親子で学ぼう！SDGs『18番目のMy SDGs』イベントの舞台裏
音声SNS「clubhouse」でオープンしている、ナレーターの下間都代子さんが主宰するルーム『耳ビジ★耳で読むビジネス書』。
平日毎朝8時、ビジネス書や実用本、How To本を朗読するこのルームで、中谷よしふみ先生の『全図解 中小企業のためのSDGｓ導入・実践マニュアル』を紹介する回から始まったSDGsイベントが先日2023年6月18日（日）に行われた。
このイベント、リーダーはもちろん主宰の下間都代子さん。しかしながらアイディア出しや準備・運営の実務は、この耳ビジのコミュニティ『耳ビジ★サポーターズクラブ』の部員達。
みなさん自らいろんなアイディアを出し、話し合い、事前に実際に作ってみたり、必要な備品や材料を進んで提供したりと、まあ本当に素晴らしい連携プレイの連続。みなさんが自分の『得意』を活かして、その『得意』がかけ合わさった結果、素晴らしいイベントが出来上がった。
みなさんの素晴らしい活躍で私の出る幕はさほどなかったのだが、もともとイベント関係の仕事をしていたこともあり、持っているノウハウを運営面で活用した。
イベントの経緯や当日の内容などは、主宰のトヨコさんや運営メンバーが詳細を発信いただいているのでそちらに譲るとして、このnoteでは、今回のイベントで私が一スタッフとして担当した実務的な作業記録を、所感・反省点も踏まえつつ、残そうと思う。
今後、イベントやセミナーをやろうという方に少しでも役に立てたら嬉しい限りである。
①アンケート募集用Googleフォームの作成
いろんな方のSDGsのアイディアを集めるためのアンケートフォームを、Googleフォームを使って作成。
いつもアンケートや何かしらの募集を行うときはGoogleフォームで作っている。googleフォームは本当に優秀で、無料で使えて操作も簡単。しかもやろうと思えば画像の投稿や自動返信メールの設定、フォームの自動締切などの高度な設定もできる秀逸なツール。集まった回答はGoogleスプレッドシート（excelのような表計算ツール）に自動吐き出しもできるから集計もめちゃくちゃラク！これを使わない手はない。
ということで、このフォームを使ってリスナーさんからたくさんのアイディアを募集した。30人弱の方からのアイディアが集まった。
②オンラインミーティングでの議事メモ作成
イベントの運営スタッフは全国各地にいらっしゃるから、事前の打ち合わせはZoomを使ったオンラインミーティング。私は全ての打ち合わせには参加できていないのだが、参加できた打ち合わせではZoomで画面を共有しながら、Googleスプレッドシートでリアルタイムに議事メモを記録。
せっかく話し合って決めたことも、後で「あれどうだったっけ」って結構ありがちなことだけど、こうやってみんなでメモを共有しながら話し合いをすると認識のずれも防げてGood！
③プレスリリースサイト（兼告知サイト）の作成
耳ビジで運営しているホームページ。このサイトの制作と運営を実は立ち上げからずっと担当している。といっても、広告関係の仕事はしているものの実制作についてはほぼ素の私は、直感でWixという、ホームページを作る際に専門的なプログラミングが必要のないノーコードのホームページ制作サービスを選んで、手探りながら作り、なんとかこれまで運営している。
この耳ビジホームページ内に、プレスリリースページを作成した。プレスリリースの原稿自体は、下間都代子さんが作成。これまでもイベント運営などでプレスリリースをご自身で書くことも多々あるそうで、そのあたりトヨコさんはお手のもの。
その原稿を元に作ったサイトがこちら↓
正直このページ、テキストと画像をただ並べただけの割と雑な作り方をしてしまっていて、自分の中ではもっとちゃんと作ればよかったと、少々反省している。。。ごめんなさい。
ちなみに現在このサイトの一番上にあるリンクボタンから、イベントで紹介したワークショップのレシピをダウンロードできるが、こちらのレシピを可愛く綺麗に仕上げたのが我らがサポ部のグラフィックレコーディング隊の一人、ホリベユカリさん。
実は、このレシピのデータが仕上がったのがイベント前日。しかしながらこの日、日中予定があったため、夜自宅に戻ってから急いでアップ（汗）
④備品リスト・進行表（タイムテーブル）の作成
イベントの運営、進行上で実は重要な役割を担うのが、備品リストと進行表。
イベント関連の仕事をしていた時、「備品リストと見積もりを完璧に作れたら、一人前」とよく言われた。
それぐらい備品リストって実は大事。当日、現場で「あっ！○○がたりない！」というのはどれだけ準備しても出てくるが、それをできるだけ減らすために、誰が何を準備するのかを整理しておくのはイベント運営には欠かせない。
この辺りの資料の作り方は、イベント関連の仕事をしていたときに会得したもの。こんなところで役立つとは思っていなかった（苦笑）
⑤当日の Zoom接続機器の準備・設定
今回のイベントは、東京と大阪の2拠点同時開催（福岡やオンラインでも同日さまざまなSDGs関連イベントを、サポ部員有志により同時開催）。
東京会場と大阪会場をZoomで繋いで一体感を出すべく、当日東京会場で参加する私は、東京会場でのZoom接続関連を担当。事前に会場にプロジェクターやスクリーン、電源の延長コードなどを借りられるか、プロジェクタとパソコンを繋ぐ線は会場にあるか、インターネット回線＝Wi-Fiが使えるか、などを確認。
結果私の方では、
・パソコン（マウス・電源アダプタ＋ケーブル）
・HDMIケーブル
・HDMIーUSB-C変換コネクタ
（私のPCがMacbookでUSB-C接続でHDMIケーブルを直接接続できないため）
・Bluetoothスピーカー（念のため用意）
を持参。
リアルのイベントでPCを使って映像を出す際に、特に注意が必要なのが
・ケーブル関係
・インターネット回線
・音響
特に音響は本当に大事で、今回は映像がメインではないため大きな問題はなかったが、大規模イベントあるいはパーティのようなパシッと決めないといけないイベントで、レストランや貸会場でイベントする場合は、音響は絶対に事前に確認したほうがいい。（過去に痛い思いをした経験が・・・）
ケーブル関係も、当日現場でPCとプロジェクターが直接繋がらないことが発覚して近くの家電量販店に買いに走る、いうようなこともよくある話。
この辺りはイベント運営を経験する中で覚えていく必要があるが、これからイベントやセミナーを実施する方はぜひ事前確認を綿密にすることをお勧めする。
⑥感想・所感
今回のイベント、東京と大阪の2拠点をメインに開催。そして、耳ビジの主宰者、我らがキャプテン下間都代子さんは大阪会場で陣頭指揮を取り、東京はサポ部有志が主体的に運営するという体制で実施。
大阪はトヨコさんが積極的にプレスリリースなどをメディア関係者などにも配り、事前の告知記事として産経新聞の関西版にも記事として掲載されるなど積極的な広報活動をされていた。
一方の東京は、、、運営内容の詳細の詰めは綿密に行なっていたが、広報活動は正直十分でなかった。この点は大きな反省点である。
結果東京会場での参加者は・・・、、、な感じだった。せっかくいいイベントを作り上げたのだからもっと多くの人に知ってもらうべきだったし、もっと積極的に発信をすべきだった。
ただ、裏を返せば、東京の運営メンバー+著者さんは全部で13人。このメンバーの繋がりはと〜っても強くなったと思う。
次回のイベントもぜひこの素敵なメンバーが集まればいいなと心から思っている。
運営の皆様、ご参加いただいた皆様、ご協賛という形でイベントにご協力いただいた皆様、本当にありがとうございました。
そして、このイベントを先頭を切って満身創痍でみんなを引っ張り走り抜いてくれた我らがキャプテン下間都代子さん、本当にありがとうございました。
トヨコさん・他のメンバーの記録
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？