自治会資料・ファイルの整理

5月は運動会他小学校、中学校青少年健全育成会、消防団結団式や市自治連合会の管外視察等こまごまとした行事が目白押ししていたが、6月は八幡社の月並祭以外、役員の集まる行事はほとんどない分、7月の防災訓練、8月の盆踊り、9月の敬老会とウォークラリーの準備会議が始まる時期になっているが、それらの資料がどこにあるのか判らない状態だった。校区集会所のパソコンには過去数年間の自治会活動を記録されたファイルが保存されているが、デスクトップ画面いっぱいにファイルが溢れかえっている。どこにどのファイルがあるのか判らなくなっていた。同じファイルがデスクトップと別のフォルダに入っていたり、作業中のファイルが残っていたり、目的の資料を探し出すのに難儀する。総務・高区会長のBさんが新しい資料の作成に苦労している。今のうちにファイルの整理をしておかないと大変なことになる。30年度だけではない。以降の自治会活動に支障をきたすのは目に見えている。5月末から始めた過去ファイルの整理だけで2か月近くかかってしまった。今後のことを考えて、行事ごとにフォルダを作り、フォルダ内の文書資料も時系列データとしてファイル名の頭に半角英数で番号を付けるなど。
一年間に残される資料は数百に及ぶ。Word・Excel等文書ファイルは各行事ごとに30を超え、行事以外で防災問題や校区に寄せられた要望他、校区が抱えた問題等で作成される文書ファイルも各カテゴリーごとに10から20。画像ファイルも数百ある。特に画像ファイルはデジカメで撮ったサイズをそのまま保存すればハードディスクはすぐに満杯になってしまう。画像は最大1000ピクセル以内で縮小して行事ごとのフォルダ内に画像フォルダを設置するなど、必要な時に必要な資料を見つけられるようにすることが大切であり、結局ファイリングの基本を守っていくことが大切だろうと思う。
結局ファイルの整理は年度末まで試行錯誤が続いた。30年度のファイル総数が一体いくつあるのか正確に数えられないが、かなりメモリを抑えても4ギガバイトを超えていた。