会社で「来週から議事録かいてね」と言われたので準備する。

経緯

私はIT企業に勤める新卒社会人一年目である。

つい先日、配属先チームが決定したのだが、そのチームでは毎週月曜日に昼会なるものが実施されるんだとか。

その昼会に、さっそく来週から参加することになった私であるが、
おまけで議事録を任されてしまった。
いや、分からん。私は議事録なんて書いたことがない。
とりあえずテンプレをいただこうと考えた私であるが、なんとびっくり、その昼会の議事録にはテンプレがないんだとか。
テンプレが無いなら無いで、その場で「先週の議事録を見せていただけますか」といえば良かったのだが、あまりの衝撃に気が動転していた私は、

「テンプレがない？そんなことあり得るか…？いや違う、これは試されているんだ。最初だけ何も見ずに書いてみよう的な方針に違いない！」

などと訳の分からないことを考え、その場で先週の議事録を手に入れることなく土曜日を迎えてしまったのである。詰んだ。手本にするものがなくてはどうにもならん。始めが肝心とはよく言ったものだ。あの歌詞は本当に素晴らしい。

とはいえ、過ぎたことは仕方がない。
何とかして来週の月曜日をやり過ごしたい私は、議事録の書き方について調
べることにしたのだ。 

議事録をかく理由

本題である。というか調べたことをかいつまんで書くだけなので、これってパックりんなのでは？

• 記録を取っておくことで、あとで見返すことが出来る。

• 決定事項、決定に至る経緯、次の行動などを共有できる。

そもそも会議を実施することに何かしら目的があって、その会議でチームとして何を得たのか、あと今後の方針を全体に共有して記録に残すって感じらしい。

最低限議事録に書く内容

• 会議の情報

     日時、場所、参加者、議事録作成者　tabでスペース作れないの何で 

• 会議の内容

     決定事項、決定に至る経緯、次の行動、それぞれ発言と発言者紐づける

やっぱりフォーマットが欲しくなるね。議事録書く人によってどこに何書いてあるか違かったら読みづらくない？そんなことない？
会話形式で発言全部メモとか書いてあるサイトもあったけど、間に合う気がしない。とりあえず会議の実施目的に関係する話から優先的にメモすればよさげ。ただ、週一の昼会ってなんか各々から1週間の作業進捗とか現状報告する場みたいな雰囲気なのがなぁ。この感じだったら全部記録に取る必要ありそうだし、メモ間に合うのかね。

会議が終わるタイミングで議事録は完成しないらしい

• 会議中にメモを取り、それをもとに、後から整理された議事録を作成する

一番の学び。会議中は提出する議事録そのものの作成は行わずに、後で見返して議事録を作成するためのメモを取るらしい。会議が終わったら、そのメモを見ながら要点だったり話の流れを汲んで必要な情報だけが記載され、余分な情報がないきれいな議事録を作成するらしい。これなら会議中のメモも間に合うのかもしれない？いわれてみればその通りで、会議中に提出できるレベルの議事録作成なんて無理だわ。なぜ気が付かなかったのか。

議事録を作成するにあたって気を付けること

事前準備

• 前回までの会議の流れを整理しておくと、話が頭に入りやすい。

• 会議の目的や議題を事前に調べ、発言する必要があるトピックについてリサーチしておく。

• フォーマットを用意し、会議中は発言をメモすることに集中できる状態で会議に参加する。

• 参加予定のメンバー全員の顔と名前を覚える。

会議中

• 発言内容と発言者はセットでメモする。

• どうせ後でメモを議事録にまとめる時間あるから、最悪、話題ごちゃ混ぜの時系列順メモになってもいいから、絶対に重要な発言を取りこぼさないようにする。

• 既存タスクや次の行動については、担当、期限、数字を正確にメモする。

会議後

• メモを議事録に変換。

• 時系列で書かれたメモを、話題ごとにまとめる。

• 事実と意見を区別する。何かしらの事実に対する意見という構図。

• 決定事項と経緯、行動と目的のように、記載する内容は何かしらと関係性があるから、それを基に整理する。これに数字とか具体的な情報を足していく。

取り敢えず私が意識してみること

調べると、色々ポイントが紹介されていたが、ちょっと多すぎて一度に全部実行するのは無理である。議事録のまとめ方や構成に関しては議事録を提出すれば先輩方からフィードバックがいただけるのではないかと思う。
そうなると、私が最優先でやらなければいけないことは、会議中に重要な情報を余すことなく正確にメモすることではないだろうか。
十分な情報が記載されているメモを見せることができれば、それを基にどう議事録を書くべきだったかを指導していただける可能性もある。
ならば、そのために何をすべきかという話になるが、これは業務知識を増やすしかないと思われる。何の話をしているのか分からないと、重要かどうかの判断もできない。
しかし残念なことに、これは今日明日で解決できるものではない。来週の月曜日の午前中にどれだけ業務を覚えられるかという点についても、正直誤差の範疇だろう。
であれば、次に、今の私にできることは何なのかという話になるが、

• 会議自体の情報を記録する

• 発言と発言者をセットでメモする（流石にオンライン会議だよね…？）

• 数字や期限、担当者などの情報を正確に記録する

• 重要かどうかは一旦捨て置いて、主語と述語、原因と結果、決定事項と経緯みたいな関係性を崩さないことを意識する

あたりが、知らない単語が大量に飛び交う会議であってもある程度できることなのではないだろうか。

最後に

なんとかして良い感じの議事録書かないと…！！っていうモチベーションで議事録の書き方を調べてはみたが、結局「一発目で完璧な議事録はかけない」という結論に至った。業務知識もほどんどない状態で書けるわけがないのだ。なので、今の自分にできる範囲で一生懸命やろうと思う。
というか、最初は、例え0点の議事録を出したとしても、「○○という理由で△△を意識して書きました」的なこと言えればある程度は許されるのではないか。意識する内容自体が間違ってたなら、その場で指摘をいただければ次から直すことが出来るし。
あと、重要な情報が足りないよりかは余計な情報が多い方がマシだろうから、とりあえず一回目はいっぱい書こうと思う。それが正解かは分からないが、まあ何とかなるだろう。
というか土曜日にこんなことやってるの偉すぎだろ。頭が悪いだけとか言ってはいけない。この無駄に長い文章から察しろ。