バックオフィス業務を整理した話

年始くらいから色々な事情が重なって「とりあえず代表自らでタスクを抱えてゴリゴリ進めていかねばならない時期」って感じだったのですが、いい加減半年もそのスタイルだと、自分の体力の限界と、本来自分が時間を割くべきことに時間を割けないみたいな状態まで私がタスクを抱え込んでしまっていたのでマズイと思い7月一杯かけて色々棚卸ししていました。

ちなみに、ベンチャーや中小みたいなものと関わりがないとどんな具合か伝わらないと思うので、後半の私がどんな具合だったかざっくり雰囲気だけ伝えると

請求書処理から給与計算、振込などのバックオフィス全般をやりながら、マネジメントやマーケティングなどの実務全般をやる…

つまり「だいたいやる」といった具合です。業務範囲もクソもありませんが、立ち上げ期なんてそんなもんです。

「専門家に任せたら？」という声も聞こえてきそうですが、会計系、法務系はそれぞれ顧問契約をしていて任せていたはずなのですが、私の知らないタスクが後から後から湧いてきて、その対処に結局時間がかかるといった具合でした。

せめて、私が世界一苦手なバックオフィスだけでも抹消したい！！！！！
そんな感じで、バックオフィス整理プロジェクトがはじまりました。

今後経理周りを手伝ってもらう方がお詳しかったこともあり、色々整理できたので自分へのメモという意味でもnoteにまとめておきます。

・バックオフィス系はツールがすごく充実している

第一にバックオフィス系は、めちゃくちゃツールが充実しています。

経理、給与計算：MFやfree等
請求書処理：(枚数が多い場合)LayerXinvoice
納税関連：eLTAX

などなど、結構色々なツールがあるので、大抵はそのあたりでショートカットできます。

(私もそこまで詳しい方ではないので、もしオススメのツールがあったらコメント欄で教えてください！)

なんだかんだ、私が1人でも給与計算やそれらの振込処理ができていたのはMFのおかげでしかないので、ガンガン導入したほうがいい。

・特別徴収他はeLTAXを活用

今回まで存在を知らなかったのですが、先ほど名前の出たeLTAXは特別徴収の手続きから納税まで諸々オンラインで完結できる便利サービスです。最初全て手書きで各自治体に人数分やっていて気が狂いそうだったのですが、これであればオンラインで諸々進められるので便利すぎた。しかも、代表印等必要なく申請できるので、このタスク自体を他の人にパスできる！支払いはPay-easy！最高！

・請求書はデジタルデータに統一

地味に手間がかかったのはここですね。
全ての取引先に、今後はこのアドレスに請求書を送付してください〜と連絡を入れました。

送付先アドレスは複数人で確認できる形(共通アドレスやGoogleグループ等)にしたので、経理でなくても請求書確認が必要な人が簡単に確認できる状態になっています。

ちなみに、この際、デジタルデータと紙データのどっちもで請求書を受け取ってしまうと紙請求書の保管義務が発生する(※デジタル保管し紙を破棄する場合申請が必要になる)ので、オンライン化する場合はデジタルデータ一本に絞った方がいいと会計士さんから聞きました。ご参考までに。

・フォルダ/データテンプレの整理

改めてフォルダの整理をしました。
↓めちゃくちゃ普通ですがこんな感じ。このフォルダごと会計事務所に共有しています。