成果の出る会議の特徴⑧（人数を増やしすぎない）

私は経営コンサルタントとして、年間150回以上の会議に参加（自社の会議を除く）した経験を活かし、成果の出る会議の特徴について自分なりにまとめています。

八つ目の特徴は「人数を増やしすぎない」ということです。
会議に出ていて思うのが、ただ座っているだけの人が多いということです。発言もせず、他人の話を聞くだけで、飽きると内職を始めます。参画意識も貢献度も低いです。
なぜそのような現象が起きるのか？要因の一つは会議の参加メンバーが多過ぎることです。

会議の人数が多いと、主体的に参加しなくても目立たず、参画意識が下がり他人事になりがちです。また場の迫力に圧倒され発言も極端に減ります。そこにいる意味・意義が薄いと感じるようになると内職を始めます。
情報共有が目的の場合は、ある程度の人数になることはやむを得ないかもしれませんが、議論がメインの会議では人数を絞り込むべきです。私の経験だと議論がメインの会議は５～７人が適切です。4人だと議論する際に、意見の幅が足りないと感じます。一方で８人だと参画意識が低下し、発言が少なくなります。また全員の意見を聞いていると会議全体が長くなりがちです。5～7人であれば、主体性を持った意見を幅広く集められ、、会議時間も長引かずに終わります。
Amazonでは、会議の参加者はピザ2枚で満足する人数が適切だというルールがあります。CEOのジェフ・ベソスが会議の生産性を高めるために提唱したそうです。ピザ２枚を何人で食べるのかは人によって異なると思いますが、上記の人数をそれ程大きな乖離はないと思います。

店長会議など、特定の階層のメンバー全員を集める場合は、どうしても人数が多くなります。そのような際は情報共有と議論に時間を分けて、議論の時間はグループに分けて実施すると活発に意見が出るようになります。

人件費の高いメンバーを大勢集めて、非効率な時間を過ごすことは、会社にとって大きな機会損失です。それだったら現場の仕事に時間を使い、組織に貢献してもらった方がずっと良いはずです。
参加者がいつも内職していて、やる気が無いと感じたら会議の参加者を見直してみてはいかがでしょうか。