イベント企画・運営の難しさ

こんにちは！ヒカリノイロドリです！

さて、今回は先日開催したヒカリノイロドリ初のイベント「アイデアの語り場」の裏側について書いていきます。

イベントの始まり

アイデアの語り場の発端は9月中旬。
ヒカリノイロドリの方向性に悩んでいました。
学生のやりたい事を見つける・地域と学生を繋ぐというコンセプトがあるけどニーズがわからない。
ニーズを知りたいという思いから今回のイベントを企画しました。

なぜ思いつきから実行まで約2ヶ月もかかったのか。

今までイベント企画・運営などした経験がなく企画し内容も決まった。最初だから小さなイベントにしたい。そう思いながら企画は止まっていました。
止まっていた2つの理由。
・どこでやれば良いかわからない
・人が集まらない事が怖い

・どこでやれば良いかわからない
前述したようにイベントなんてやったことがない。どこかのイベントに参加したことしかない。イベントをやる時の会場の決め方がわかりませんでした。行政が行うイベントでは公共施設・民間のイベントはその人が持っている箱でやっているイメージがありました。私は箱を持っていなければ学生なのでお金もない、そんな中でどこでできるんだろう。そんな事を思いながらゼミの教授に今やっているプロジェクトを話したところ大学の場所を貸してくれるとの事で解決したのが10月中旬。場所を押さえるだけで1ヶ月が経過していました。

・人が集まらない事が怖い
私は、STAND IBARAKI2022でこのプロジェクトを始動しました。今まで社会に出て何かをする経験がありませんでした。そのため私の認知度なんて皆無。つまり、私がイベントをやると言ったところで誰もその情報を受け取ってくれません。人の集め方を知らない私は人が来ない事に恐れてイベントを開催する動きが鈍くなっていました。

つまり、私はビビり。

「誰にも相談せずに分からない」・「人が集まらないのが怖くてやっていない」このふたつって何にも行動を起こしていないんですよね。誰も場所を貸してくれないなんて言ってないし、誰も人が集まらないなんて言ってない。何もアクションを起こさず私の中のステレオタイプのようなものにとらわれていました。つまり、私はビビり。
やる前から言い訳や逃げ道を作って時間を無駄にするなんてもったいない。STAND IBARAKIは半年のプロジェクトで、始まってから半年で最終報告なのにも関わらず、1ヶ月何もせずにビビって終わったことにより1/6を無駄にしてしまいました。
なぜビビっていた私がイベントを開催する決意ができたのか。
STANDの事務局である茨城移住計画の菅原さんにメンター相談会で相談しました。そこで言われた「それビビってるだけじゃん。」という言葉。非常に刺さりました。できるかできないかは後から決めるとして「やる」か「やらないか」の判断。私はそこで「やる」をを選びました。
ここからこのイベントの私の目標を「脱・ビビり」にしました。

「やる」という判断から開催決定まで

「やる」という判断までに既に約1ヶ月が経過。11月12日の中間報告会までにイベントをやるという約束を菅原さんと交わし、残り1ヶ月。急ピッチでの準備が求められます。大学で場所を貸してくれることは決まっていたので、急いで地域国際交流センター長であるゼミの教授に連絡し面談を行ってもらいました。会場の空き日程を連絡してもらい1週間以内に会場を確保できました。会場日時の決定を受け用意していたチラシのファイルに日時を入れて情報公開しました！

開催決定したものの人が集まらない！！

開催決定をSNSで発信してどれくらいの申込みがあるのかワクワク！大学でやるイベントだし来てくれるだろうと思っていました。相談会までの人が集まらないという不安はどこへやら。何か勘違いをしていました。申込みがないことで公開した情報のURLの不備を疑ったり、いいね数を確認したり。
あれ？全然集まらないじゃん…そう気付いたのは10/25。イベントまであと2週間ちょっと。「そうだ、来週文化祭も大学にチラシを貼ろう！」そう決めて印刷して27日に学務部に提出し31日から貼らせてもらえることに。「よし、文化祭で色々な人が見るからもう安心だ。」なんて思っていました。そうして文化祭が終わるまで構えて待っていました。しかし、文化祭が終わって週が明けても申込みは0。あれ？やばい、あと3日しかない…

2日前まで参加者0人。

あと3日になった月曜日。SNSでフォローしてくれている茨キリ生・Facebookをやっている活動的な茨キリ生にDM、講義のグループワークのグループ、友人で作っているLINEグループの片っ端から声をかけてチラシを配って集客しました。LINEグループなどはリアクションボタンだけ、既に地域で活動している人は忙しくて捕まらず。
あ、終わった。大スベリだ。もう、準備をする気も起こらず憂鬱。

ついに参加者見つかった！3人も！

イベント2日前に運が良くゼミ発表。もちろんこのイベントの宣伝も入れます。発表中に「来てくれる人いますー？」と聞いたところ反応なし。あーあ、本当に終わった、どうしよう。そんな事を思いながら授業終了、教室を後に。その時でした。「岡﨑さん！」後ろから話しかけてくれた人がいました。あれって何するイベントなの？と聞かれプレゼンしたら興味があるとの事。木曜日休みだから行くと言ってくれました。めっちゃうれしかったのを覚えています。学校があるついでに寄って来てくれることを想定して木曜にしていたのですがまさか、休みの日にわざわざ来てくれるとの事。嬉しい限りです。
あと1人ゼミ終了後に声かけたら話したら面白そうだから行ってみると言ってくれた人がいました。もう1人はゴリ押しで何とか来てくれることに。
何とか3人確保しました。

ついに当日。

ゼミ生3人だけだけど無事開催できる事に一安心。飲み物・お菓子を用意して迎える体制完了。

準備完了時の写真

3人だけど、来てくれる3人を満足させるイベントにしよう。そう思いながら開始の14:30を待ちます。
待っていると、外にこちらを見る学生が2人と職員さん。扉を開ける職員さん。14:30からのイベントってこちらで大丈夫ですか？と。そう、2人がチラシをチラシを見て来てくれたのです！確かに飛び込み参加歓迎と書いていたのですが、期待していなかったので驚き！！

無事イベント実施

イベントの様子

写真は定点カメラ（アングル的に4人しか写っていませんが）で動画撮影したものの切り抜きです。

イベント終了

無事にイベントが終了しイベントのアンケートでは参加してくれたみなさまから満足以上の回答をいただきました。感想でも高評価をいただきました。色々と大変なことはあったものの参加者が学びを得てくれたこと、このイベントのために時間を割いて来てくれたことなど多くのことから心を動かしてくれました。

今回学んだこと

イベントを実施して様々なことを学びました。
・意外と周囲は応援してくれる。（もちろん、努力しているところに対してで、応援してくれることが当たり前ではありません。）
・待っているだけではイベント参加者は0人。
・一緒に進めてくれるプロジェクトメンバーが欲しい。
・周りを巻き込む大変さと重要さ。
・やってみないと分からない世界がある。
etc…

まとめ

と、こんな感じで裏側を書いてみました。各種SNSでは表から見えるところしか書いていませんが、0を1にする大変さというものを学びました。今回出た反省点などをもとに次回以降のイベント実施に向け2歩目の準備をしていきます。今回のイベントの参加者さん、協力してくれた方々をはじめ関わってくれた全ての方に感謝いたします。