成果の出る会議の特徴⑨（映写しながら議事録を作成する）

私は経営コンサルタントとして、年間150回以上の会議に参加（自社の会議を除く）した経験を活かし、成果の出る会議の特徴について自分なりにまとめています。

９つ目の特徴は「映写しながら議事録を作成する」ということです。
会議で議事録を作成しない場合、口頭だけのやり取りでは認識の食い違いが生じたり、重要な内容が曖昧に流れてしまうことがあります。そのため、重要な会議では議事録を作成するべきです。

議事録を作成する際にオススメなのが、モニターやプロジェクターに映写し、参加者全員で議事録の内容を確認しながら会議を進めることです。言葉が文字として落とし込まれることで、認識の食い違いを防ぐことができます。文字になった内容を見てニュアンスが異なる場合はその場で修正してもらえます。さらに、文字として視覚化することで、ホワイトボードを使った場合と同様に、新たな発想が生まれる効果があります。また会議をしながら議事録を作成しているので、別途議事録を作成する手間が省けます。
以前、ある大企業では、会議音声を録音して文字起こしを行い、議事録を作成していました。２時間の会議の議事録の作成に丸二日掛けていました。特に社内で共有するだけの議事録ならそこまで体裁にこだわる必要は無いと思うので、その場で重要な会話を入力するだけで十分だと思います。また作成に時間が掛かるということはその議事録が共有されるまで数日間を要するため、参加メンバーが自部署で報告するのにも不都合です。
私自身が会議の司会進行をしながら議事録を作成することもありますが、会議直後や遅くしても数時間以内には参加メンバーに共有します。多少『てにをは』がおかしい場合があっても、意味が通じれば問題ないと考えています。それよりもスピーディーに共有することの方が優先順位は高いです。
私が顧問を務めるお客さま企業では会議の議事録は終了後３０分以内に送付するというルールを設定しています。これは議事録作成に手間を掛けずスピーディーに共有することを目的にしています。