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HQのシステム事情（Slack編）

一般社団法人「Heart resQ」

皆さんこんにちは！HQ井上です！

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当団体は少人数で運営されており、各メンバーがそれぞれの役割を担当しています。私はシステム（IT）の担当として、内部のシステム構築を行なっています。

代表の尾上は熱意と行動力に溢れ、組織を推進し続け、やべっちは自身の経験を通じて、声を上げ、アイデアを提供してくれる貴重な存在です。さらに、小松は私たちが手が回らない部分を補完し、創設期から頑張ってくれています。皆、適した役割を果たし、協力し合いながら組織運営を行なってきました！

今回は、当団体内で使用しているツール「Slack」の特徴について詳しく説明いたします。以下では、Slackについての詳細を項目ごとに説明します。

1. Slack

Slackは、当団体内でのコミュニケーションツールとして活用しています。以前はLINEを使用していましたが、LINEでは個別の連絡を管理するのが難しく、履歴を毎回遡る必要があり、メールの通知や外部ツールとの連携が制限されていました。そのため、約1年半前からSlackを導入しています。

2. 機能

Slackには多くの機能が備わっており、それぞれの機能を活用しています。

  • 個別にチャンネルを作成

    • 個別にチャンネルを作成できるため、異なる目的に合わせてチャンネルを設定しています。たとえば、「メール通知チャンネル」では、Gmailに届いた内容がそのチャンネルに転送され、全員が確認できます。また、「企画立案チャンネル」では、メンバーがアイデアを共有し合える場を提供しています。

  • 外部ツールとの連携が容易

    • Slackは外部ツールとの連携が可能で、HQのSlackではさまざまな便利な機能が活用されています。例えば、gメールが届くとSlackに転送され、全員が重要な情報を見逃しません。また、Googleカレンダーに記載したTodoが自動的に読み込まれ、毎朝6時にその日のタスクが通知されます。さらに、Slackの内容は月に1度自動的にバックアップされ、投稿した内容はスプレッドシートにも自動転記されます。MTG前にはZoomのURLがリマインドとして自動送信され、オンライン事務所の入退室もSlackで通知されるなど、Slackは様々な作業をサポートする"雑務を行なってくれるメンバー"のような存在です。笑

  • Twitterやインスタと同じく個別にダイレクトメッセージ（DM）を送れる

    • Slackを使用する際には、個別にダイレクトメッセージ（DM）を送信することも可能です。しかし、基本的には組織全体で情報を共有し、風通しを良くするために、目的に合わせたチャンネルで会話を行い、全メンバーが情報にアクセスできるようにしています。

Slackの導入により、コミュニケーションと業務効率が向上し、当組織の運営がスムーズに進んでいます。

3.外部ツール連携にあたって

Slackと外部ツールを連携させる方法として、以下の3つのパターンがあります。

A. アドオンを使用する

  • アドオンは、Slackに追加できる拡張機能のことです。例えば、Googleドライブとの紐付けなどが可能です。アドオンは使いやすく、基本的な連携が必要な場合には適しています。ただし、できることには制約があることがあります。

B. webhookを使い、連携する

  • Webhookは、Slackと他のツールやサービスを簡単に連携させる方法です。具体的な例として、バップアップや事務所の入退室管理との連携が挙げられます。Webhookの接続方法やURLが提供されている場合、Slackと他のツールを柔軟に連携させることが可能です。

C. IFTTTなどのツールを使う

  • IFTTT（If This Then That）などのツールは、さまざまなアプリケーションと連携できるプラットフォームです。Gmail転送、スプレッドシート転記、Googleカレンダー連携など、様々な連携を一元管理できます。特に、アドオンやWebhookでは対応できないツールとの連携に役立ちます。

各パターンにはそれぞれ特徴があります。アドオンは簡単であるが、機能に制約がある場合に適しています。アドオンで対応できない場合には、IFTTTなどのツールを活用して多くの連携を実現できます。Webhookは、Slackと連携したいツールがWebhookをサポートしている場合に適しています。

どの方法を選択するかは、連携したいツールや具体的な要件に応じて検討する必要があります。詳細な情報や具体的な設定についての質問があれば、お気軽にお知らせいただければと思います。

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と、少し長くなってしまいました笑
実は上で書かれている文章は井上がNotionで書いた箇条書きをchatgptに読み込ませ、文章化したものになります。箇条書きからそれなりの文章が作られる時代になってしまいました笑

今回は以上になります！皆さんのお役に立てれば幸いです！！