WEBで使えるファシリテーションのコツ
こんにちは！
もうすぐお盆休みですね。皆さんはどこかへ出かける予定はありますか？
今回はファシリテーション企画第3弾！
ウェブに特化したファシリテーションのコツをいくつかご紹介します。普段の会議や社外・社内でのオンラインイベントで明日から使える使いやすいものを厳選しました。活用してみてくださいね。
会議編（決定事項を共有するものの場合）
一口に会議と言えど、 決定事項を共有するのみのものやディスカッションするものなど、性質は様々ありますよね。
まずは決定事項を共有するものの場合です。
①文章で決定事項の共有を
ウェブ会議では、音飛び、映像の乱れなどがつきものです。 参加者が複数人いる場合は特に、文章での決定事項の再確認をしましょう。
②タイムマネジメント
はじめに、参加者には予定通り会議終了時刻までいられるのかの確認をしましょう。その後、各項目でどれくらい時間を取れるのか全体のアジェンダやゴールを共有。 全員が見通しを持った状態で臨めるといいですね。
③最後は期日とアクションを伝える
会議の最後で要点を繰り返し伝えましょう。
最後に相手に行って欲しいアクションがある場合は、期日とアクションをお伝えして終りましょう。
会議編（ディスカッションの場合）
④事前に予告を
事前に知っておいてもらいたい情報は共有しておきましょう。
また、「 〇月〇日〇曜日の会議では〇〇の議題について話をする」とわかっていればその人の中でアンテナが立ちます。 脳が勝手に関連情報を取得する性質を利用しましょう。
⑤心理的安全性の担保を
近況報告や最近あった良い事のシェアなど、 みんながニコニコ笑えるような最初のウォーミングアップがあるのとないのとでは、その後の議論の活性化度合いが違います。
⑥ 全員に話してもらいたい時は順番が鍵
老若男女全ての人から素直な意見を聞きたいときには、その議題からもっとも遠い方、経験の浅い方から話してもらいましょう。 主催者や力のある方が最初に持論を語ってしまうと、そちらの方向から舵を切るのは大変難しくなります。
オンラインイベント編
⑦今何をする時間なのか明確に・簡潔に
どこに、何を、どうして欲しいのか。具体例つきで伝えましょう。例えば、「 チャット欄に、 全員宛で、 今日の夕食を書いてください。１分以内」など。
どこに、何を、どうして欲しいのか。は事前にメモしておき、適宜チャットに貼り付けてあげると親切です。
途中から参加した方が居た場合は、 今やっていることを再度チャット欄へ貼り付けるだけで、会の流れを止めずにフォローできます。
⑧ブレイクアウトルームを設けるなら、最初の喋りだし者を決める
ブレイクアウトルームの各ルームにファシリテーターが置けるならば良いのですが、なかなかそうはいきませんよね。その場合は、「 Zoom背景が一番シンプルな方から話はじめてください。次の方をご指名するのを忘れずに。時間は１人１分です。」
と、 誰から話し始めればいいのか、 どれぐらい喋っていいのかを明確にしておくとスムーズな流れが作れます。
⑨心の準備時間を作ってもらう
発表時間を設ける場合は、事前にお伝えしておきましょう。 オンラインに慣れている方ばかりとは限りません。 発表していただいた場合は必ず承認称賛の言葉を、時間があればその発表に対する他の方からのフィードバックももらいつつ「発表してよかった」と思ってもらえる雰囲気作りに努めましょう。
いかがでしたか？
特にオンラインイベントを行う場合は、なれるまでは台本を作っておくと安心してファシリテートできるかもしれませんね。 オンライン 感情表現が伝わりにくい側面があります。1.5倍のリアクションで、相手に敬意を表しましょうね。
まとめ
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