社員のメールアドレスは捨てちゃえ！

初めてメールアドレス持ったのはいつ？

仕事で名刺にメールアドレスが入り始めたのはいつ頃だろう？
僕の記憶が確かなら（笑）、97年か98年頃に上司が持ち始めて気づいたら誰もがメールアドレスを持つようになった気がします。

メール ＝ 秘匿性ゼロと考えていい　”ハガキ”と同じ

業務でメールを使うことが多いと思いますが、そもそも、メールは送受信サーバー双方間での暗号化を行わない限り、途中で誰が見てるか分かりません。逆に言えば、誰に見られても問題ない内容以外をメールで送信するのはNGです。
暗号化手順等もありますが、これもちょっとした暗号化鍵のやり取りが必要ですし、一般向けではありません。

必要なメールの数百倍届いてくる迷惑メール

1日で数通しかやり取りが発生しないような人でも迷惑メールはどこでどう調べたか山程降ってきます。こうしたメールを捨てる為の作業にもムダな時間を使っている場面も少なくありません。

社員のメールアドレスを捨ててみたら？

社員にメールアドレスを渡すのを止めたらどうなるだろう？
実はほとんど影響なくて却ってメリットのほうが大きかったりして（笑）。
業務上メールが必須といえる職種に関わる人は別としても、殆どの場合、メールチェックの手間の方が増えるだけで、社内のやり取りはグループウェア等を使えばいいし不要なCcも消える。
余計なセキュリティ対策や情報漏洩の可能性もぐっと下がります。

メールの利便性　＜　セキュリティ対策や迷惑メールに対処する時間

メールが普及し始めた頃でSNSやグループウェアもそんなに普及していなかった頃ならまだしも、今は有効な方法がいろいろと用意できる時代。
”メールアドレス止めました”っていうのを堂々と謳ってもいい時代かも知れませんね。

メールアドレスを持つ側の意識も変えていこう

メールアドレスを持つのが当たり前。
社員側もこの考え方が”当たり前ではない”事を意識してもらう為に、
”社内ルールの講習会”みたいなのを毎週30分でもいいからやってみるといいかも知れない。
・メアドを決めよう（〜＠xxx.co.jpの〜部分を自分で決めてもらう）
・メールの仕組み
・社内メアドを取得する設定内容
・社内/社外の利用ルール
・事前に把握できている相手以外のメールは無視
・退職時のメール対処法と、アドレス削除のタイミング

こうしたことをなあなあで済ませるのではなく、会社の仕組みとして社員の情報セキュリティに対する基礎レベルを高めておく。

ハードやソフトウェアのセキュリティ対策以外のこうした人的対策が今の時代には何よりも大切です。

、とここまで書いてて思ったのだけど、やっぱり、メールアドレスをもたせるのはめんどくさい（笑）。

メールアドレスは捨ててみた方がいいかも知れないね。