと思っているのは「実施日」の扱いで、実施日が決まっているものはToDoリストの先頭に出てこなくていいので、それがうまく表現できたなと思っています。
さらにToDoリスト上に「今日やる」ボタンを用意して、「これは今日やろう」と思ったときに簡単に「実施日」を"今日"にできるようにもしました。一日の始めに今日やるタスクを決めるときによく使っています。
また、ToDoリストに今日やるタスクだけを表示する一覧を追加し、今日やるタスクを決めた後はその一覧だけ見ればよいようにしています。
いつやるタスクか確認したい
実施日のあるタスクが一番後ろに表示されるようになったことで、今度は実施日のあるタスクの状況が分かりづらくなりました。
そこで、あと何日？が分かる一覧を追加しました。
実質的に必ずしなければいけないタスク一覧ができた感じです。
繰り返すタスクの場合は、前に実施した日からの経過日も分かりますので、過去やった日から何日経ったかを覚えておかなくても、ここに記録しておけばすぐ分かります。
次へ向けて
これらの実装によって、自分のタスク管理としてはかなり理想の形になってきました。
一方、普通のタスク管理アプリが備えているリマインダーとかカレンダーの機能はなく、またタスク管理のもう１つの側面である「計画通り進める」ための機能もありません。
今後はそれらの機能の実現を考えていきたいと思っています。
2024-09-16 「いつやるタスクか確認したい」を追加しました。