プレゼンテーションの教科書 #9 現場のスキルを身に着けよう！5W1Hのチェックとリハーサル。
5W1Hのチェック
(1)目的のチェック(Why?何のために)
説明か説得か
説明が主目的なら「わかりやすさ」が重要、説得ならばインパクトのある客観データが欠かせません。
プレゼンテーションで達成したいことを簡素な一文で表現します。
(2)出席者のチェック(Who？聴き手は誰)
何人出席するか
配布資料の準備や会場設営などのためにも早めに出席者数は確定させます。
聞き手のプロフィール＆ニーズは何か
「聞き手にどの程度の予備知識があるか」「聴き手のニーズ」を可能な限り確認します。
(3)構成・内容・資料のチェック(What？伝えたい内容は)
内容・構成に問題はないか
内容について、聞き手の予備知識に照らしてわかりやすいか？
構成は聴き手の立場で無理なく自然な流れになっているか？
持ち時間の中で、十分消化できる構成になっているか？
資料について問題はないか
表記上(誤字・脱字など)おかしなところはないか？
表現上(あいまいな表現等)おかしなところはないか？
短時間で内容がつかめるような、わかりやすい書き方になっているか？
グラフやチャートなど、ビジュアル表現が有効に使われているか？
データの基本情報(調査月日・方法・引用の場合は出所)はそろっているか？
知的所有権や個人情報などに照らして、問題のあるデータや表現はないか？
(4)時間のチェック(When？時間管理は大丈夫)
スケジュールとタイミング
リハーサルを通して大体の流れをつかんでおきます。
状況ヘの対応
予想可能なΓかく乱要因」については、事前にあげておき、大体の対応方を考え準備しておきます。
(5)場所のチェック(Where？場所の確認)
アクセスに問題はないか？(聞き手ヘの案内周知が十分かも含めて確認する)
リハーサルを通して大体の流れをつかむ。
広さ・レイアウトは適切か？(目的や出席者に照らして、確認する)
会場環境の調整は可能か？(室温、照明の調整を中心に、実際に使用して確認する)
室内外に障害物はないか？(妨げになる備品や騒音などについて事前にチェックする)
使用条件に問題はないか？(会場担当者がいる場合、十分に意思の疎通を図る)
(6)伝え方のチェック(How？どのように伝えるか)
話し方の基本チェック
全体的なスタイルとアピールのポイント
リハーサルの実施
(1)通し稽古で最終チェック
通し稽古をやることでチェックしましょう。
序論・本論・結論のつながりがスムーズか？
本論の中での話しの展開に無理はないか？
話と資料の関係はわかりやすいか？
機器操作はどうか？
決められた時間内で終わるか？
(2)通し稽古の流れ
■導入(序論)
1.挨拶、自己紹介
2.趣旨やタイトルの説明
3.本論の予告
■展開(本論)
1.主要項目から
2.項目を明確に
3.要所で要約
4.達成時の成果
■まとめ(結論)
1.全体のまとめ
2.行動計画を示す
3.協力をお願いし、挨拶
質疑応答
(1)質疑応答は貴重なチャンス
質疑応答はプレゼンテーションの締めくくりとなる重要なポイントで、「質問」を回避せず、積極的にとらえます。
(2)質疑応答の留意点
質問しやすい雰囲気づくりの努力をしましょう
質問者とプレゼン夕ーだけで話さないように注意します
固定した質問者からたくさんの質問を受けないように注意します
わからないことに無理やりこたえようとしてはいけません
(3)質問者のタイプ
■純粋にわからない、理解できない点を知りたいという質問者
説明を聞き落としている場合もあるので、質問内容を的確に開き、繰り返し説明をし、補足して説明します。
■プレゼンターの非を突こうとする質問者
真っ向から対せず、質問者の意図を読み取り、可能な限り誠実に答えましょう。
■質問の名を借りて、自分の意見を主張しようとする質問者
質問者の話が長くなりそうな場合は、他の質問者・時間のことをあげて話を切り上げてもらうように促します。
(4)質問のしかた(聴き手の視点から)
(5)貿疑応答の手順
質問の意図を理解する、繰り返す、確認する
質問を他の聴き手と共用する(プレゼンターと質問者だけで話さない)
プレゼンテーションで説明した内容のどの部分かを明らかにして答える
質問者へ、その答えでよいか確認をする
質問者ヘ、質問してくれたことへの感謝をする
(6)答えられないときの応答例
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