任意団体　事務の心構え

　地区で、「市民活動の事務の基本と効率化」という演題でセミナーがあり、聴講しました。NPOに関わり団体運営や事務業務に携わった講師に、丁寧にわかりやく講演いただきました。
　日頃、やるべき仕事を把握し、スケジュール管理をして、効率化を図っているつもりでした。しかし、講師の方から話を聞くと、自分の不足していたことがいくつか出てきました。
　会社員時代は、組織の中にいることで、いろいろな面で周囲に頼っていた部分があったのかもしれません。自己管理していく必要性を感じました。
　印象に残ったことを、以下の５項目の切り口からまとめてみました。

体調管理

　わかり切ったことですが、意外に疎かになっています。きちんとした睡眠を取っているか、集中できなければ戦略的休息（昼寝）をしているか、休日はストレス解消や運動をしているか。講師にそう聞かれると、「はい」と素直に返事はできませんでした。
　集中力が高まる時間を活用しているか、という質問もありました。私は朝型の人間です。大切な仕事は、朝一番に取り掛かったほうが良さそうです。重要な資料作成した場合の再鑑・精査は、翌日の朝にしたほうがいいです。　

作業環境の整備

　不要物を排除し作業スペースが確保しているか、作業環境をよくしているか、との質問がありました。
　簿書保管台帳を作成し、保存期限を決め、電子化も進めてきていました。特に、計数関係資料は１０年を超えるものを処分し、棚の整理が進みました。ただ、その後は捗っていません。
　会員は、事業の活動記録や資料など、ときどきその紙面を手に取って読んでみたいものです。そういったものも、台帳を作り管理していかなくてはいけません。　備品についても、台帳を作り、不要なものは処分していく必要があります。作業環境の整備はまだまだこれからです。
　一人で事務所にいると、そのような仕事は億劫になりがちですが、１年間でここまではしようと決めて、作業していかなくてはいけません。
　事務所がきれいに整頓されていけば、作業スペースを確保でき、気持ち良く仕事ができると思います。

スケジュール管理

　スケジュール管理をしているつもりでも、予定通りにいかないことがよくあります。振り返ると、懸案の仕事をする時、予備の時間の確保が不足していたようです。
　講師からは、過去に類似した仕事をした場合に、どのくらい時間がかかったかを記録に残しておき、その作業時間に対して予備の時間を追加しておくべきとのことでした。
　毎月決まった仕事であれば、タイマーで時間を測って、正確に把握しておくことも必要です。

作業時間の効率化

　タイピングスキルを高める、ユーザー辞書登録をする、メールのテンプレートをつくる、ショートカットキーを使う、アプリの活用等、時間を短縮するための技術（時短技）を磨いてくださいとのことでした。
　私は、特にユーザー辞書登録に注目しました。任意団体の構成員である会員とはメールでの連絡が多いのですが、メールの内容や文章は類似しています。もっと活用すべきでした。
　メールのテンプレートはあまり作成していませんでした。同じ内容のメールがあると、前回のメールをコピペしていました。しかし、日付、会員名等の修正を忘れがちです。ちゃんとテンプレートを作成し、必要箇所を穴埋めするようにしたほうが間違いは少ないし、余分な神経を使わずに済みます。
　月間計画表、年間計画表、仕事内容の一覧表などは、自分でWordやエクセルを使い作成していました。Googleカレンダー、GoogleToDoリストなど、使うと便利であれば検討したいと思います。

活動報告

　会員への活動報告は、定時総会の場での年次報告と、年に2回の会報を通じて行っています。しかし、これだけでは不足していると感じていました。
　講師からは、役員会等を実施したら、会議内容を会員に報告をしてはどうか、との提案がありました。確かに、役員は、研修会等の実施をするため、役員会を開き、運営計画と準備をします。そういったことも会員に知っていただきたい活動内容です。

セミナーには、女性の参加者が多く、育てや家事で大変な中、市民活動に参加されている様子でした。頭が下がります。
　また、同年輩の男性で、定年退職後、地元に帰り文化事業に関与している方もいらっしゃいました。
　セミナーに参加し、日頃一人で事務局で働いている私としては、いろいろなヒントをいただきました。